小売業を営む方は、在庫管理を徹底するために「在庫引当」という概念を理解することが必要になります。在庫引当をしっかり理解しておかなければ、取引相手の信用を損なう可能性が高まるからです。
本記事では、在庫引当の概念や重要な理由、在庫引当の方法、注意点について紹介します。最後には、在庫引当を行うのに便利なシステムにも触れるので、これから小売業を始める方や開業したばかりの方は参考にしてみてください。
この記事の目次
在庫引当とは
在庫引当とは、既存の在庫から新たに注文を受けた分の在庫を確保することをいいます。たとえば、商品Aの在庫が100個あったとして、取引先Xから70個の注文を受けた場合、取引先Xの注文数分の在庫を確保するために、100個の在庫から70個を差し引くことが在庫引当です。この場合、在庫引当によって販売可能在庫数は30個となり、その後の注文はこの在庫数の範囲内で受けることになります。
在庫引当によって在庫が十分な量から著しく少なくなったときは、仕入れを行い在庫を調整することが大切です。特に大口注文（一度に大量の商品を注文すること）を受け付ける小売業や卸売業は、在庫管理を徹底する必要があるため、在庫引当のシステムを構築することをおすすめします。
在庫引当をする意味
在庫引当が重要な理由は、商品の在庫状況を把握し、注文トラブルを避けるためです。在庫引当によって正確な在庫を管理していれば、在庫以上の注文が来た際に発注内容の変更を依頼したり、注文を断ったりすることができます。
仮に在庫引当をせずに、販売できる在庫を把握していない状態が続けば、提供できない量の商品の注文を受けてしまう可能性が高いです。たとえば、先ほどの例を出すと、取引先Xの注文により販売できる商品Aの在庫が30個にもかかわらず、在庫引当をせずに在庫を把握していなければ、別の取引先Yから同商品の注文が30個以上入っても、承諾する可能性があります。
もし提供できない量の発注を受けてしまうと、期日通りに商品を届けることができずに、お客様に迷惑をかけることになるでしょう。在庫が小規模であれば、在庫引当をしなくても把握できるかもしれませんが、取扱アイテムが多くなれば、規模が小さくても確認ミス等が発生する可能性があります。
在庫管理の徹底は、取引先との信頼関係に影響するので、小売業や卸売業を営む方は在庫引当の重要性を理解しておきましょう。
在庫引当のロジック
在庫は受注（取引先から発注）すると減少し、発注（仕入先から補充）すると増加します。在庫管理は、在庫引当と在庫仕入の繰り返しです。正確な在庫管理をするためには、有効在庫数（販売できる在庫数）を計算できるようにしておく必要があります。
在庫引当後の有効在庫数の計算方法はシンプルで、最初の有効在庫数から受注分を引き、発注分を足していきます。たとえば、以下のような取引が行われたとします。
- 4月1日：有効在庫数50個
- 4月3日：20個の受注
- 4月5日：15個の受注
- 4月7日：40個の発注
- 4月9日：30個の受注
では、4月10日時点の有効在庫数を計算してみましょう。まず、4月1日時点の有効在庫数は50個で、3日と5日にそれぞれ20個と15個の受注があるため、5日を終えた時点の有効在庫数は、50-20-15＝15個となります。
次に、7日に40個の在庫を補充しているため、7日を終えた時点の有効在庫数は15+40＝55個です。そして、9日に30個の受注があるため、9日終了時点の有効在庫数は55-30＝25個となり、発注しなければ10日以降は25個まで受注可能です。
計算自体は単純な足し算と引き算の繰り返しなので、計算ミスや記録ミスをしないように気をつけることがポイントです。
在庫引当を行う方法
在庫引当を具体的に行う方法について紹介します。在庫状況を手書きでノートにまとめたり、エクセル（表計算ソフト）で管理することが一般的ですが、在庫管理システムを活用するのもおすすめです。両者のメリット・デメリットを比較して、店舗にあった方法を活用してみましょう。
手書きやエクセルで行う
まず挙げられるのが、手書きやエクセルで在庫引当を行う方法です。ノートに簡易的な表を作成し、実在個数と受注数、発注数を記入したり、エクセル関数による自動計算を活用したりすることで、有効在庫数を把握します。
どちらの方法も費用がほとんど発生しないのがメリットで、取り扱うアイテム数が少なく、目視で確認できる規模であれば有効的な方法といえます。しかし、規模が大きくなるほど在庫管理の手間が大きくなり、人的ミスを誘発しやすくなる点がデメリットです。
在庫管理システムなどのツールを使う
人的ミスを防ぎ、より確実に在庫引当を行うためには、在庫管理システムを活用することをおすすめします。在庫管理システムとは、在庫状況をデータで管理し、リアルタイムで有効在庫数を把握できるシステムです。
在庫管理システムを活用すれば、受注数や発注数が自動で更新され、常に最新の有効在庫数を表示してくれます。特に便利な点は、発注から納品までのタイムラグを考慮した上で、有効在庫数を計算してくれるため、より正確な在庫状況を把握することが可能です。
システム導入のためにコストはかかりますが、費用対効果を考えると業務効率化に効果的なので、手書きやエクセルでの在庫管理が難しいと感じる方は前向きに導入を検討してみましょう。
在庫引当をする際の注意点
在庫引当をするときにいくつか注意しなければならない点があります。特に意識すべきポイントは、実在庫とデータの数量を一致させることと、在庫数や保管場所を正確に管理することです。
定期的に実在庫を目視で確認することは大切なので、これらのポイントを押さえて在庫を管理しましょう。
実在庫とデータの数量を一致させる
在庫引当をする際は、実在庫とデータの数量に差が出ていないか小まめに確認することが重要です。さまざまな理由により、データ上の理論値が実在庫とずれることが多々あります。
たとえば、商品の販売期限が過ぎて廃棄処分した数量をデータから差し引いていなければ、実在庫とデータの数量に差が生まれるのは当然です。
また、あってはならないことですが、従業員による内引きによって実在庫が減っているケースもあるかもしれません。実在庫とデータの数量にずれがある場合、正確な在庫管理ができないので、常に実在庫とデータの数量を一致させるようにしましょう。
在庫の数や保管場所を正確に管理する
在庫の数と保管場所を正確に管理することも大切です。商品によっては保管方法が異なり、保管場所が離れていることもあります。そこで実在庫を正確に把握するために、すべての商品がどこにいくつあるのか知っておくことが重要です。
特に複数の場所で商品を管理している場合は、速やかに取引先の元に提供できるように、情報共有をしておく必要があります。保管場所が複数ある場合は、各保管場所で何の商品を管理しているのか、表などでまとめておき、確認漏れがないように注意しましょう。
在庫管理に役立つPOSレジ「スマレジ」とは？
在庫管理に役立つシステムが多数展開されていますが、その中でもスマレジのPOSシステムがおすすめです。
ここでは、スマレジがどのようなサービスなのか、また特徴について紹介します。在庫管理システムの導入を検討している方は、システム選びの参考にしてみてください。
スマレジとは
スマレジとは、無料で始められるクラウド型POSシステムで、在庫管理に必要な機能も多数搭載されています。基本的なレジ機能をはじめ、売上分析や顧客管理、予算管理、受注管理など、小売業を営む上で重要な業務を効率化することが可能です。
必要な機能を購入して自由に搭載させることができ、低コストで在庫管理に必要な機能を導入できます。幅広い業種で利用されており、2022年8月時点でスマレジ導入店舗が116,000店舗を突破しています。スマレジに興味のある方はお気軽にオンライン相談や無料資料請求をご利用ください。
POSレジ上で在庫管理データを表示できる
スマレジでは、POSレジ上で在庫管理データを表示できます。クラウド型のPOSレジと在庫のデータを共有できるので、インターネット環境下であれば、スマホやタブレットを使っていつでもどこでも在庫状況を把握することが可能です。
バックヤードや外出先などレジ付近にいなくても簡単に在庫状況を知れるため、リアルタイムで在庫を把握できる点が魅力といえます。
小売業で役立つ在庫管理機能が充実
小売業で役立つ在庫管理機能が充実している点も、スマレジの特徴です。発注数や受注数がリアルタイムで更新され、商品の動向を正確に追うことができます。また、バーコードリーダーを使うことにより独自に棚卸をすることができ、実在庫とデータの数量を簡単に一致させることが可能です。
ほかにも、複数の店舗間で在庫を移動させる際に、出庫・入庫登録も行えます。特に在庫の移動が激しい店舗は、実在庫とデータ上の在庫に差が生まれやすいので、取り扱いアイテムが多い店舗におすすめの機能です。
ECサイトの在庫管理にも活用できる
ECサイトの在庫管理にも活用できます。複数のECサイトに商品を出品している場合でも、受注作業から在庫管理、売上管理など、あらゆる業務を一元管理できる点が魅力です。在庫データと連動できるので、常にリアルタイムの在庫数をECサイト上の在庫数に反映できます。
また、入金確認や出荷待ち、出荷済などのステータスを取引ごとに確認できるため、取引状況を明確にすることが可能です。商品が動向するたびに手動で更新する必要がなく、快適にECサイトを運営できるので、Eコマースを導入したい方は、活用してみてください。
スマレジ導入までの流れ
スマレジを導入するには、まずアカウントを作成する必要があります。アカウント作成から機器の導入までに約2週間ほどかかり、アカウント作成から30日間は無料ですべての機能を使うことが可能です。
無料期間終了後、自動的にスタンダードプラン（無料プラン）に切り替わりますが、在庫管理システムとして継続して利用したい場合は有料プランに切り替える必要があります。無料期間中でも無料電話相談が可能なので、気になる点があれば、気軽に質問してみましょう。
在庫引当を把握して正確に在庫管理をしよう
在庫管理をする上で、在庫引当業務は非常に大切です。在庫引当を徹底することで、常に正確な在庫状況を把握することができ、取引先とのトラブル防止につながります。
在庫引当は手書きやエクセルで在庫引当を行うことも可能ですが、人的ミスを引き起こしやすいため、在庫管理システムの導入がおすすめです。スマレジでは、在庫管理に役立つ便利な機能が充実しているので、在庫管理システムとしての導入を検討してみてください。
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