領収書の但し書きを正しく書こう！必要な理由や書き方をご紹介

店舗経営者として扱う機会が多い領収書。経費として計上するために必要な書類であり、お客様に発行するケースも考えられます。領収書を発行する際には、きちんと但し書きを記入することが大切です。

但し書きは、どのような内容を書けばよいか悩む方が多いかもしれません。また、記入が必須なのかも気になるところです。

この記事では店舗経営者に向けて、領収書の但し書きについて解説します。例を交えて但し書きの必要性や書き方もお伝えするので、今後の店舗経営にぜひ役立ててください。

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領収書の但し書きとは？

店舗にとって領収書は、商品やサービスを提供し代金の受け取りを証明するための書類です。反対に顧客側としては、代金を支払った証明ともいえるでしょう。店舗経営においては売上金や経費を示すために欠かせない書類であり、保存期間も定められています。

ここでは、まず初めに領収書の但し書きについて確認し、代表的な品目も押さえておきましょう。さらに領収書の発行時に必要なその他の項目についても解説します。

但し書きの意味

領収書の但し書きとは、「何に対して支払った代金であるか」を明確にするための項目です。金額の下に「○○代として」と書くのが一般的で、目にする機会も多いのではないでしょうか。

領収書は支払いを証明するための書類であり、第三者がチェックした際にサービスや商品の内容が具体的に分かるように記載しなければなりません。あいまいな記載では取引内容が把握できないため、場合によっては経費として認められないことがあります。

また、但し書きは経費の勘定科目を判断する材料です。商品を購入したのであれば商品名を具体的に記載するなど、なるべく詳しく書くことが重要といえます。

但し書きの品目

以下は但し書きの代表的例です。一般的には「○○代として」と具体的に記入します。勘定科目別に紹介しましょう。

領収書に含まれるその他の項目

領収書には但し書き以外にも、日付や宛名などさまざまな項目が含まれており、省略せずに記入することが大切です。領収書の項目についてそれぞれ説明します。

• 日付：実際に金銭の授受が行われた日を記入します。和暦・西暦どちらの使用も可能です。
• 宛名：支払者の名前や企業名を記入します。とくに企業名の場合は（株）と省略せず、「株式会社」と記載しましょう。正式名称で記入することが重要です。
• 金額：実際の支払額を記入します。3ケタごとに「,」を打ち、改ざん防止のために数字の頭には「￥」を付ける、もしくは末尾に「-」「也」「※」を加えましょう。
• 収入印紙：金額が50,000円以上の場合は収入印紙が必要です。金額に応じて印紙税額は異なりますが、5万円以上100万円以下は200円の印紙を貼付します。
• 発行者：領収書発行者の店舗名・住所を記入します。店舗印でも構いません。

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但し書きなしの場合は領収書として認められない！

但し書きが記入されていないケースも見られますが、取引内容が分からないため正式な領収書として認められません。

また、経費として計上する際にも、勘定科目不明で仕分けが難しくなり、確認作業に手間がかかります。金額が大きい場合は税務署の調査対象となる可能性も考えられるので、但し書きは必ず記入しましょう。

では、但し書きが空欄の場合、お客様は自分で書いてもよいのでしょうか。原則として、領収書の各項目は発行者が記入しなければなりません。

自分で記入する行為は、領収書の改ざんとみなされます。私文書偽造罪に該当する可能性があり、ペナルティを受ける恐れもあります。

【例文も】但し書きの書き方

ここからは、但し書きの書き方とポイントについてお伝えします。例を挙げながら説明するので、参考にしてください。

「お品代」はNG

但し書きを「お品代」「備品代」「商品代」などとしているケースがありますが、何に対する支払いなのか分からないため極力避けるようにしましょう。領収書は支払いを証明するための証憑書類です。第三者が取引内容を理解できる必要があります。

前述した通り、領収書の内容が不明瞭では勘定科目の仕分けが難しくなり、経費として計上できる品目かどうかも証明できません。高額になるほど税務調査の対象になりやすく、不正を疑われる可能性もあります。

なるべく詳しく書く

但し書きは、購入した商品や利用したサービスをできるだけ詳しく記入しましょう。使用用途・人数・消費税額を記入する場合もあります。以下は但し書きの例です。

【商品を購入した場合の但し書き例】

• 取引先への手土産としてお菓子を購入した　→○○への菓子折り代として
• 店舗で使用するトイレットペーパーを購入した　→トイレットペーパー代として

【セミナー参加時の但し書き例】

• セミナーの参加費を支払った　→セミナー参加費として
• セミナー参加時に駐車場を利用した　→セミナー参加時の駐車場代として
• 遠方だったため宿泊施設を利用した　→セミナー参加時の宿泊代として

【取引先と会食をした場合の但し書き例】

• 飲食店で会食を行った　→飲食代として（○○コース：7名）

複数の品物がある場合は1つだけ記載する

但し書きのスペースはさほど大きくないため、複数の商品を購入した際に記入しきれないこともあるでしょう。この場合は、最も高額な品物を代表として「○○他△点」などと記載しましょう。

例えば、パソコン本体・ディスプレイ・キーボード・マウスなどを一度に購入した場合は、次のように記載します。

「パソコン本体他3点」または「パソコン一式購入代として」

レシートがあれば一緒に添付することで、信憑性を高められます。ただし、二重発行を防ぐために領収書とレシートを同時発行しないケースが一般的です。レシート自体が領収書として認められる場合は、領収書を発行しないのも1つの方法でしょう。

事実と異なる内容にしない

領収書は発行者が記入しなければならないため、但し書きが空欄だった際にお客様が自分で記入してしまうと、領収書の改ざんとみなされる旨を前述しました。同じように、但し書きに事実と異なる内容を記載した場合も、私文書偽造罪に該当する可能性があります。

本人は軽い気持ちで書いたのかもしれませんが、記入した側の脱税行為を疑われるだけでなく、発行した店舗側が罪に問われるケースもあります。トラブルを避ける意味でも発行者側が必ず記入するようにしましょう。

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店舗の信用を高めるためにも正しく但し書きを書こう

本記事では、但し書きの役割や書き方についてお伝えしました。品目をできるだけ詳しく記入することで、会計処理や税務調査がスムーズに行われ、改ざん防止にもつながります。但し書きを正しく記入することは、店舗の信用度にも影響するといえるでしょう。

最近はPOSレジで簡単に領収書の発行が可能です。例えば、クラウド型POSレジの「スマレジ」では、領収証に印字する但し書きをあらかじめ登録できる機能が備えられています。複数の但し書きを登録しておくことで、発行時に選択ができるため会計業務の負担削減にもつながるでしょう。