「手書きの在庫管理から脱却したい」「在庫管理にかかる手間を減らして他の業務に人手を回したい」
このような悩みを抱えている店舗経営者の方も多いでしょう。在庫数に過不足が出ないように在庫管理は重要な仕事ですが、在庫管理の方法に課題があるケースも少なくありません。
効率的に在庫管理を行うには、POSレジを活用しましょう。この記事では在庫管理が抱える課題や、在庫管理にPOSレジを活用するメリットを紹介します。おすすめのPOSレジも紹介しているので、POSレジ導入の参考にしてください。
この記事の目次
在庫管理とは？
在庫管理とは、在庫の数が適切になるように管理する業務のことです。在庫数が適切でなければ、品切れで販売機会を逃したり、在庫を抱えすぎて無駄なコストがかかったりする恐れがあるため、在庫管理はしっかり行わなければなりません。
ここでは、在庫管理の方法と、在庫管理の課題について詳しくみていきましょう。
在庫管理の方法
在庫管理でよく使われる方法として、次の3つがあります。
- 帳簿に手書きする
- エクセルで管理する
- 在庫管理システムを利用する
手書きで管理する場合、在庫をひとつひとつ確認して仕入れ日や在庫数、出庫日などを記入します。
エクセル管理は手書きする代わりにエクセルに打ち込むためで、関数やマクロを使えば数量などの自動計算が可能です。
在庫管理システムは、在庫管理に便利な機能があらかじめ備わったソフトです。受発注や販売管理のシステムと連携して、自動で在庫数などが登録されるものもあります。
在庫管理の課題
在庫管理はさまざまな課題を抱えています。以下は、在庫管理の課題の例です。
- 在庫数の数え間違いや入力ミスが発生する
- 適切な在庫数をキープできていない
- 在庫管理のルールが定められていない
在庫を目視で確認して入力する方法の場合、数え間違いや入力ミスで正しい在庫数が把握できていないケースがあります。
適切な在庫管理には、納品までにかかる日数を考慮して発注する必要があり、発注業務がうまく行われないと在庫数の過不足が発生するのも課題のひとつです。
在庫管理は明確なルールが定められていないケースも多く、担当者によって手順が違ったり、担当者以外は在庫について把握できていなかったりするケースも課題として挙げられます。
在庫管理にはPOSレジがおすすめ！
正確で効率的な在庫管理のために、POSレジの活用がおすすめです。POSレジは販売に関するデータを自動で収集・分析する機能が備わったレジのことで、通常のレジ会計を行うだけで販売した商品の種類・個数・価格などのデータが収集できます。
在庫管理機能が備わったPOSレジもあり、以下のような機能が提供されています。
- 在庫数の自動更新
- 棚卸し
- 在庫変動履歴
- 店舗間の在庫移動 など
POSレジで会計を行うと在庫数から販売数が自動で差し引かれ、リアルタイムで在庫数が更新されます。タブレットやスマートフォンに対応したPOSレジアプリでは、ハンディターミナルの代わりにiPadなどを使った棚卸しが可能です。
そのほか、現在の在庫数だけでなく「いつ仕入れたのか」「どの店舗に保管されているのか」「いつ売れたのか」など、在庫変動の履歴が細かく確認できるPOSレジもあります。また、複数店舗を展開している場合は、店舗間の在庫移動が登録できるPOSレジが便利です。
このように、POSレジは会計を行うだけでなく在庫管理を便利にする機能も多く備わっています。
POSレジで在庫管理を行うメリット
適切な在庫管理には、POSレジの活用がおすすめです。
ここでは、在庫管理にPOSレジを活用するメリットを紹介します。
商品管理がしやすくなる
在庫管理機能が搭載されたPOSレジを活用すると、商品管理の手間を軽減できるのがメリットのひとつです。
POSレジはリアルタイムで収集した販売データを元に、在庫データを自動で更新します。例えば、ある商品が2つ売れた場合、自動で店舗の在庫データが2つマイナスされ、手動で在庫数を変更する必要がありません。
また、店舗の在庫数が一定数を下回ると通知される機能を使えば、発注遅れによりる欠品も防げます。POSレジが自動で在庫を管理してくれるので、ミスが減って管理がしやすくなります。
POSデータを店舗の経営戦略に活用できる
POSレジは販売や在庫のデータを収集するだけでなく、データを分析した結果をグラフなどでわかりやすく表示してくれます。例えば、これまでの在庫数の推移から今後の在庫数の予測が立てられるなど、経営戦略に活用できるデータが自動で取得できるのがメリットです。
POSレジを使えば複数店舗のデータを一元管理することも可能で、リアルタイムで各店舗の販売状況や在庫数を把握できます。そのため、複数店舗をまたいだマーケティング施策の検討にも役立ちます。
POSレジで在庫管理を行うデメリット
POSレジによる在庫管理には多くのメリットがありますが、一部デメリットもあります。
ここではPOSレジで在庫管理を行うデメリットを2つ紹介するので、チェックしておきましょう。
初期費用がかかる
新しくPOSレジを導入するには、初期費用がかかります。POSレジはレジ専用機を使うものと、タブレットなどのモバイル端末にPOSレジアプリをインストールするものの大きく2種類がありますが、いずれもレジ本体や周辺機器の購入費用が必要です。
POSレジ専用機の場合、導入費用の相場は20万円前後のケースが多いです。タブレット端末を利用する場合は、タブレット本体に加えてキャッシュドロアーやレシートプリンタなど、必要な周辺機器も購入しなければなりません。
停電した場合は使用できない
POSレジは停電すると使用できなくなる点にも注意が必要です。地震や台風などで一時的に停電してしまうと、その間は在庫管理機能を含めすべての機能がストップします。停電してもデータがなくなってしまうわけではないので復旧後は通常の業務に戻れます。しかし、万が一のときに備えてPOSレジが使えなくなったときの代替手段を考えておいたほうがよいでしょう。
タブレット端末を利用するPOSレジは、停電してもタブレットの充電が残って入れば使用可能です。ただし、クラウドサービスを利用するPOSレジアプリはインターネット接続が必要なので、停電でWi-Fi機器などが使えなくなると、POSレジも機能が一部制限されることがあります。
機能性が抜群！店舗向けのおすすめPOSレジ・アプリ3選
在庫管理のためにPOSレジを導入するなら、以下の3つのPOSレジがおすすめです。
- スマレジ
- Square
- ユビレジ
ここでは、それぞれのPOSレジの特徴をみていきましょう。
スマレジ
スマレジはiPadやiPhoneをPOSレジとして利用できるアプリです。通常のレジ機能に加えて、在庫管理や棚卸の機能も充実しています。
すべての商品の在庫の変動履歴が確認でき、店舗間の在庫移動にも対応しています。発注情報も登録できるため、商品の入荷について担当者に通知したり、店舗ごとに入荷数を配分したりすることも可能です。
iPadやiPod touchを使った棚卸もできるため、高価なハンディターミナルを購入しなくてもバーコードスキャンによる棚卸ができます。
Square
キャッシュレス決済やPOSレジなどを提供するSquareでは、在庫管理機能も用意されています。SquareのPOSレジアプリから詳細な在庫情報が確認でき、編集も簡単に行えます。
商品が大量にある場合でも、CSVファイルでデータを一括登録できるので安心です。在庫データを印刷可能なファイルとして出力したり、在庫の少ない商品をメールで通知したり、便利な機能が多く備わっています。
ユビレジ
ユビレジはiPadをPOSレジとして使用できるアプリで、ユビレジと連携して使える「ユビレジ 在庫管理」というアプリが提供されています。ユビレジの販売データが自動で在庫データに反映されるので、在庫データは常に最新の状態です。
入力したデータから発注書を作成する機能や、バーコードのない商品も管理できる独自バーコード作成機能など、在庫管理や発注業務の手間を軽減できる機能が多く備わっています。
業務の効率化にPOSレジの導入は必要不可欠！今すぐ検討してみよう
在庫数を適切に保つには、在庫管理が必須です。手書きやエクセルによる在庫管理は手間がかかるだけでなく入力ミスの恐れもあるので、在庫管理システムの利用がおすすめです。在庫管理機能が備わったPOSレジなら販売情報から在庫データを自動で登録できるので、導入を検討してみましょう。
POSレジアプリの「スマレジ」には、在庫管理機能が備わっています。在庫管理の手間を軽減し、発注ミスを防ぐための機能もあるので、業務効率化のためにぜひ活用してみてください。
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