飲食店がコストを抑えながら売上をアップさせるには、業務効率化が欠かせません。
しかし、人手不足や必要経費の値上げなど、飲食店を取り巻く環境には多くの課題があり、「なにから手を付けていいかわからない」という飲食店経営者の方もいるでしょう。
本記事では、飲食店の業務を効率化するために取り組むべき具体的なステップや、飲食店の業務改善におすすめのシステムやアプリを紹介します。ぜひチェックしてみてください。
この記事の目次
「業務効率化」の意味
業務効率化とは、業務のなかにある「ムリ・ムダ・ムラ」を解消して効率的に働ける環境を整えることです。
例えば、以下のような問題を抱えている飲食店も多いのではないでしょうか。
- スタッフの業務負荷が高くパフォーマンスが下がっている
- 本来は必要のない形骸化した作業が残っている
- 人員配置が適切でなくスタッフごとの業務負荷に差がある など
このようなムリ・ムダ・ムラを抱えた状態では、スタッフに負荷がかかって効率が落ちてしまいます。これらを改善することで、同じスタッフの人数・労働時間でも多くのお客様に対応できるようになり、人件費を抑えながら売上アップを実現できる可能性があります。
スタッフの負荷が減って快適に働けるようになれば、離職を防いで人手不足の解消にもつながるでしょう。このように、業務効率化に取り組むと飲食店にはさまざまなメリットがあります。
多くの飲食店に共通する課題
飲食店に業務効率化が求められるのは、以下のような課題を抱える店舗が多いためです。
- 人材不足
- 売上の低下
- 必要経費の値上げ
ここでは、飲食店が抱える課題について詳しく見ていきましょう。
人材不足
新型コロナウイルスの流行で店舗経営が厳しくなり、人件費削減のためにスタッフのシフトを減らした店舗も多いでしょう。
その結果、新しい職種への転職を希望する人が増え、飲食業界では人材の流出が起きています。
新型コロナウイルスの流行が落ち着いたから通常営業に戻したいと思っても、一度流出してしまった人材を取り戻せず、スタッフが足りないことに悩んでいる店舗が少なくありません。
業種別の人手不足割合を見ると飲食店が73.0%で最も高いという調査結果もあり、人手不足によって思うように営業できない店舗が多くあることがわかります。
※参考：人手不足の企業 47.7％と半数に迫る 旅館・ホテルは約7割で正社員不足、コロナ禍で最高 飲食店は73％が非正社員不足で深刻な状況
売上の低下
飲食店が抱える課題として、売上の低下も挙げられます。
こちらも人手不足と同様に新型コロナウイルスの流行が主な原因で、感染者数が多くなると飲食店は営業自粛や営業時間の短縮を求められました。これにより、売上が大きく減少した店舗が多くあります。
2020年の4月にはパブレストラン・居酒屋の売上高は前年と比較して約9割減となっており、大きく売上が落ち込んでいることがわかります。感染の流行が落ち着いても、2020年以前の売上水準には戻っていないという店舗も多いのではないでしょうか。
※参考：飲食業の現状について
必要経費の値上げ
ロシアによるウクライナ侵攻など世界情勢の影響によって、食材費や電気代など必要経費の値上げが相次ぎました。
その一方で、お客様のことを考えるとそのまま販売価格に転嫁するわけにもいかず、経費だけが膨らんで利益が減ってしまっているケースも多いでしょう。
また、価格転嫁した店舗では値上げによって客足が遠のいてしまったケースもあるかもしれません。経費の値上げを価格に反映してもしなくても、飲食店にとっては利益を左右する大きな要因となります。
このようにさまざまな課題を抱える飲食店では、業務効率化による状況の改善が必要不可欠です。
業務効率化をするためのステップ
飲食店の業務効率化を進めるには、以下のステップに順に取り組みましょう。
- 課題や問題点を洗い出す
- 業務効率化の優先順位を決める
- マニュアルやフローを作成する
- PDCAを回す
それぞれのステップで具体的にどのようなことを行うのか、以下で解説します。
課題や問題点を洗い出す
はじめに、現状どのような課題や問題点があるのか洗い出してください。
店舗が抱える問題を把握せずに見当違いの取り組みを進めてしまうと、業務効率化は実現できません。
課題や問題点を洗い出すために、まず業務の全体像の把握から始めましょう。フロー図などを使うと業務全体を視覚的に捉えられるのでおすすめです。各工程にかかる時間や現状の人員配置、業務ごとに求められるスキルなどを見える化して、課題が潜んでいないか詳しく確認してください。
例えば、「重要な業務なのに十分な人員を割り当てられていない」「同じ業務でもスタッフによってやり方が違う」「それほど重要度の高くない作業に多くの時間がかかっている」といった課題が見つかる可能性があります。
業務効率化の優先順位を決める
課題や問題点を洗い出したら、業務効率化に取り組む優先順位を決めましょう。
複数の課題が見つかった場合、すべてを改善したいと考えるかもしれませんが、一度に並行して進めるとどれも中途半端になってしまう可能性があります。また、スタッフが混乱してかえって業務効率が落ちてしまうかもしれません。
課題の優先順位の決め方ですが、取り組みやすく効果がすぐに出ると思われるものから優先的に着手するのがおすすめです。すぐに効果が出ると業務効率化のメリットをスタッフが実感でき、積極的に改善に取り組んでくれるでしょう。
マニュアルやフローを作成する
マニュアルやフローを作成しておくと、誰もが同じ手順で業務を行えます。
マニュアルやフローが整備されていないと、非効率な手順で業務をしているスタッフがいるかもしれません。担当するスタッフによって作業にかかる時間や商品の質が違うと、お客様にも迷惑がかかってしまいます。
なるべく短い時間で質の高い商品・サービスをスタッフ全員が提供できるように、最適な手順をマニュアル化して共有しましょう。これによって、店舗全体の業務効率化が目指せます。
マニュアルやフローがしっかり整備されていれば、新しいスタッフが入ってきたときの教育も楽になり、「人手不足で新人教育に時間がかけられない」といった課題の解消にもつながります。
PDCAを回す
業務の改善に取り組む際に重要なのが、PDCAを回すことです。「PDCAを回す」とは、次の4つの取り組みを順に繰り返すことをいいます。
- PLAN：仮説を立てる
- DO：実行する
- CHECK：結果を確認する
- ACTION：改善する
まず、「この課題がなぜ発生しているのか」を検討して原因の仮説を立てます。次に、仮説に基づいた解決策を実行してください。そして、解決策を実施した結果、課題が改善したかどうかを確認し、次にどのような対策を実施するのかを検討します。
このように「仮説を立てて対策を実施し、結果を確認してさらに次の対策を考える」というサイクルを回すことで、効率的に改善を進めていけます。
飲食店がシステムやアプリを導入するメリット
飲食店が業務効率化に取り組む際には、システムやアプリの導入がおすすめです。飲食店がシステムやアプリを活用すると、以下のようなメリットがあります。
- 店舗の全体的な作業効率を向上できる
- スタッフの負担を軽減できる
- コストの削減につながる
上記3つのメリットについて、以下で詳しく見ていきましょう。
店舗の全体的な作業効率を向上できる
飲食店向けのシステムやアプリにはさまざまな機能があり、店舗運営に必要な多くの作業を効率的に行えるようになります。
これまで手作業でやっていた作業をシステムやアプリで自動化できれば、スタッフは別の業務に時間を充てられるようになり、人的ミスも防げるなど多くのメリットがあります。
店舗全体の作業効率が上がると、従来より少ない人数でも店舗を運営できるようになるため、人手不足や人件費の高さに悩む店舗にとっても大きなメリットです。
飲食店の業務を効率化してくれるおすすめのシステム・アプリを後ほど紹介するので、そちらもぜひチェックしてみてください。
スタッフの負担を軽減できる
システムやアプリによって作業の一部を自動化できれば、一人ひとりのスタッフの負担を軽減できるというメリットもあります。
飲食店での業務は負担が大きく、長時間労働で疲れているスタッフがいるかもしれません。
スタッフが手作業で行っていた作業をシステムやアプリに任せることで、お客様の対応などより重要な業務に時間を充てられるようになります。効率的に働けるようになればスタッフの負担が減り、従業員満足度も向上するでしょう。
従業員満足度は離職率を左右するため、人手不足に陥らないためにもスタッフの負担を軽減することは大切です。
コストの削減につながる
利益を増やすには、売上をアップさせるだけでなくコストを抑えることも重要です。システムやアプリの導入によって、人件費や仕入費などの削減が可能になります。
例えばPOSレジを導入して売上データを細かく分析すれば、より的確な人員配置が可能になり、「人手が余って余計な人件費が発生してしまった」といった事態を避けられるでしょう。
また、在庫管理システムを使うと過剰な発注を防ぎ、食材のロスを出さずに済みます。飲食店は仕入れた在庫を長く置いておくことはできないため、適切な量の仕入れが重要です。
このように、システムやアプリを活用することで各種コストの削減が期待できるのも大きなメリットでしょう。
飲食店におすすめのシステム・アプリ
飲食店向けのシステム・アプリは多くありますが、多くの飲食店に共通しておすすめできるのは以下の3つです。
- POSレジ
- 予約管理システム
- 顧客管理システム
これらがどのようなシステムなのか、以下で詳しく見ていきましょう。
POSレジ
POSレジは、売上が発生した日時や販売した商品・個数・価格など、販売に関するあらゆるデータを管理・分析できる機能を持ったレジです。
レジ会計をするだけでこれらのデータが自動で収集され、売上傾向など分析結果を見やすい形で表示してくれます。
注文情報が自動でレジに連携されるシステムなら、会計時に商品や金額を手入力する必要がなく、正確かつスピーディーなレジ会計が可能です。1日の売上が自動で集計されるので、レジ締めの際はレジ金の過不足を確認するだけで済み、スタッフの残業時間の削減にも効果が期待できます。
また、売れ筋商品やセットで注文されやすい商品、曜日・時間帯ごとの売上傾向など、さまざまな視点で分析ができるため、店舗経営者にとっても役立つシステムです。
飲食店を運営するにあたり、POSレジの導入を検討している方に「業種別POSレジの選び方・比較」の資料をご用意しております。30秒でダウンロード可能ですので、ぜひご覧ください。
予約管理システム
「電話で予約を受け付けて紙の帳簿で管理している」という店舗には、予約管理システムの導入がおすすめです。予約管理システムの機能は導入する製品によって異なりますが、主に以下のような機能が利用できます。
- 予約のインターネット受付
- 予約可能な時間帯をWebサイト上で確認
- インターネットから予約の変更やキャンセル など
これらの機能を利用すればスタッフの電話応対の時間が減り、予約の日時や人数を間違えるなどのミスを防げます。忙しい時間帯に予約の電話応対をするのはスタッフの負担になり、お客様をお待たせしてしまうことにもなるため、予約管理システムの導入はスタッフとお客様の双方にとってメリットがあるでしょう。
また、店舗の営業時間外でも予約を受け付けられるようになるため、予約数が増えて売上アップにつながる可能性もあります。
顧客管理システム
顧客管理システムは、お客様の情報を細かく管理できるシステムです。年齢・性別・連絡先・前回注文したメニュー・来店頻度などをリスト化して管理できるようになります。お客様のそれぞれの好みを把握したうえでメニューを提案するなど手厚い接客が可能となるため、顧客満足度やリピート率の向上が期待できます。
お客様の電話番号を登録しておけば、入電時に誰からの電話なのかポップアップ表示できる顧客管理システムもあり、顧客情報や予約内容を確認しながら電話応対できるのもメリットです。
まずはPOSレジを導入で店舗効率化を始めよう
人手不足や売上の低下などの課題を抱える飲食店は、業務効率化が急務です。飲食店の業務を効率化してくれるシステムやアプリが多く提供されているので、導入を検討してみましょう。
まだPOSレジを利用していない店舗は、まずはPOSレジの導入がおすすめ。飲食店に欠かせないレジ業務を効率化してくれて、経営に役立つデータ分析も簡単にできるようになります。
POSレジを導入するなら、ぜひスマレジをご活用ください。iPadやiPhoneをレジとして使用するアプリタイプのPOSレジで、注文入力やテーブル管理などの機能を備えた飲食店向けプランもご用意しています。
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