レジ対応をしていると、お客様から領収書の発行を求められることがあります。レシートと領収書は同じものと考えており、正しい領収書の発行ができていない店舗も少なくありません。
この記事では、領収書とレシートの違いを把握し、お客様から領収書を求められたときの正しい対処法をご紹介します。
この記事の目次
領収書とは
領収書とは、受取人が支払者から代金を受け取ったことを証明する書類のことです。
領収書は経費精算を行ったり、確定申告をしたりするときに必要な書類で、記入欄に不備があれば、証明書として無効になります。
領収書の発行にミスがあれば、お客様に迷惑をかけることになるので、しっかりルールを覚えておくことが重要です。
ちなみに、領収書は英語でreceiptと表記されるので、レシート＝領収書と思う人がいるのは仕方のないことでしょう。ここでは、レシートとの違いや領収書の基本的な知識について紹介します。
レシートとの違い
領収書とレシートの一番の違いは、商品詳細の記載の有無と宛名の有無です。
レシートは購入した商品の詳細が全て記載されていますが、領収書には一切記載されておりません。また、領収書は宛名を記載するのに対して、レシートは宛名を記載しません。
ただし、レシートの中には宛名を記入する項目が設けられており、レシートが領収書として機能している場合もあります。店名や日時、商品内容、取引金額など領収書に必要な項目が記載されていれば、税法上ではレシートも領収書として認められるのです。
領収書とレシートの基本項目は同じですが、企業によってはレシートと領収書を別物として管理しているところもあるので、お客様から領収書を求められたら、レシートではなく領収書を発行して渡しましょう。
ただし、海外では「領収書」と「レシート」に違いはありません。先ほど紹介したとおり、領収書を英語にするとreceipt（レシート）になります。そのため、
海外では「レシートの代わりに領収書を発行する」という文化はなく、海外出張などでは日本のような領収書は発行してもらえないと覚えておいてください。また、海外旅行で日本に訪れたお客様から領収書の発行を求められるケースもほぼないでしょう。
なぜ領収書とレシートを同時発行しないのか
領収書をお客様に渡すときのルールとして、領収書とレシートを同時に渡してはいけないという決まりがあります。
領収書とレシートの同時発行は、1度の取引しかしていないにもかかわらず2回取引をしたことになるため、両方を受け取ったお客様は2回経費精算が可能になるのです。
2回経費精算をすることで、過剰に経費を計上できることになり、本来納めるべき税金よりも少なくすることができます。
経費の過剰計上の不正につながる可能性があるため、不正防止の観点から、領収書を発行する側は領収書とレシートのどちらか1つしか渡せないことを覚えておきましょう。
領収書の保存義務は7年
店側にも領収書の保存義務が存在します。
保存期間は7年間で、領収書を発行した日が起算日ではなく、発行した事業年度の確定申告の提出期限日が起算日です。
1年で発行した領収書は、保存期間の起算日が全て同じになるので、1年ごとに領収書の控えをまとめて保管しておくことをおすすめします。
ちなみに、領収書の控えは原則として紙でなければなりません。1日の取引件数が多く、領収書の発行数が多い店舗は大変ですが、領収書の控えは取引を行った証拠でもあるので、必ず捨てないように管理しましょう。
領収書の書き方とは？記載項目を説明
領収書を作成するときに重要な記載項目を確認していきましょう。
- 日付：支払者から代金を受け取った日付を年月日で記入（※省略形はNG）
- 宛名：支払者の氏名や企業名を正式名称で記載（※買い手が小売業や飲食店の場合は省略しても問題ない）
- 但し書き：提供した商品やサービスの内容を記載
- 実際に受け取った代金を税込金額で記載（※3桁ごと「,」を打つ）
- 発行者住所氏名：サービス提供者の店舗名・企業名、住所、連絡先を記載
これらの5つのポイントを押さえておけば、領収書として機能します。
必須項目の中には、宛名や但し書きなど、普段の生活ではあまり気にしないポイントも含まれているので、初めて領収書を発行するときに意識しておきましょう。
但し書きの書き方
但し書きは、何を購入したかを記載する項目で、空白の状態では正式に領収書として認められません。
但し書きを見て何を購入したか判断するため、「お品代」と記載するのは不適切です。
領収書として機能するためには、以下のように品目を具体的に書く必要があります。
- ペンやノート：文房具代
- 事務用品、オフィス関連の備品：消耗品費
- 本や雑誌：書籍代
- 運賃、駐車場代、宿泊費：旅費交通費
- 切手、はがき：通信費
もし複数の品目が混ざっている場合は、代表的なものを記載すれば良く、最も高額の品目を書くことが一般的です。
但し書きが未記入だったり、嘘の記入をしたりすると、店側がペナルティを受ける恐れがあるため、必ず記入して渡しましょう。
領収書を発行するときのポイント
領収書に関していくつかの知識を身につけておくと、領収書の発行を求められた際に適切に対応することができます。
たとえば、領収書は必ず手書きでなければならないのか、株式会社を（株）と表記してよいのかなど、いざ領収書を発行するときにふと疑問に思うことがあるでしょう。
この段落では、領収書を発行する上で知っておくべきポイントを紹介します。
5つのポイントを頭に入れて、お客様から領収書を求められたときにスムーズに発行できるようになりましょう。
①手書き作成は義務ではない
領収書は手書き作成では義務ではありません。
領収書といえば手書きのイメージを持っている人も多いかもしれませんが、実は印刷されたものでも問題ないのです。
コンビニやスーパーなどレシートと同じようにレジで印刷する店も多くなっています。宛名や但し書きの記入だけで済むので、領収書の作成がスムーズになるでしょう。
②印鑑は絶対必要ではない
領収書に押している印鑑は、実は必ずしも必要ではありません。
領収書に印鑑を押すのは慣習からきており、印鑑が押されていなくても、必要な項目さえ記載されていれば税務上領収書として認められます。
ただし、押印のある領収書でなければ認めない会社もあるので、トラブルを防止するために基本的には、押印をする習慣を作っておきましょう。
③不正防止のために「￥」「ー」を使う
領収書に金額を記入するときは、不正防止のために特定のマークをつけましょう。
金額の前に「￥」「ー」などのマークがなければ、あとから金額を改ざんすることが可能になります。
たとえば、20,000円の金額だった場合に、マークが付いていなければ、120,000円のように金額を変えることができるのです。
経費精算時の不正を防ぐ方法の1つなので、手書きで金額を記入するときは注意しましょう。
④宛名や名称は省略しない
宛名や名称は省略してはいけません。代表的なのは、株式会社を（株）と表記することです。
世間一般でも（株）を使っているので、思わず書いてしまうことがあるかもしれませんが、領収書ではNGであることを覚えておきましょう。
また、必ず宛名を間違えないことも重要です。宛名を間違えると領収書として認められないため、お客様に迷惑をかけることになります。
必ず相手に確認してから正確に記入しましょう。
⑤出納伝票を活用する
支出項目の中には、領収書が発行されないケースがあります。
例えば、バスや電車、慶弔金やお祝い金などはレシートや領収書がありません。その場合は、出納伝票で対応できることを覚えておきましょう。
直接レジ対応で出納伝票を作成することはありませんが、領収書の代わりになるものがあることを覚えておくと、お客様から尋ねられたときに対応することができます。
領収書に対応しているPOSレジもある！
先ほど紹介したとおり、領収書は手書きでなくてもかまいません。手書きでも印刷でも同じ効果があるため、効率的にレジ会計を行うために領収書が印刷できるレジを導入するのがおすすめです。
POSレジの中には領収書に対応しているものもあるので、これからPOSレジを導入するなら領収書が印刷できるかどうかもチェックしてみてください。
ここでは、POSレジの概要とPOSレジで領収書を発行する方法を解説します。
POSレジとは？
POSレジとは、POSシステムを搭載したレジのことです。POSシステムとは商品の種類や個数、価格など販売に関するあらゆるデータを収集・管理できるシステムのことで、POSはPoints of Salesの頭文字をとったものです。
レジで会計をするだけで自動的に販売情報が収集され、蓄積したデータは売上傾向の把握や在庫管理などさまざまな用途に活用できます。そのほか、顧客情報を管理できるものや外部システムと連携できるものなど、豊富な機能を搭載したPOSレジもあります。
POSレジにはいくつかの種類があり、コンビニやスーパーで見かける大型のレジスターにPOSシステムを搭載したものだけでなく、タブレットやスマートフォンにPOSシステムのアプリをインストールしたものもPOSレジのひとつです。
POSレジで領収書を発行する方法
POSレジで領収書を発行する具体的な手順は、利用するPOSレジ製品によって異なります。
ここでは、POSレジアプリ「スマレジ」で領収書を発行する方法をみていきましょう。
スマレジでは、お会計後に領収書を発行する方法と、任意の金額で発行する方法の2種類を用意しています。お会計後に領収書を発行する場合、以下の手順で行います。
- プリンター設定で「プリンターを使用する」と領収書ボタンをONにする
- 通常のレジ会計を行って「チェックアウト」をタップする
- 「レシート」をタップして「領収書発行」を選択する
- 金額や但し書きを入力する
- 印刷をタップする
任意の金額で領収書を発行する手順は、以下のとおりです。
- オプションメニューから「領収書発行」をタップする
- 金額を入力して印刷する
スマレジにはあらかじめ但し書きを登録しておく機能や領収書の再発行を禁止する機能もあるため、必要に応じて活用してください。
レジで領収書を発行できるスマレジを活用しよう
レジで領収書を求められたときは、スムーズに対応できるように社内ルールを決めておきましょう。特に、領収書発行時の注意事項を中心に従業員間で共有しておくことをおすすめします。
なお、スマレジならボタン一つで簡単に領収書を発行することが可能です。任意の金額で領収書を発行できるので、お客様からの要望に応えやすくなるでしょう。
