シフト表の作成にはシフト作成ソフトやアプリが便利！おすすめは？

初めてシフト表を作成することになった管理者の中には、一体どんな方法でシフト表を作ればいいのか分からず、困っている方もいるのではないでしょうか。シフト作成の方法はさまざまですが、実はシフト作成ソフトやアプリを活用すれば、初めてシフト表を作る人でも短時間で作業を終えられます。

本記事ではシフト表作成の方法やシフト作成ソフト・アプリの選び方について説明します。最後におすすめのシフト作成ソフト・アプリも紹介するので、シフト作成の参考にしてみてください。

シフト表の作成には3つの方法がある

ソフト表はさまざまな方法で作成できます。主な作成方法は、手書き、エクセル、シフト作成ソフト・アプリの3つです。それぞれの方法ごとにメリットもあればデメリットもあるため、シフト表の作成者によって適した作成方法は異なります。

ここでは、それぞれの方法について具体的に説明します。どの方法が自分に向いているのか、チェックしてみましょう。

手書きで作成する

手書きでシフト表を作成する場合、真っ白な用紙に自分でシフト表の枠組みを作り、必要事項や従業員の名前を書き込みます。主な作成方法は以下の通りです。

1. 真っ白な用紙を用意する
2. 定規で線を引きながらシフト表の枠組みを作る
3. 氏名や勤務時間などの必要事項を項目欄に記入する
4. 従業員のシフトの枠を埋める

手書きなので、作業内容は至ってシンプルです。表を書いたら、中に必要事項と従業員の名前を埋めていきます。一見面倒のように感じるかもしれませんが、従業員数が数名で、1日のシフト枠が1～3名の場合は、スムーズに手書きで作ることが可能です。慣れないパソコンやシステムで作るよりも、気軽に作業できる点がメリットといえます。

一方で、全ての従業員の名前を手書きで記入しなければならないため、28～31日分のシフト枠を埋めるだけでも時間がかかります。また、作成途中で変更になった場合、消しゴムや修正液で消した後に正しく書き直したり、枠を追加したりしなければならなくなるので、効率良く作業を進められません。

したがって、シフト作成を手書きで行う場合、誰でも手軽に作業を進められますが、作業が非効率になり時間がかかる傾向があります。

エクセル（Excel）で作成する

表計算ソフトのエクセルを使ってシフト表を作成することで、手書きよりも作業を効率良く進めることができます。エクセルでシフト表を作る手順は、以下の通りです。

1. 作りたい範囲のセルを選択して表の枠組みを作る
2. 項目欄に必要事項を入力する
3. 従業員のシフトの枠を埋める
4. 罫線や太字などを活用して全体のバランスを整える

エクセルも手書きと作成手順は同じですが、各工程にかかる時間が圧倒的に違います。手書きの場合は、シフト表の枠組みを作るだけでも数分はかかる可能性があるのに対し、エクセルの場合は、わずか数秒で作ることが可能です。エクセルは表の枠組みを一瞬で追加や削除でき、従業員の名前をコピー&ペーストすれば、短時間でシフト表を埋めることができます。

また、カスタマイズ性が高く自動集計も可能なため、クオリティの高いシフト表を作りつつ、業務効率のアップが期待できます。しかし、データの入力に手間がかかり、入力ミスが発生する可能性がある点はデメリットです。

エクセルは、パソコンに慣れていない方にとっては難しく感じるかもしれませんが、パソコンが得意な方や普段からエクセルを使っている方は、スムーズにシフト表を作成できるでしょう。

シフト作成ソフト・アプリで作成する

手書きやエクセル以外にも、シフト作成ソフト・アプリを活用する方法もあります。

シフト作成ソフト・アプリは、シフト表作成に必要な機能が揃っているので、パソコンに慣れていない方でも素早く適切にシフトが組めます。例えば、提出されたシフト希望の一元管理や、集計した結果をもとにしたシフト表作成が可能です。誰がどの日時に希望を出しているのかもすぐに確認できるため、シフトを埋める作業時間が短縮できます。

シフト作成ソフト・アプリは管理者に対してだけではなく、従業員にとってもメリットが大きいです。たとえば、過去のデータをもとにしたシミュレーションする機能を使えば、従業員を平等に配置でき、シフトの偏りの改善につながります。従業員が働きやすい環境を整えるのに最適です。

業務の効率化だけでなく労働環境の改善にも力を入れたい事業者は、シフト作成ソフト・アプリの導入を検討してみましょう。

シフト作成ソフト・アプリを選ぶコツ

さまざまなシフト作成ソフト・アプリが提供されているので、導入目的を考えた上でサービスを選ぶことが重要です。

ここでは、シフト作成ソフト・アプリを選ぶポイントを紹介します。主に着目したいのは、機能性、操作性、コストの3つです。それぞれ具体的に説明するので、シフト作成ソフト・アプリを選ぶときの参考にしてみてください。

機能性で選ぶ

シフト作成ソフト・アプリによっては、シフト表作成に便利な機能が多く搭載されています。シフト表の作成が主な機能ですが、集計機能に強みを持っているソフトや細かく勤務条件を設定できるソフトなど、サービスによって特徴は異なります。

シフト作成ソフト・アプリのタイプは、以下の3つに大きく分類できます。

• シフト希望の集計に強い
• 勤務条件を細かく設定できる
• シフト運用に役立つ機能が揃っている

従業員数が多くシフト希望の集計が大変な事業者には、システム上でシフト希望を提出できるサービスがぴったりです。従業員の勤務時間や労働内容が異なる場合は、勤務項目を自由にカスタマイズできるサービスを選びましょう。

また、複数店舗を経営している事業者は、リアルタイムでシフトが管理できるなど、シフト運用に強いソフトがおすすめです。事業形態や従業員の勤務状況によって、最も適したタイプのシフト作成ソフト・アプリを選びましょう。

使いやすさで選ぶ

システムに慣れていない方は、使いやすさで選ぶこともポイントです。いくら機能が充実していても、使いこなせなければ意味がありません。多くのシフト作成ソフト・アプリは、パソコンが苦手な人でも使えるようなデザインになっていますが、個人差があることを覚えておきましょう。

本格的に導入する前に、無料体験や無料デモを利用して、事前に使い勝手のよさを確認しておくと良いでしょう。せっかくシフト作成ソフト・アプリを導入しても、上手く活用できなければ、無駄なコストを生み出してしまいます。

シフト作成ソフト・アプリ選びで失敗しないためにも、あらかじめ操作性は確認しておきましょう。なお、安心してサービスを活用できるように、サポート体制の充実度も確認しておくことをおすすめします。24時間サポートなど支援体制が整っていれば、使い方に困ったときでも、すぐに助けてもらえます。

コストで選ぶ

シフト作成ソフト・アプリは運用コストが発生するため、コスト面でソフトやアプリを選ぶこともおすすめします。先に機能性ばかりを求めてしまうと料金も高くなりがちなので、予算内で導入できるサービスをいくつかピックアップし、その中から機能性や操作性で選びましょう。

なお、サービスによっては完全無料で利用できるものもあります。有料サービスに比べれば機能性は劣りますが、最低限の機能が搭載されたシンプルな構成になっています。

本格的にシフト表作成をシステム化する前に、お試しでシフト作成ソフト・アプリを使ってみたい方は、無料サービスを活用してみると良いかもしれません。

自動作成に便利！シフト作成ソフト・アプリのおすすめ3選

シフト作成ソフト・アプリには数多くのサービスがあります。ここでは、どのシフト作成ソフト・アプリを利用すれば良いのか分からない方に、初心者にもおすすめのサービスを3つ紹介します。

スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードは、クラウド勤怠管理サービスで、シフト管理機能を活用すればシフト表作成が可能です。従業員からシフト希望日を提出してもらい、希望日を照らし合わせながら簡単操作でシフト表が作れます。

作成したシフト表も見やすく表示されスマホからスケジュールが確認できるため、従業員にも易しいシステムです。また、部署や勤務パターン毎にシフトに必要な人数を設定できるので、人員不足の日が一目で分かるようになっています。

従業員10名までは月額2,420円（税込）で利用でき、11名以上は1人増えるごとに385円の追加料金が発生します。すべての機能が60日間無料で利用できるので、試しに使ってみると良いでしょう。

勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、ベストなシフトを自動で簡単に作成できるサービスのため、さまざまな業界や職種で利用されています。初期費用は無料で、20名までであれば月額6,000円（税抜）でサービスを利用できます。

こちらのサービスには「勤務シフト作成お助けマンDay」と「勤務シフト作成お助けマンTime」の2つのラインアップがあります。「勤務シフト作成お助けマンDay」は早番や遅番など希望を割り当てるシフト作成に向いており、「勤務シフト作成お助けマンTime」は時間を指定したシフト作成に向いています。

どちらも自動でシフト表を作成してくれるので、シフトを考えるのが苦手な方はぜひ検討してみてください。2か月間の無料トライアルで試すことができます。

らくしふ

らくしふはLINEを活用したシフト管理サービスで、シフト作成をスムーズにできる点が魅力です。LINEを通して従業員にシフト希望を提出してもらい、希望を自動で反映し、シフトを作り上げます。

事前に人件費や適正人数を設定しておけば、後はスタッフが希望を提出するのを待つだけです。自動でシフト表が作成されるので、シフト管理における工数を大幅に削減し、効率良くシフト表を作成したい方におすすめです。

年中無休でLINEでのチャットサポートを行っているので、気軽に問い合わせをしやすい点も特徴です。なお、利用料金に関しては、直接問い合わせをしなければなりません。

無料で使えるシステムもある！シフト表の作成にはソフトやアプリを活用しよう

シフト表の作成にはソフトやアプリの活用がおすすめです。ソフトやアプリを導入すれば、従業員から集めた勤務希望をもとに自動でシフト表を作成できるため、シフト表作成にかかる工数を軽減できます。また、従業員も完成したシフト表をすぐに確認でき、平等なシフト表作成を期待できます。

シフト表作成サービスは多々ありますが、中でもおすすめなのがスマレジ・タイムカードです。シフト表作成だけでなく、他にも勤怠管理に役立つ機能が豊富なので、全体的に業務の効率化が目指せますので、お気軽にご相談ください。