シフトの管理が簡単で便利に！勤務表の作成におすすめのアプリ6選

「毎月のシフト作成に苦労している」という管理者の方も多いのではないでしょうか。手作業でのシフト管理は、従業員数が増えるほど大変でミスも起きやすくなります。効率的にシフト管理を行いたいなら、従業員も便利に利用できる勤怠管理アプリの導入を検討してみましょう。

本記事では、勤怠管理システムを使ったシフト管理について詳しく解説します。勤怠管理システムを活用するメリットや、おすすめの勤怠管理アプリを紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

シフトの管理における課題

手作業でシフトの管理をしている場合、次のような課題を抱えている職場も多いのではないでしょうか。

• 配置などの人的ミスが起きやすい
• シフト表を作成するのに時間がかかる

上記2つの課題について、以下で詳しくみていきましょう。

配置などの人的ミスが起きやすい

シフトを作成する際には、次のようなポイントを考慮しなければなりません。

• 従業員の出勤希望日
• 従業員のスキルレベル
• 曜日や時間帯ごとの忙しさ

シフト作成は考慮しなければならないポイントが多いため、ひとつでもなにかを見落とすと適切な人員配置にならない可能性があります。例えば、出勤希望日に合わないシフトは従業員から苦情が出るでしょう。また、忙しい曜日・時間帯に新人ばかり配置したシフトでは、業務に支障をきたします。

人が手作業でシフトを組む場合、ミスをしてしまう可能性をゼロにはできません。シフト作成に慣れた担当者が問題なく運用しているケースもありますが、シフト作成の担当者が変わった途端に適切なシフトが組めなくなる可能性もあります。

シフト表を作成するのに時間がかかる

先述のとおり、シフト作成は多くのことを考慮しなければならないため、シフト表の作成に時間がかかるのも課題のひとつです。出勤希望者が少ない曜日や時間帯があるとシフトを組むのが難しくなり、扶養内で働くことを希望している従業員は月の労働時間の上限も考慮しなければなりません。

従業員数が多くなるほど、ひとりひとりの希望出勤日を把握するだけで時間がかかるケースもあります。シフト作成以外の業務もしなければならないのに、シフト作成に多くの時間を取られているという管理者の方もいるでしょう。

シフトの管理には勤怠管理システムのアプリを活用してみよう！

毎月のシフト管理に課題を感じているなら、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムを活用すると、次のようなメリットがあります。

• シフト表の作成が効率化する
• 急な変更にも対応できる
• 人的ミスが防ぎやすい

それぞれどのようなメリットなのか、以下で詳しく解説します。

シフト表の作成が効率化する

シフトを自動作成できる勤怠管理システムを使えば、効率的にシフト表を作成できます。日ごとの必要人員数や従業員ごとの総労働時間、スタッフの組み合わせなど条件を細かく設定しておくと、従業員の出勤希望データと組み合わせて適切なシフトを自動で作成してくれます。

システムによるシフトの自動作成は、人の手作業よりも圧倒的にスピーディーで効率的です。従業員が勤怠管理システムに直接出勤希望日を入力するため、シフト管理者が希望日程を集約する必要もありません。

これまでシフト作成にかかっていた時間をほかの業務に充てられるので、職場の業務効率化にもつながります。シフト管理者の業務負荷の軽減になるのも、メリットのひとつです。

急な変更にも対応できる

シフトの自動作成機能を活用すると、急なシフトの変更に対応しやすいというメリットもあります。急用や体調不良などで、シフト作成後に変更を求められるケースも少なくありません。

このような場合、手作業でシフトを管理していると、代わりのスタッフを探してシフトを調整するのは大変です。代わりの従業員が見つからず、予定より少ない人数で対応せざるを得ないこともあるでしょう。

シフト管理システムを使えば、急な変更が発生しても代わりのスタッフの候補をすぐにピックアップしてくれます。応援要請の一斉送信や、代理出勤可能な従業員を募集する機能があるシステムもあり、急な欠勤が発生しても従来のシフト管理より手間をかけずに代理のスタッフを見つけられます。

人的ミスを防ぎやすい

システムが自動でシフトを作成してくれるので、人的ミスを防ぎやすいのもメリットです。手作業でシフトを作成していると、どうしても人的ミスが発生してしまうことがあります。担当者がシフト作成以外にも業務を抱えていて、忙しい合間にシフトを作成している場合はなおさらです。

特に発生しやすいミスが、出勤希望日の把握ミスです。シフト作成時に出勤希望日や時間帯の見間違いや入力ミスをしてしまい、従業員の希望とは違うシフトを作成してしまうことがあります。

勤怠管理システムの場合、従業員が出勤希望日をシステムに直接入力するため、シフト管理者による入力ミスなどは起こりません。希望と違う日程でシフトを組むと従業員とのトラブルになる可能性もあるため、人的ミスを防げるのは大きなメリットです。

【無料も！】スマホでも使える人気の高い勤怠管理システムのアプリ4選

勤怠管理システムのアプリは種類が多く、どのアプリを導入すべきなのかわからないという人もいるでしょう。従業員の使いやすさを考慮すると、スマホでも使えるアプリがおすすめです。

スマホでも使える人気の高い勤怠管理システムは、次の4つです。

• スマレジ・タイムカード
• KING OF TIME
• シフトボード
• AKASHI

それぞれのアプリについて、以下で詳しく紹介します。

スマレジ・タイムカード

「スマレジ・タイムカード」は、シフト管理に加えて勤怠管理もできるクラウド勤怠管理システムです。iPhoneやiPadから出退勤時刻を打刻できる機能や、ワンタッチでシフトを作成できる機能が備わっています。

シフト作成に必要な項目を設定すると、バランスの取れたシフトが自動で作成されます。作成されたシフトはスマートフォンやパソコンからいつでも確認できるので、従業員へのシフト周知も簡単です。

スタンダード・プレミアム・プレミアムプラス・エンタープライズの4種類のプランが用意されていて、シフト管理が利用できるのはプレミアム以上のプランです。プレミアムプランは勤怠管理・シフト管理に加えて給与計算や年末調整の機能も利用できるので、給与関係の業務も効率化が期待できます。

KING OF TIME

「KING OF TIME」は、シェアNo1を誇るクラウド勤怠管理システムです。シフト制や固定制など、さまざまな勤務形態に応じて柔軟にスケジュールの登録ができます。

作成したシフトと実際に勤務した時間の差異をリアルタイムに確認でき、予定とのギャップがどれくらいあるのかをチェックして労働時間の管理に役立てられます。時間給や日給、交通費を設定すれば、人件費の概算の確認も可能です。

給与計算や労務管理といった外部サービスとの連携が可能で、連携できる製品数が多いのも特徴です。

シフトボード

「シフトボード」は、アルバイトやパートのシフトを管理できるアプリです。スタッフが自分のシフトを管理するためのアプリで、カレンダーにシフトの予定を入れると自動でもらえる予定の給与が計算されます。

企業側がシフト管理アプリ「Airシフト」を導入していれば、スタッフが利用するシフトボードとの連携が可能です。Airシフトはシフトボードから希望シフトを収集して、自動でシフト表を作成します。

シフトボードとAirシフトを連携すると、チャットでのシフト調整やシフト共有など便利な機能が多く利用できます。Airシフトを導入するなら、スタッフにはシフトボードのアプリを利用してもらいましょう。

AKASHI

「AKASHI」は、見やすい管理画面で直感的に操作できる勤怠管理システムです。はじめて勤怠管理システムを使う人や、パソコンを使い慣れていない人でも安心して使用できます。

従業員の資格の有無を登録できるので、有資格者が必要な職場では「指定の時間帯には有資格者が必ず一人は勤務するようにシフトを組む」といった設定も可能です。シフト募集メッセージを送信する機能もあるため、急に欠勤が発生したときも素早く代理スタッフを探せます。

打刻忘れや労働時間の超過などが発生したときにアラートを出す機能や、テレワーク中の従業をリアルタイムで確認する機能など、多彩な機能が用意されているのも特徴です。

勤務表の作成にはシンプルで使いやすいアプリを使ってみよう！

勤務表の作成やシフト管理には、シフトを自動作成できるシステムを活用すると便利です。従業員に希望出勤日を直接入力してもらえるとより便利なので、スマートフォンのアプリからシフトを申請できるものを選びましょう。

スマレジ・タイムカードは、シフト管理者と従業員の双方が使いやすい勤怠管理システムです。バランスの取れたシフトが簡単に作成でき、従業員はスマートフォンやパソコンからいつでもシフトの確認ができます。給与計算などその他の機能も充実しているので、ぜひ導入を検討してみてください。