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店舗運営開業・経営 2022/01/11 2022/01/19

プロジェクト管理とは?目的や管理の方法、おすすめツールを解説

初めてプロジェクト管理を担当した方のなかには、「どのように進めたら良いのかわからない。」「業務全体を把握できず、どこを改善すればよいのか分からない」といった悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。

プロジェクトをうまく管理するためには、先人の知恵を借りてすでにある方法論を真似してみることが大切です。そこで今回は事業者、経営者の方へ向けて、プロジェクト管理の基本を解説します。

プロジェクト管理の経験が全くない方や上手い管理方法が知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

 

この記事の目次

  1. プロジェクト管理とは?
  2. プロジェクト管理の目的
  3. プロジェクト管理で管理すべき10項目
  4. プロジェクト管理のプロセス
  5. プロジェクト管理はエクセル表管理よりもクラウドシステムがおすすめ!

プロジェクト管理とは?

プロジェクト管理とは、プロジェクトをスムーズに進め、成功させるためにプロジェクトに携わる人や予算、スケジュールなどを上手くコントロールすることを指します。

プロジェクト管理におけるプロジェクトとは、納期や売上目標などの明確な目標を定め、計画的に実行する業務と捉えるとよいです。プロジェクトを成功させるためには、ポイントがいくつかありますが、最低でも「依頼主(クライアントや上司など)が求める品質」「予算」「スケジュール」の3点は満たさなければなりません。

プロジェクト管理を的確に行うことで、チーム全員でゴールを共有でき、それぞれがパフォーマンスを発揮して期日内にタスクをクリアすることにつながります。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理は、品質管理、予算、スケジュールの3つの視点で成果をあげるために行われます。

プロジェクト管理における具体的な目的や業務内容としては以下の4点です。

1.タスクの割り振りも含めた、ムダなく期限内に完成させるためのスケジュール管理
2.プロジェクトを予算内で成功させる予算管理
3.期待されているレベルの品質・技術を達成した成果物を提供する品質管理
4.プロジェクト成功のために今ある資源を最大限有効活用する資源管理

プロジェクト管理で管理すべき10項目

プロジェクト管理を行ううえで、知っておきたい知識として「PMBOK」があります。PMBOKとは、1980年代にアメリカの非営利団体PMIがプロジェクト管理に関する手法、ノウハウを体系立ててまとめたものです。

PMBOKでは、プロジェクト管理に関する知識を10項目に分類しています。基本となるカテゴリは品質、コスト、納期の3項目。さらにスコープ管理、要員管理、コミュニケーション管理など、細部に渡る内容も体系的にまとめられています。全体の管理については「統合管理」という項目があり、PMBOKを学べば、さまざまな視点からの管理を行えます。

品質管理

プロジェクトの成果物の品質を管理するだけでなく、品質テストを行う際のタスクも管理します。品質テストを行う際のテスト手順に関しては、必要な手順、不要な手順の取捨選択を行うことで、ムダな予算を省くことができ、工数を減らすことで利益を増やすことにもつながります。

また、適正な品質テストの体制を整えることができれば、客観的に成果物の現状を確認することができ、依頼主の求めるもの以上の成果物を出しやすくなるでしょう。

コスト管理

原価管理、予算管理、予実管理など、プロジェクト全体にかかるお金を管理します。予算の範囲内で成果を上げられるように、スタッフの人数に対して、工数は適正かどうか、不要なタスクが存在していないかなどの状況を把握することが必要です。

コスト管理は単に金銭の流れを管理するだけの作業ではありません。原価、予算の金額だけをチェックするだけではコストのコントロールは難しいため、納期管理、要員管理、調達管理などとも密接に関わってきます。

納期管理(スケジュール管理)

縦軸にタスク、横軸に日時を並べて、各タスクの進捗状況を管理するガントチャートなどを用いて、プロジェクトの計画と実績を管理します。

現在の要員のみで必要なタスクをこなすことができるのか、納期に対して遅れているタスクはないかを全体を見渡して確認する必要があります。また、計画に変更が出た際には、柔軟に対応する必要性のあるため、他の管理と比べても重要度は高いと言えるでしょう。

スコープ管理

何を行うかという視点のプロジェクトスコープ、何を作るかという視点の成果物スコープの2つの視点からプロジェクトの指針を明確にします。

例えば、「東京駅へ行くこと」を目的にした場合、人によって歩いていこうと考える人、地下鉄を利用しようと考える人など、明確な指標がなければ、個々人がバラバラに動いてしまいます。プロジェクトに関わるメンバーについても同様です。プロジェクト管理においては、必要な条件、最終的に求められている成果物が指標となります。

これらの指標を明確にしておき、ムダなくメンバーが動くための体制を整えることで成功へと近づきます。

要員管理

要員管理は、プロジェクトメンバーごとの作業状況を把握して、無理がありそうならタスクを削減、余裕がある部署にはタスクを増やすという形で、適材適所を実現するために必要です。

現在の人員だけで、目標の達成が難しそうであれば、他部署から人を集めたり、外から人員を募集したりすることも求められます。人員確保が難しければ、スケジュールを調整する必要もあるため、他の管理と上手く連携させることも重要になるでしょう。

コミュニケーション管理

大きなプロジェクトになればなるほど、それぞれのチーム間での情報共有が重要になってきます。コミュニケーション管理では、より良いコミュニケーション環境を目指して、必要な情報共有が過不足なく行われているかを把握します。

場合によっては、チーム間での情報共有が円滑に行えるように、コミュニケーションツールを整えたり、ドキュメントを作成したり、全体の連携がスムーズに行える体制を整えることが求められます。

リスク管理

リスク管理では、プロジェクトにおける不測の事態などを見越した対策を練ることで、プロジェクトにおける不安要素をなるべく排除します。

プロジェクトは長い期間で行われることが多いので、計画通りにゴールまで辿り着くことは簡単なことではありません。タスクを進めるなかで、何か問題が発生した時にスムーズに解決することは、納期、品質を守るためにも欠かせません。

万が一に備えて、起こりうる問題を予測し、対処方法を考えておくことで、プロジェクトの失敗を防ぐことのできる重要な管理項目です。

調達管理

調達管理は、調達に関する会社外の組織との連携の改善、最適化などを目的として行います。各プロジェクトでは、業種に応じてさまざまな形で外部の会社、組織と接点を持ちます。例えば、製造業であれば物品の仕入れ、ソフトウェア開発だと開発工程の委託といった目的で外部と関わります。

これら外部の会社もプロジェクトに関わる組織の一部と考えられるので、管理対象となります。いくら社内で行うタスクがスムーズに進んでいても、社外に任せていた部分が未完成でプロジェクトが達成できないという状況は往々にしてあります。場合によっては社内のタスクに悪影響が出ることも考えられるので、入念に確認を行う必要があるでしょう。

ステークホルダー管理

プロジェクトに関わるさまざまな人員、情報、道具などは、ステークホルダー(利害関係を有する人やモノ)として管理が必要です。先ほど調達管理でもお伝えした、プロジェクトに関わる外部の取引先は、利害関係を有する存在の1つです。

社内の人員も含めて、プロジェクトに関わるすべての人々を管理することは、プロジェクトの進行を円滑にするため、欠かすことのできない管理項目と言えます。

統合管理

統合管理は、プロジェクトのスタートとゴール、調整と指揮など、細かく分類されたプロジェクトの管理項目をまとめてコントロールして、プロジェクト全体を成功に導くために必要です。

ここまでお伝えした通り、プロジェクトの成功率を高めるためには、基本の3項目に加えて、4つの項目の管理も必要です。なかには項目を超えて、調整が必要な管理分野もあるので、情報をまとめて全体に影響が少ない形で調整する役目が求められます。

プロジェクト管理のプロセス

PMBOKでは、プロジェクト管理のプロセスについても、5段階に分けて解説されています。プロジェクト管理を行ううえで基本となる考え方になるため、ぜひ頭に入れておきましょう。

立ち上げ

プロジェクトを始める前に、社内で行ってよいという承認を得る段階です。プロジェクトを行ううえで必要となる、プロジェクトの目的、目標、予算、成果を明確に定め、プロジェクトの企画とどんな協力会社に何を依頼するのか、どんな人材が必要になるのかなどを正確に洗い出します。

計画

プロジェクトが掲げられた目的・目標の達成に必要となるタスクを洗い出し、計画を立てる段階です。PMBOKでは、計画に関して、20の細かな段階に分けて解説しています。目標を明確に定めることから始まり、タスクに関する規定、作業の流れに関する指針もあわせて決めておく必要があります。

実行

計画段階で定めた内容に基づき、人員、資源を最大限に活用して、プロジェクトを実行する段階です。実際にタスクを進める中で、予算、人員、進行具合にズレが生じてきます。その際には、計画内容を修正して、ムリなく、ムダなく最大限の利益が確保できるように作り直す必要があります。

監視・管理

プロジェクトに関わるタスクにおいて、当初の計画とのズレがないかをプロジェクトの始まりから終わりまで、継続的にチェックする段階です。チェックした際に、計画とのズレがあった場合には、正しい方向への修正を行います。目標となる成果物を仕上げるためにも、重要な段階と言えるでしょう。

集結

プロジェクトの終盤に、全体のプロセスを確認、検証し、完了させる段階です。プロジェクト終了後は、今回のプロジェクトで獲得した情報、経験を次のプロジェクトに活かせるよう、整理して保管する必要があります。成果物を仕上げることも大切ですが、作業過程で得られた知識や経験という目に見えない資源も会社にとって貴重な財産となるでしょう。

プロジェクト管理はエクセル表管理よりもクラウドシステムがおすすめ!

プロジェクト管理について、目的や基本的な方法をお伝えしました。ひと通り確認してみると分かりますが、管理が必要な項目は多岐にわたり、膨大な時間が掛かります。エクセルで作成した表で管理するケースも多いですが、正確さを求めるのであれば、クラウドシステムで管理するのがおすすめです。

クラウドシステムのなかでも、スマレジ・タイムカードであれば、ボタン一つでプロジェクトが作成でき、予定期間、進捗、予算、実績など、管理に必要な項目を一括で管理できます。

また、作業に関わる人員の日報もタグで自動集計して、管理することが可能なので手軽に現状把握が行えます。正確なプロジェクト管理を手軽に行いたい方は、一度検討してみてはいかがでしょうか。

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オンライン相談

執筆 菊池 勲

複数事業が存在するスマレジの中で、全社横断的にWebマーケティングを展開する事業戦略本部にてマーケティングを担当。 主にオンライン広告の取扱をメイン業務とし、各ベンダー様と共に出稿後のパフォーマンス・予算管理・データ分析および検証に基づくプランニングを担当。

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