労務管理は、従業員が安心して働けるように環境を整えるのが主な仕事です。労務管理の業務は多岐にわたるので、具体的にどのような作業が発生するのかしっかり把握しておきましょう。
本記事では、労務管理について基本的な内容を分かりやすく解説します。労務管理の課題や効率化の方法にも触れているので、労務管理の担当者の方はぜひ最後までチェックしてみてください。
この記事の目次
【基礎知識】労務管理とは？
労務管理とは、労働時間や給与、福利厚生といった労働に関わる各種条件を定めて、それを管理する仕事のことです。英語では「labor management」と表記され、従業員が安心して働ける環境を作るために行われます。
労働について考慮しなければならないことや、国や自治体の制度・手続きは幅広く、労務管理の業務は多岐にわたります。以降では、具体的にどのような業務を行うのか、労務管理の基礎知識について紹介するのでチェックしておきましょう。
労務管理の重要性
労務管理は従業員の日々の仕事をサポートし、安心して働ける環境を作るために重要な業務です。企業にとって従業員は大きな財産で、働きやすい環境を整えて生産性の向上を図るためには労務管理が欠かせません。
労働時間や給与などを正しく管理しておかなければ、従業員から企業への不信感につながり、仕事へのモチベーションが下がってしまいます。人材の流出につながることもあるでしょう。
また、労働時間や雇用形態などについては法律も関わってくるため、適切に労務管理を実施しなければ法律違反になってしまう可能性もあります。
このように、健全な企業活動のためには労務管理が非常に重要です。
労務管理の業務内容
一口に「労務管理」といってもその内容は幅広く、多くの管理や手続きを行わなければなりません。適切に労務管理を実施するために、具体的にどのような業務が必要なのか把握しておきましょう。
以降で労務管理の業務内容について詳しく解説します。
就業規則の作成と管理
労務管理を行ううえで大切なのが、就業規則の作成と管理です。就業規則とは、労働時間や賃金、従業員が守るべきルールなどを細かく定めたもので、それぞれの企業で作成しなければなりません。
労働基準法では、常時10人以上の従業員を雇用する企業は就業規則を作成し、労働基準監督署へ届け出るよう定められています。労働条件を明確にして従業員とのトラブルを避けるためにも、就業規則の作成は大切です。
就業規則は一度作成したら終わりというものではなく、内容の修正や変更といった管理も求められます。法改正や働き方に対する考え方の変化などに合わせて、必要に応じて就業規則の内容を見直すことも労務管理の業務のひとつです。
雇用契約書の作成と管理
雇用契約書とは雇用条件を詳しく記載した書面のことで、従業員を雇用するときに発行します。雇用契約書に記載するのは、主に以下のような項目です。
- 労働契約の期間
- 就業場所
- 業務内容
- 始業・終業・休憩の時間
- 賃金の計算方法・支払い方法
- 退職・解雇に関する事項
新卒採用や中途採用など、従業員を新たに雇用する場合は雇用契約書が必要です。雇用条件が記載されている書類のため、雇用形態によって条件が変わる場合はそれぞれ雇用契約書を用意しなければなりません。正社員・契約社員・パートなど複数の雇用形態を採用している企業は、雇用形態ごとに契約書を作成しましょう。
こちらも就業規則と同様、作成後の管理も必要です。労働条件に変更があった場合は、雇用契約書への反映を速やかに行う必要があります。
社会保険や雇用保険の手続き
健康保険や厚生年金などの社会保険と雇用保険の手続きも、労務管理の業務のひとつです。入社や退職など、従業員に動きがあったときに各種手続きを行います。具体的な手続きのタイミングと内容は、以下です。
- 入社：資格取得の届け出と加入の手続き
- 退職：資格喪失の手続き
- 休職：保険料給付のための手続き
- 異動：住所変更手続き
ほかにも、離職票の交付やマイナンバーの管理など、必要に応じて対応を行います。
給与計算
給与計算は、従業員に支払う給与額を計算する業務です。時間外労働や遅刻、欠勤など、給与額に影響する勤怠状況を確認し、支払う給与額を計算します。雇用形態によって給与計算の方法が異なる場合は、雇用形態ごとに間違いのないよう計算しなければなりません。
給与額に間違いがあると従業員とのトラブルに発展する可能性が高いため、給与計算は慎重に行いましょう。
勤怠管理
従業員の勤怠状況を把握する勤怠管理も、労務管理の重要な業務です。時間外労働時間や有給休暇の取得状況を把握するのは、給与計算のためだけではありません。長時間労働を防いで従業員の心身の健康を守るためにも、労務管理は重要です。
「月45時間、年360時間」という時間外労働の原則的な上限が法的に定められていることも、勤怠管理をしっかり行わなければならない理由のひとつです。違法な長時間労働が発生しないように、従業員ごとの労働状況を正確に把握しておきましょう。
上記の上限時間を超えていなかったとしても、慢性的に時間外労働が多い従業員がいる場合は、是正を促したり産業医面談を設定したり、適切な対応が求められます。
法定三帳簿の管理
法定三帳簿とは、労働基準法で管理が義務付けられている「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つの帳簿のことです。それぞれの帳簿には、以下のような情報を記載します。
- 労働者名簿
- 従業員個人についての情報
例：氏名、住所、生年月日、雇用開始日など
- 賃金台帳
- 給与の支払いに関する情報
例：基本給、各種手当、就業時間、残業時間など
- 出勤簿
- 従業員の出勤状況に関する情報
例：労働日数、出退勤時刻、労働時間など
これらの帳簿に記載した情報は、従業員の退職や最後の賃金を記載した日などから起算して、3年間は保存しておかなければなりません。
安全衛生や健康管理
従業員の安全と健康を守り、快適な職場環境を作ることを目的とした労働安全衛生法に基づいて、企業は安全衛生や健康管理にも力を入れなければなりません。これも、労務管理の業務のひとつです。
例えば、危険な機械や発火物、薬品などを取り扱う企業では、労働災害を防ぐための対応が求められます。そのほか、健康管理として以下のような業務も行います。
- 健康診断の実施
- 予防接種の補助
- ストレスチェック
- ハラスメント対策
企業活動の安定のためには、従業員が心身ともに健康でなければなりません。近年ではメンタルヘルスへの関心も高まっているため、ストレスチェックやハラスメント対策もしっかり実施する必要があります。
人事、経理、総務との違い
労務管理は、人事や経理といったその他のバックオフィス業務とどこが違うのでしょうか。企業によっては人事や総務などの部署が労務管理を担当しているケースもありますが、主に以下のような違いがあります。
- 労務管理：従業員全体に関わる業務
- 人事：従業員ひとりひとりに関わる業務
- 経理：企業のお金に関わる業務
- 総務：企業活動全体に関わる業務
同じ部署が労務管理とその他の業務の両方を担当していたとしても、それぞれの違いについては把握しておきましょう。
労務管理に必要なスキルや資格
労務管理に必要なスキルとして、問題解決力が挙げられます。職場の問題を察知し、どうすればより良い職場環境にできるかを常に考えなければならないためです。紙資料ではなくパソコン上で情報を管理するケースが増えているため、最低限のITリテラシーも求められます。
労務管理に関する民間資格に「労務管理士」があり、労務管理についての専門知識が問われます。労務管理士を取得する方法は、以下の4つです。
- 公開認定講座
- 定期的に開催される講座に出席し、資格認定試験に合格する
- 通信講座
- 通信講座を受講し、通信形式のテストに合格する
- Web資格認定講座
- eラーニングで講座を受講し、インターネット上の資格認定試験に合格する
- 書類審査
- 実務経験と論文による審査に合格する（3年以上の実務経験が必要）
労務管理を担当するなら、上記のスキルや資格の取得を目指してみてください。
コンプライアンスも？労務管理の基本的な課題や問題点
労務管理には、課題や問題点があることも把握しておきましょう。近年の主な課題としては、以下が挙げられます。
- 働き方の多様化
- コンプライアンス対応
テレワークの導入や副業解禁などを進める企業も増えており、働き方の多様化が進んでいます。これまでと同じ労務管理では対応が難しいケースもあり、就業規則の見直しなどが必要です。
働き方に関する法律の整備が進んだことで、コンプライアンスについてもより一層注意が必要になりました。時間外労働時間や有給休暇の取得状況などを細かく管理し、法令に違反することのないよう適宜注意喚起や是正を行わなければなりません。
労務管理を効率化させる方法
労務管理を効率化させるなら、労務管理システムや勤怠管理システムの活用がおすすめです。労務管理システム・勤怠管理システムとは、従業員の勤怠状況や労働時間の管理、給与計算などが簡単に行えるソフトのことです。
労務管理システムを活用するとパソコンで労働時間を管理でき、給与明細が自動で作成されるなど業務の効率化につながります。残業や有給休暇の申請に対応したシステムなら、紙の申請書やハンコを使う必要もありません。
時間外労働が一定時間を超えるとアラートが出るシステムもあり、長時間労働の是正にも役立ちます。
限られた人員で労務管理を行わなければならない場合は特に、システムを活用して労務管理の効率化を図りましょう。
労務管理システムはスマレジ・タイムカードがおすすめ！
労務管理の業務は幅広く、法令についての理解も必要です。どの業務も従業員が快適に働けるようにするために大切な作業なので、しっかり対応を行わなければなりません。
近年では働き方が多様化しているため、日々の業務に加えて制度や規則の見直しも必要になります。労務管理システムなど便利なツールを活用して、業務効率化を進めましょう。
スマレジ・タイムカードは、給与計算や勤怠管理ができるクラウドサービスです。時間外労働時間や遅刻回数をシステムが自動で監視して注意喚起をしてくれるので、違反を未然に防げます。労務管理が便利になる機能を多く備えているので、ぜひ導入をご検討ください。
