POSレジが故障してしまうと、精算業務ができなくなり、大きな問題になってしまいます。そのようなトラブルは事前に対策をしておかなければ、お客様からのクレームなど、さらに大きなトラブルに発展しかねません。
今回はPOSレジでよくあるトラブル事例や故障時にやるべきこと、トラブル発生時に備えたPOSレジ選びのポイントについて解説します。POSレジでのトラブル予防や対策にお役立てください。
この記事の目次
POSレジの故障でよくあるトラブル
POSレジの故障は、会計業務への影響が非常に大きく、できるだけ回避したい事態です。レジが複数台あれば問題ありませんが、POSレジが1台しかない場合、あらかじめどうするか決めておかなければ、お客様への対応や集計作業が滞り、より大きなトラブルの原因にもなりかねません。
POSレジの故障でよくあるトラブル事例としては、以下のものがあります。
・電源が入らない
・ドロアが開かない
・画面に何も表示されない
・バーコードを読み取らない
・ボタンを押しても反応しない、反応が悪い
これらの状況に陥らないようあらかじめマニュアルに従ってPOSレジを正しく管理し、定期的に点検すると同時に、いざ起きた場合の対応策を整えておくなどの準備をしておきましょう。毎日のPOSレジの扱い方によって、トラブルの発生する頻度が変わる可能性があります。そのため、忙しい日々の業務でも、POSレジは丁寧に扱うようにしましょう。
故障が疑われるときにやるべきこと
POSレジの故障が疑われる場合、事前にどのような対応をするのか決めておくことが大切です。ここでは故障が疑われる場合にやるべきことを解説します。
お客様対応
業務中にPOSレジが故障した場合、最初にやるべきことはお客様対応です。トラブル発生時に、スタッフが慌てているとお客様は不安に感じてしまいます。不安は早急に取り除かなければ、クレームや別のトラブルに発展しかねません。
POSレジが複数台ある場合は別のPOSレジで対応する方法がありますが、1台しかない場合には、POSレジを使わず、電卓を使った手計算で対応する必要があります。ご不便をおかけすることを謝罪し、慌てず冷静に対処しましょう。
他のスタッフがいる場合は、必要に応じて連携をとり、お客様に与える影響を最小限にすることが大切です。また、その間にPOSレジの故障原因の追及や改善に対応できます。
データのバックアップをとる
故障が起きた場合、POSレジ内のデータが紛失する可能性もあります。データが紛失してしまえば、売上の情報がわからなくなり、会計に深刻な影響を与えるうえ、顧客分析もできなくなってしまいます。
定期的にバックアップを取っておけば、予期していない故障でもデータ紛失の影響を最小限に留められるでしょう。クラウド型のPOSレジであればデータはクラウドサーバー上に保存されるため、いつでも安心して利用できます。
また、故障が起きた場合には、まずバックアップを取っておくようにすると安心です。
機器のケーブルの接続状態やインターネット回線の状況を確認する
POSレジの故障が疑われる場合、機器のケーブルの接続状態の確認やインターネット回線の状況確認が必要です。故障と思っていても、原因を確認すると、コードに問題があっただけというケースは珍しくありません。コードの接続状態を確認し、接触がよくないケーブルがあったら繋ぎ直してみましょう。
電源を入れ直してみる・再起動してみる
POSレジの故障が疑われる場合、システムの再起動（電源の入れ直し）をすることで状態が改善される場合もあります。これらの操作を試してみることで、正常に起動する場合があります。しかし、再起動や電源の入れ直しをする前に、バックアップを取ることが重要です。バックアップを取っておくことで、もしもデータが紛失した場合でも、被害を最小限に抑えられます。
ただし、電源の入れ直しや再起動は最後の手段です。上記の対処法やマニュアルに記載された方法を試してみて、なおPOSレジの故障が改善しない場合にのみ行うようにしましょう。
サポートに問い合わせ、修理が必要かどうか判断を仰ぐ
POSレジの故障が直らない場合には、サポートに問い合わせ、修理が必要かどうか連絡し判断を仰ぎましょう。無理に故障を修理しようとすることで、状況が悪化する可能性があります。
サポートに連絡するときには、できないこと、できること、いつ何をしたら動かなくなったかを確認してから連絡すると、速やかにサポートの担当者に状況が伝えられます。POSレジのドロアーの開閉ができるか、電源は入るのか、どのような操作ができないのか、などを、実際に触って確認するとスムーズです。
サポートの指示に沿って対応し、改善を試みてください。それでも対応が難しい場合には、修理が必要なため、マニュアルなどに記載されている連絡先に連絡しましょう。
なお、事前に連絡先をPOSレジに添付しておくと、いざというときすぐに連絡できます。
トラブル発生時に備えてPOSレジ導入検討の際に確認すべきポイント
トラブルが発生してしまうと業務に大きな影響が出るため、POSレジの導入前に、サービスの要件を確認することが大切です。以下、POSレジ導入の際に確認すべきポイントを解説します。
SLA（サービス品質保証）の要件を確認する
POSレジを選ぶときには、SLA（サービス品質保証）の要件を確認しましょう。SLAとはサービスの提供者がその契約者に対してサービスの内容や範囲、品質水準を明確化したものです。また、守られなかった場合にどのような対応がされるのかも記載されています。
サポート体制を確認する
POSレジ選びのポイントはサポート体制です。困った場合にどこに連絡すればよいのか、どのような相談ができるのか、どこまでのサポートをしてくれるのかの確認が必要です。
たとえば、コールセンターは365日対応しているか、どの契約プランで対応しているのか、サポートの品質はどうか、メールサポートはあるか、トラブル時には現地で対応できるのかなどを確認する必要があります。
また、ユーザー向けのヘルプサイトがあるかどうか、内容が充実しているかどうかも確認しましょう。ヘルプサイトで問題が確認できるようであれば、すぐに問題点が把握でき、対応しやすくなります。
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POSレジの故障が起きた場合には、慌てず冷静に対処することが大切です。故障時にどのような対応をするのかを事前に考えておくことも重要ですが、それよりもサポート体制が充実したPOSレジサービスを選ぶことが大切なのです。
スマレジはSLA(サービス品質保証)として、月間稼働率99.95%を保証しており、保証値を下回った場合には、月額費用の10%返還を保証しています。さらに、万全のサポート体制があり、50店舗以上の規模の顧客を対象に、現地での設置や設定を行うしたオンサイト保守サービスまで充実した体制を整えています。
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