【経理必見】会計の種類や管理会計と財務会計の違い、業務効率化の方法を解説

企業の会計は、2種類に分かれており、それぞれ目的や記載するべき内容が異なります。経理担当者はやるべき業務が多く、同時に正確性も求められますが、両立することは容易ではなく、悩むことも多いでしょう。

今回は会計の種類や経理担当者が抱える課題を整理し、会計業務の課題を解決する方法を解説します。

企業会計の2つの分類

企業会計は管理会計と財務会計の2種類に分けられます。それぞれ役割が異なるため、目的や違いを把握しておくことが大切です。ここでは、それぞれどのような会計なのか、解説します。

管理会計とは？

管理会計とは、企業の経営状況を判断するために必要な会計です。実際にどのような会計情報を取り入れるかは、企業の目的によって変わるため、明確な基準や会計の方法は企業によって異なります。

集めた情報を中長期的な経営戦略に役立てることが、管理会計の主な目的です。これらの数字を把握できることで、具体的な経営戦略の作成ができるようになります。

特に管理会計で管理されるものが予算と原価です。予算管理とは、計画時の予算と実行した結果を比較し、課題の分析や改善を行うことです。年次予算や月次予算などの形で管理されています。評価基準や改善方法は企業によっても異なりますが、予算管理を行うことでPDCAサイクルが正しく回り、最適な経営を実現できます。

原価管理は、目標とする原価と実際の原価を比較します。原価管理の手法はさまざまな方法がありますが、採用されることが多いのは、標準原価による管理方法です。予算管理と同様PDCAサイクルを利用して改善を考える場合もあります。

財務会計とは？

財務会計とは、企業外部の投資家や債権者、税務署など利害関係者に対して、企業の財務状況を報告するための会計です。財務会計は利害関係者に対して、情報提供機能と利害調整機能の2種類の役割を果たします。

情報提供機能とは、利害関係者に適切な資金の運用をしていることを報告する機能です。投資家はこの情報を投資の意思決定に役立てています。利害調整機能とは、利害関係者の利害を調整する機能です。投資した人は投資した資金がどのように使われているか確認できるため、適切な運用ができているかどうかを確認できます。

財務会計は管理会計と異なり、会計基準に準拠した決算報告書を作成し、これらの利害関係者に対して開示しなければいけません。財務会計で開示するのは、財政状態と、経営成績の2つです。財政状態とは、決算日における企業財産の状態を示します。経営成績とは会計期間での利益の状態を示すものです。財務状況の開示のためには、決算報告書を作る必要があり、貸借対照表や損益計算書、キャッシュフロー計算書などの書類を作る必要があります。

貸借対照表は決算日時点の企業の資産や負債、純資産から財政状態を分析するものです。損益計算書は期首から決算日までの収支を計算し、利益を示す表です。キャッシュフロー計算書は期首から決算日までの資金の出入りを把握するものです。

管理会計と財務会計の違い

管理会計と財務会計の大きな違いは、利用する「目的」と利用する「人」です。管理会計は主に経営者が未来の状況を予測し、経営状況の確認や経営管理を行うために利用します。これに対して、財務会計はこれまでの財務状況を社外の人間に伝えることが主な目的です。

管理会計は企業が任意で取り入れるものであるため、記入方法や集めるべきデータを独自の基準で運用します。これに対して、財務会計は会計基準に準拠し、適切な手法で行わなければいけません。

会計業務における課題

会計業務は経理担当者が主に行う業務ですが、難易度が高い仕事といわれています。その主な要因は以下の点です。

・仕事量が多い
・ミスが許されない
・専門的な知識が求められる
・法改正にも対応しなければいけない

会計業務は毎日の処理が多く、月次や年次でも業務があり、常にタスクがたくさんある状態です。お金の動きが止まらない限り業務が発生するため、仕事もなくなりません。そのうえ、絶対にミスが許されない点も特徴です。会計業務のミスは脱税につながりかねず、取引先にも迷惑がかかる可能性があります。業務量の多さと作業の正確性の両方を求められるため、作業難易度は高いといえるでしょう。

経理では簿記や経理特有の専門知識も求められます。それに加え、パソコンを主に使う仕事のため、パソコンの専門知識も必要です。

また、法改正があると、その内容に対応して動かなければいけません。会社法・法人税法・金融商品取引法・会社会計原則・財務諸表規則などが関わっています。定期的に更新されるため、そこに対応する必要がある点も経理業務を難しくしている要因です。

経理担当者は、以上のことから、難易度が高くハードな業務をこなすことになります。事業者や経理担当者にとって課題となる点としては、作業ミスによって損害が発生するリスクが常にあることや、業務遂行能力のある人材の不足などが挙げられるでしょう。

経理業務に会計システムを導入するメリット

経理業務は業務量も多く、正確性が求められます。しかし、手作業ではミスが発生する可能性があり、効率がよいともいえません。そのため、会計システムを導入するのがおすすめです。会計システムを導入することで、効率化やミスの軽減、書類のペーパーレス化につながります。次で詳しく解説します。

会計業務を効率化できる

会計システムは会計業務の効率化に効果的です。たとえば会計システムの中には帳票やグラフなどを自動作成する機能が付いているものがあり、それを使えばデータ入力をするだけで簡単に作成が可能です。経費や売上の仕分けを入力すれば、自動で損益計算書や貸借対照表も作ってくれるため、計算の必要がなく、スピーディな書類作成ができます。

会計システムの中には、他のサービスと連携することにより、さらに効率的な会計業務が行えるものもあります。銀行口座との連携ができるものであれば、金額や内容を自動出力し、仕分けまでできるため、会計業務の効率化につながります。

フォーマットがあり、自動で出力してくれるため、書類作成の手間も省け、チェックするべき項目も少なく済ませられます。そのため、書類作成の時間もかかりません。

ミスを軽減できる

会計システムはミスの軽減にもつながります。その大きな要因は書類をデータで管理できることと、自動処理できる部分があることです。従来の会計業務では数字の入力や計算、他の帳簿への転記を手作業で行っていました。会計処理は膨大な作業であり、複雑な計算が必要なため、計算ミスにつながりかねません。

しかし、会計システムでは、経費や売上を仕分けすれば、計算を自動で処理することができます。何らかの数字の修正があった場合も、自動で全て計算し直してくれます。そのため、計算ミスなどのリスクはぐっと少なくなるでしょう。

経理書類のペーパーレス化につながる

会計システムがあれば、経理書類をデータ化でき、ペーパーレス化につながります。ペーパーを利用した管理では、書類を作るための紙やインクなどの印刷代や、保存のための場所が必要でした。この管理方法は余分な経費がかかってしまうだけではなく、書類紛失のリスクもあります。書類を探すのにも手間がかかり、無駄な時間を使ってしまいがちです。

しかし、会計システムでは必要な書類をPDFなどのデータにして管理ができ、データベース上で保存できます。そのため、経費を抑えつつ、データを紛失するリスクがなくなり、検索機能により必要な書類をすぐに探し出せます。火事や災害などで書類が紛失するリスクもありません。

制度の改定にも対応できる

会計システムは、クラウド型のサービスを利用することで、法改正にも対応できます。クラウド型のサービスはインターネット上でデータやシステムを管理しているため、法改正による制度変更にも対応可能です。従来の管理方法の場合は、経理担当者が法改正の内容を把握し、システムや管理方法への対応も担当者が行わなければいけませんでした。

クラウド型の会計システムは制度変更があったときに、その内容に合わせてアップデートしてくれます。法改正への対応によって、時間をロスする、ミスをしてしまうこともありません。

企業が必要とする会計システムの基本機能

会計システムは、会計処理を効率的に行うために、財務会計機能、債権・債務管理機能、管理会計機能などが備えられています。次で実際にどのような機能なのか、解説します。

財務会計機能

財務会計機能とは、財務諸表など、財務会計に必要な計算をし、自動で必要な書類を作成してくれる機能です。財務会計は社外の利害関係者に対して必要になる書類であり、具体的には伝票や帳簿の作成、決算書の作成などの機能が含まれています。また、銀行口座との連携などの機能も業務効率の改善に重要な機能です。

この機能があることで、財務会計に必要な書類をスピーディに作成できるようになり、ミスの可能性がより少ない書類作成が可能になりました。データの仕分けをすれば、必要な計算が自動的に行われ、すぐに書類を作成できるため、日々の業務効率の改善にも役立つでしょう。

債権・債務管理機能

債権・債務管理機能は、伝票の作成や修正、調整ができ、売掛や入金の情報、買掛や支払いの情報を管理する機能です。債権・債務管理機能は財務会計システムでは管理しきれない、支払期限の管理や、取引先の詳細まで確認できます。支払や入金の漏れなどを防ぐためには欠かせない機能です。

取引先の種類や数によって、経理以外の部門が関わるため、他システムとの連携が重視されます。業種ごとに求められる機能が変わり、それぞれの特性に対応した機能を導入すると、効率的な業務管理が可能です。そのため、業種によって必要な機能がある場合は、詳細を確認しておくことが大切です。

管理会計機能

管理会計機能とは、社内向けの帳票の作成をサポートする機能です。管理会計は、企業によって必要なデータが異なるため、目的に合わせカスタマイズできることが求められます。法律上で見れば、上記2つの機能と比べると必須とまではいえません。しかし、企業の存続や経営戦略を考えるために必要なデータを集め、それをもとに適切な経営判断をすることは大切です。そのため、多くの企業で管理会計機能は求められています。

管理会計機能を活用することで、社内向けの部門やプロジェクトごとの帳票を作成し、原価や予算の状態などを管理できます。各会社で求める機能の幅が異なるため、それぞれの機能をよく比較したうえで、会計システムを選ぶことが大切です。

会計システムのおすすめ

会計システムはさまざまなサービスがあり、どれを選べばよいか迷ってしまうかもしれません。ここでは、会計システムでおすすめの5つのサービスについて、特徴や導入実績、費用まで解説します。

勘定奉行クラウド

勘定奉行クラウドは、現状の会計業務を極力変えずに導入できる会計システムです。仕分け入力作業をそのままデジタル化させることで、手間を削減させつつ、会計システムを導入できます。

九州栄孝エキスプレス株式会社や、朝日新聞倉敷販売株式会社、株式会社アルコンなどで導入されています。料金は必要な機能に応じて年額66,000円（税込）から利用可能です。

freee会計

freee会計は、会計ソフトをはじめ、人事労務の管理や、プロジェクト管理など、さまざまな業務を効率化できるサービスです。株式会社上間フードアンドライフや、BOTANIC Inc.、ひといき荘アウトドアサービスなどの会社で導入されています。費用は、機能のグレードに応じて、月額1,078円（税込）から利用できます。

弥生シリーズ

弥生シリーズは、22年連続売り上げ実績1位を誇り、使い勝手のよさやサポートが充実した会計システムです。会計システムの弥生会計21は、1年間無料で利用でき、月額48,400円（税込）から利用できます。

小規模法人・個人事業主向けの「スタンダード」、中小規模法人向けの「プロフェッショナル」「ネットワーク」と3つの製品が用意されており、事業規模に合わせて最適なものを導入できます。

FXシリーズ

FXシリーズは会社の「財務経営力」と「資金調達力」の強化にこだわった会計システムです。企業向け会計ソフトで初めて、電子帳簿ソフト法的要件認証を受けた実績があり、安心して利用できます。料金については販売元である株式会社TKCにお問い合わせください。

マネーフォワード クラウド

マネーフォワード クラウドは、会計から人事労務まで対応した、クラウド型の会計システムです。AEONや丸紅新電力などさまざまな企業で導入されています。法人の場合は月額3,278円（税込）で利用できます。

会計システムを導入して経理仕事の効率化を実現！

会計システムは、業務効率化やミス防止に活用でき、ペーパーレス化や制度の改正にも柔軟に対応できます。そのため、経理担当者の業務負担を軽くするのに効果的です。

スマレジは上記で紹介した5つの会計ソフトとの連携が可能で、会計業務の効率化と、レジの業務効率改善を両方セットで実現できます。店舗での会計業務の効率化にもお困りでしたら、ぜひ導入をご検討ください。