業務を円滑に進めるためにも、テレワークを導入する際に気をつけるべき点がいくつかあります。本記事では、テレワークを導入する上で必要な労務管理業務や、テレワーク導入による課題・解決策、テレワークにおすすめのシステムについて紹介します。
テレワーク導入を成功させるためにも、この記事を参考にしてみてください。
この記事の目次
- テレワークにおける労務管理の業務
- テレワークの労務管理の課題と解決策
- テレワークの労務管理におけるガイドラインはある？
- テレワークにおける課題を解決するためにはシステムの導入がおすすめ
- テレワークの労務管理はツールを活用してみよう
テレワークにおける労務管理の業務
テレワークを導入する上で求められる労務管理の業務について紹介します。特に注目すべき業務は、労働時間の管理、就業規則の見直し、在宅勤務実現のための環境作りの3点です。
労働時間の適切な管理
まずは、労働時間の適切な管理が求められます。テレワークを導入しても、従来のオフィス勤務と同じように従業員の労働時間を管理しなければなりません。しかしテレワークでは、従業員の労働の様子を目視することが困難なため、労働時間を把握するための対策が必須です。
特に、在宅勤務はプライベートとの時間が混同しやすく、オフィス勤務のタイムテーブルのように労働することは困難です。在宅勤務を導入する場合は、従業員の労働時間の管理方法を精査する必要があります。
就業規則の見直しと労働条件の提示
テレワークの導入によって働き方の規則が変わる場合は、就業規則を見直す必要があります。
たとえば、テレワークの導入にあわせてフレックスタイムの導入、在宅勤務手当の支給、人事評価の新制度などを検討している企業もいるでしょう。この場合、1日の労働時間や給与体系などに関する規定を新しく作成することで、従業員とのトラブルが防げます。
ちなみに、テレワーク中でも労災保険は適用されます。ただし、業務に関係する行動が原因の場合に限るので、その旨明記し、労働条件と共に周知することが大切です。
在宅勤務を実現するための環境作り
テレワークを実施する従業員は、パソコンやネット環境、仕事用デスクなど自宅でもオフィス同様に仕事ができる環境を整える必要があります。従業員の在宅勤務の環境作りをサポートすることも、労務管理の責任の一つです。パソコンなどを用意し、従業員に金銭的な負担が発生しないようにしましょう。
テレワークの労務管理の課題と解決策
テレワークの労務管理には、いくつかの課題があります。特に大きな課題として、以下の4点が挙げられます。
- 労働時間が把握しにくい
- コミュニケーションが取りにくい
- 従業員の健康が管理しにくい
- 人事評価が難しい
各課題の内容に触れつつ、解決策も紹介するので、テレワーク導入後の対策の参考にしてみてください。
労働時間が把握しにくい
先ほど述べたように、テレワークは従業員の労働の様子を細かく把握できないため、正確な労働時間を管理するのは難しいです。出退勤の時間や作業時間が分かりにくく、全体的な労務管理を把握しにくい点は、多くの企業を悩ませています。
従業員にその都度報告してもらうことはできますが、従業員の数が多ければ多いほど管理者にとっては負担です。そのような悩みを解決してくれるのが、勤怠管理システムです。勤怠管理システムを導入すれば、不正防止機能が搭載された打刻を利用できます。
システムによっても異なりますが、中にはGPSや本人認証機能などで労働時間を記録するシステムもあるため、正確な従業員の労働時間の管理が実現できます。メールやチャット、電話で勤務状況を管理するよりも負担が少なく効率的です。
導入コストが発生するデメリットはありますが、業務効率アップやテレワークの課題解消に役立つので、予算を割ける事業者は勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。
コミュニケーションが取りにくい
コミュニケーションが取りにくい点もテレワークの大きな課題の1つです。同僚や上司と直接会うことがないため、コミュニケーション不足が起きやすい傾向があります。また、プライベートな領域なので、必要以上に干渉するのを避ける人も多いです。
コミュニケーション不足に陥れば、事業者は従業員が置かれている状況を把握できず、従業員は孤独を感じながら仕事をすることになるでしょう。いずれの場合も業務効率の低下の原因になるので、適度なコミュニケーションが必要です。
テレワーク環境でコミュニケーションを活性化させるには、チャットツールが効果的です。チャットはリアルタイムな会話が可能なので、より気軽に報告や相談ができます。
ChatworkやSlackなど無料で使えるクラウド型ビジネスチャットツールを活用して、いつでもコミュニケーションを取れるようにすることをおすすめします。
従業員の健康を管理しにくい
テレワークは、従業員の健康を管理しにくいので、サポート体制を整えることが大切です。テレワークはオンとオフの切り替えが難しいので、長時間労働に陥る可能性があります。また、仕事とプライベートが混同してしまい、自宅にいても気持ちが休まらず、体力だけでなく精神的にも疲れが蓄積する可能性もあります。
自宅で仕事をすることにストレスを感じる人も一定数いることを想定し、メンタルケアを実施することが重要です。テレワークによる悩みを聞く機会を設け、適切な労働時間や業務内容の配分を指導しましょう。
人事評価が難しい
テレワークは成果を出すまでのプロセスが見えにくいため、人事評価が困難です。単純に業務成果が目に見えるものであれば人事評価はシンプルですが、成果に直接関係ない業務を行う場合は、評価の仕様がありません。
オフィス勤務であれば日ごろの勤務態度を評価基準にできますが、テレワークでは成果以外の項目で、人事担当者が主観で評価するのは難しいです。この課題を解消するためには、人事評価ツールによる評価項目の細分化や、業務の進捗度を評価項目にするなど、評価方法の見直しが求められます。
評価基準を明確化し、従業員が平等に評価を得られるように整えることがポイントです。また、何を根拠に評価するのかを従業員に周知しましょう。
テレワークの労務管理におけるガイドラインはある？
厚生労働省は、テレワークの労務管理における正式なガイドラインを出しています。企業はテレワークをする場所が従業員の健康に問題がないか、ガイドラインに沿ってチェックしなければなりません。
ちなみに、ガイドラインには以下のような内容が明記されています。
- 空気の入れ替えが可能か
- 体に負担がかからないように机や椅子、パソコンなどを配置できるか
- 作業に支障が出ない明るさになっているか
- 作業に適した温度・湿度に設定できるか
パソコンやネット環境だけでなく、働く空間について明確に記載されています。ガイドラインを参考に、自宅でも従業員が快適に労働できる環境作りをサポートしましょう。
テレワークにおける課題を解決するためにはシステムの導入がおすすめ
システムを導入することで、テレワークの課題の解消ができます。ここでは、テレワーク導入に役立つおすすめのシステムを3つ紹介します。システムの導入を検討している方は、サービス選びの参考にしてください。
スマレジ・タイムカード
スマレジ・タイムカードは、クラウド型の勤怠管理システムで、テレワークや在宅勤務に便利な機能が豊富に搭載されています。GPSや写真認証など不正防止の打刻機能により、従業員の正確な労働時間の把握が可能です。
また、日報機能では業務時間の内訳を正確に報告できるため、誰がどの作業にどのくらい時間を使ったのか一目で把握できます。他にもワークフローのシステム化が可能で、残業や休暇の取得、会社独自の申請など会社にいなくてもできる点も魅力的です。
専門のスタッフが事例を交えながらアドバイスをくれるため、初めてシステムを導入する方でも安心して導入できます。給与計算やシフト管理など勤怠管理に便利な機能も揃っており、アカウント作成から60日間無料ですべての機能を利用できるので、興味のある方は試しに導入を検討してみると良いでしょう。
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、累計導入実績が12万社に到達するほど人気の高い勤怠管理システムです。GPSやアプリで場所を選ばずに打刻が可能なので、テレワークや在宅勤務に対応しています。
中でもおすすめのポイントは高度なセキュリティ対策ができる点で、IPアドレス制限をかけることで仕事場の指定ができます。また、社外から操作できるため、突発的なシフト変更や休暇の申請にも対応可能です。機能性に加えて実績も十分なので、ユーザーの評価が高いシステムを導入したい方におすすめです。
KING OF TIME
KING OF TIMEは、高度で簡単に使えるクラウド型の勤怠管理システムで、テレワークや在宅勤務向けの打刻機能が搭載されています。このシステムでは、PCのログオン・ログオフやロック・アンロックのログを自動で出退勤打刻として記録できます。
IPアドレスの指定によりログインできる場所が決まっているため、パソコンの稼働状況で従業員の勤務状況を把握できます。また、フレックスタイム制など出勤時間が異なる場合でも対応できるように、勤怠管理スケジュールを設定できる点も魅力的です。
30日間無料体験を実施しているので、より正確に従業員の労働時間の管理をしたい方は、試しに利用してみてはいかがでしょうか。
テレワークの労務管理はツールを活用してみよう
テレワークの労務管理にはいくつか課題がありますが、勤怠管理システムを導入することで解決に繋がる場合があります。スマレジ・タイムカードには、不正防止ができる打刻機能や日報機能などテレワークに対応した機能が揃っています。また、アカウント作成から60日間は、すべての機能を無料でご利用いただけます。
