飲食店において、在庫管理は接客対応と同じくらい大切な業務です。食材がなければ顧客に料理を提供することができないので、在庫管理には力を入れる必要があります。
本記事では、飲食店における在庫管理の基本業務や主な流れ、具体的な方法についてご説明します。これから飲食店を経営される方や開業して間もない方は参考にしてみてください。
この記事の目次
在庫管理とは？
在庫管理とは、店内で管理している食材や用度品などの在庫を、適切な状態で維持するための活動のことです。具体的には、食材・日用品の発注や、期限が切れた在庫の廃棄などを行います。飲食店が取り扱うものは日常的に変動するため、常に在庫数を把握しておかなければなりません。
1日でも在庫管理を怠ると、いざというときに必要な量の供給ができなくなる可能性があります。たとえば、十分に食材を保管していても、期限が切れたり異物混入などのトラブルが発生したりすれば、一度に大量の廃棄が出て、たちまち欠品を招くおそれがあります。
欠品が起これば、販売の機会損失につながり売上に大きな影響を及ぼすため、常に最適な量を維持しなければなりません。一方、在庫を抱え過ぎると廃棄をする羽目になり、仕入コストが無駄になります。
他にも、食材は1日で品質や機能が低下しやすいので、小まめに鮮度管理をすることも大切です。品質が低い食材を使用すれば、味に影響が出るだけでなく、最悪の場合は食中毒を引き起こす可能性もあります。
飲食店では、過剰な食材を抱え過ぎずに必要量を確保することが求められ、衛生上、品質にも気を遣わなければなりません。以上のことから、飲食店は在庫管理を徹底することが重要です。
飲食店やレストランにおける在庫管理の流れ
飲食店やレストランにおける在庫管理は、以下の流れで行われるのが一般的です。
- 在庫状況を確認する
- 仕入れ量を決定する
- 棚卸を実施する
基本的には1と2の工程の繰り返しですが、定期的に棚卸をして記録上と実際の在庫数の照らし合わせをする必要があります。ここでは、それぞれの工程について詳しくご紹介します。
在庫状況を確認する
まずは、店内で保管している在庫がどのくらいの量なのか確認しましょう。なお、飲食店では、在庫管理をする際に「シェルフライフ」と「ホールディングタイム」の2つの概念を意識しなければなりません。簡単に言うと、シェルフライフは食材の消費期限で、ホールディングタイムは食材の賞味期限です。
特に注意しなければならないのはシェルフライフで、この期限を過ぎた食材は、人体に悪影響を及ぼす可能性があります。在庫状況を確認する際には、シェルフライフに近づいているもの、もしくは切れているものに注意しましょう。
また、ホールディングタイムに達している食材も料理に活用するのは控えましょう。風味や品質が低下しているおそれがあり、料理の質に影響するので、在庫としてカウントするのはおすすめしません。
少なくとも1日1回は在庫状況の確認に併せて、シェルフライフとホールディングタイムの確認を行い、品質を担保しましょう。
仕入れ量を決定する
在庫状況に応じて、必要な量を決めます。食材など期限があるものは、適切な量を適切なタイミングで仕入れることが大切です。曜日や天候などによっても来客数は変動しやすく、その日の気温や客層によって売れる料理も異なるため、天気予報や周辺のイベント状況を踏まえて仕入れ量を決めましょう。特に人の動きが活発になる日は、機会損失を避けるために、多少の廃棄が出ることを想定して発注することが求められます。
サラダなど生のまま提供する食材は、使い切れる分のみ発注し、期限に余裕があるものは次の納品までのリードタイムを考慮した上で仕入れましょう。過去の実績をもとに必要量を算出し、それを目安に仕入れるのが基本ですが、過去のデータがない開店して間もないお店は、予想される必要量の2割増で発注するのが一般的です。
棚卸を実施する
帳簿上の数と実数を合わせるために、定期的に棚卸をすることも重要です。在庫の数を確認することで、店内にどのくらいの在庫があるのか改めて把握できます。廃棄漏れなどが原因で帳簿上の数と実数が合わない場合は、月次の原価率や利益率の計算に影響が出るので、修正しておきましょう。
また、品質や保管方法、衛生状態を確認することも棚卸の目的です。新鮮な食材の中に、数日でホールディングタイムが切れそうなものが混じっているなど、期限の差が極端な場合は管理が適切とはいえません。他にも、常温で管理すべきものが冷蔵庫で保管されているなど、保管方法や衛生状態に問題がないかを確認することも大切です。
棚卸は、店内の在庫状況を一斉に確認する貴重な機会です。業務に携わる人全員に在庫管理の大切さを理解してもらうためにも、多くのスタッフを巻き込んで行うことをおすすめします。
在庫管理の方法
在庫管理は、エクセルもしくはアプリなどのシステムを使って行います。小規模の飲食店であればエクセルでも十分管理できますが、規模が大きい飲食店はシステムを導入するのがおすすめです。
エクセルで管理する
在庫管理をエクセルで行う場合は、既存のテンプレートを使うのが一般的です。必要項目や計算式はすでに登録されているので、パソコンが苦手な方でもすぐに在庫管理ができます。形式をカスタマイズすれば、自店にマッチしたフォーマットを作成でき、数値を入力することで簡単に原価率や在庫数を把握することが可能です。
ただし、異なるフォーマットのデータを連携させるには専門的な知識が必要なので、複数の管理表を使いたい方は別々で管理することになり、やや手間がかかります。シンプルに在庫管理をしたい方は、オンライン上に公開されているさまざまな形式のテンプレートの中から、用途に合ったものを活用しましょう。
アプリなどのシステムで管理する
アプリなどのシステムを活用することで、在庫数や入庫数、原価率などの一元管理が実現します。在庫に関する情報をすべてデータ管理でき、あらゆる数値を連動させることが可能です。
仕入れや棚卸時に専用端末で読み込めば情報が更新されるため、在庫管理における手間がかかりません。また、数え間違いなどの人的ミスの防止にもつながります。しかし、システムの導入や運用に費用がかかるので、エクセルに比べるとコストがかさむ点はデメリットです。
予算を割いてでも作業効率をアップさせたい方は、在庫管理システムの導入を検討してみましょう。
在庫管理を行うときのコツ
いくつかの要点を押さえることで、在庫管理の効率化が可能です。特に以下のポイントは意識しておくと良いでしょう。
- 手順をマニュアル化しておく
- 管理の優先度を決める
- 食材を分けて保存する
- 日付を管理する
在庫管理は定期的に行う業務なので、作業をマニュアル化しておき、入りたてのアルバイトでもそつなくこなせるようにしておきましょう。また、飲食店の売上に大きく貢献している食材は、欠品しないように優先度を高めにしておくこともおすすめです。
他にも、食材同士が接触した状態を放置すると細菌やウイルスの増殖を招くおそれがあるため、食材を区分けして容器に移すことも大切です。先入れ先出しを徹底するためにも日付（納品日や解凍日、開封日など）の確認も忘れないようにしましょう。
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