領収書は、税法上の制約により記載するべき内容が決まっているため、店舗で顧客から依頼された場合は適切に発行しなければいけません。優れたPOSレジシステムを使うことで、領収書も簡単に発行できます。
今回は領収書とレシートの違い、領収書に記載するべき項目など、領収書に関する基本的な知識について解説するとともに、POSレジで領収書を簡単に発行できるおすすめのシステムも紹介します。
この記事の目次
領収書の役割とは？必要になる主な理由
領収書はどのような役割を果たすのか、曖昧にしか把握していない方も意外と多いのではないでしょうか。ここでは顧客目線で見た領収書の役割を解説します。
商品を購入した証明になる
領収書があることで、いつ、どこで、誰がどの商品やサービスに対して代金を払ったのか、客観的な証明になります。
領収書がなければ、商品に対してすでに料金を支払い済みであっても、第三者に説明するうえでの証拠になりません。領収書を発行した場合、なくさないよう保管することが重要です。
経費処理に使用する
前述の通り、領収書は商品やサービスを購入した証明となるため、事業における経費処理にも使用します。法人や個人事業主は税務調査を受けた場合、売上と経費を報告しなければなりません。
領収書は間違いなくその経費を使用したという証明になり、それが内部不正を防ぐという役割も担います。領収書がなければ「実際には使用していないが、経費だけ計上する」という不正利用も可能になってしまうのです。経費処理で領収書の添付が義務付けられることで、このような不正はできなくなります。
領収書の保管期間について、法人は黒字申告であれば7年間、赤字申告であれば10年間、個人事業主は白色申告なら5年間、青色申告なら7年間と義務付けられています。
領収書と領収証・レシートの違い
レシートと領収書はどちらも支払いの証明となるものです。ただし、レシートの場合、支払いを行った人の名前が宛名として記載されないことが領収書との大きな違いです。
レシートは経費の請求に利用できないと思っている人は少なくないでしょう。しかし、税法上では、必要項目が記載されていれば、レシートでも経費計上に有効です。
税法上、取引根拠として必要な項目は、「取引年月日」「取引金額」「取引相手の名前」「購入した品物の名前」の4つです。この4つが記載されていれば、レシートも領収書と同様経費として計上できる書類として認められるのです。
領収書に記載すべき記載内容
領収書ではどのような項目を記載するべきか、明確に決められています。POSレジでは自動で発行されますが、領収書として問題がない内容となっているか把握しておく必要もあるでしょう。ここではどのような観点から領収書の記載内容をチェックするべきか、解説します。
タイトル
領収書に最初に記載するべきものは「領収書」であることをわかりやすく示すタイトルです。文字が小さい、またはわかりにくい場所に記載があると、受け取った側が領収書ではないと思って捨ててしまったり、紛失しやすくなったりしてしまうでしょう。
上部左側または中央に「領収書」という文字が見やすく書かれていれば、他の書類と間違えられることはありません。
日付
領収書を発行する際、「代金を受け取った日」を記載します。日付は特にどの年度に経費計上されるかに関わる重要な項目です。日付は月日だけではなく、年度まできちんと記載されている必要があります。年度の記載方式は西暦でも和暦でも問題ありません。
宛名
領収書の宛名には、代金を支払った人の名前や企業名を記載します。小売業や飲食店のような少額の取引であり、不特定多数の相手と取引を行うような場合であれば、略称として「上様」と記載しても問題ありません。
ただし、場合によっては誰に発行したか明確にするためにも、正式に記載するのが望ましいでしょう。企業の名称を記載する場合には、正式名称を記載する必要がある点に注意が必要です。特に「株式会社」が社名の前なのか後なのかは忘れずに確認しましょう。
金額
金額に間違いがないか確認が必要です。領収書に記載する金額にはいくつかルールがあるため、ルールに沿っているか確認しましょう。具体的には金額の前に「￥」をつける、金額の末尾には「-」か「※」をつける、3桁ごとに「,」をつける、以上の3点です。この3つのルールには金額の改ざんを防ぐ目的があります。
但し書き
但し書きとして「何の代金なのか」を記載します。ここではできるだけ具体的に記載するのが望ましいでしょう。「お品代」といった書き方は具体性に欠けるため、税務調査では好まれません。
発行者
発行者の項目には、領収書を発行した人や会社の名称と住所、連絡先を記載します。複数店舗がある場合には、店舗の名称まで記載されていなければいけません。
社名の印鑑は税法上必須ではないため、押印しなくても問題はありません。しかし、印鑑があることで、領収書としての証拠能力が高まります。そのため、押印されていることが一般的です。
なお、社印に会社名と住所、電話番号がある状態で押印されていれば問題なく利用できます。
収入印紙
50,000円以上の金額の取引をする際に、収入印紙の貼り付けが必要です。貼った印紙に対して、割印しておく必要があります。収入印紙の金額は取引金額によって変わり、50,000〜1,000,000円以下の取引であれば200円の収入印紙を貼り付けます。
収入印紙を貼るべきであるにもかかわらず貼られていない場合、割印がされていない場合、金額が間違っている場合、以上3つのどれかに当てはまる場合には、印紙税法により納めていない印紙額の3倍の税金を払わなければいけません。
ただし、クレジットカードでの支払いの場合、「クレジットカードを利用した」記載があれば、50,000円以上の金額であっても収入印紙の貼り付けは不要です。
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領収書は記載するべき項目やルールが定められているため、この記事で解説したポイントを踏まえて間違いなく発行する必要があります。
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