タイムカードを導入して勤怠管理をしたい事業者の方は多いと思います。タイムカードは比較的導入が簡単で、コストをかけずに導入できますが、覚えておきたいデメリットもあります。
今回はタイムカードの仕組み、メリットやデメリット、勤怠管理システムとの違い、おすすめの勤怠管理の手法、更にはおすすめのソフトまでご紹介します。ぜひ会社の状況に合わせた勤怠管理システムを導入するための参考にしてください。
この記事の目次
タイムカードの仕組み・使い方
タイムカードとは、出勤、退勤、休憩などの時刻を記録するためのカードです。タイムレコーダーにタイムカードを入れると出勤や退勤の時間が印字されるので、その記録を元に労働時間が把握できます。タイムカードは、タイムレコーダーを使って労働時間を記録する仕組みそのものを指すこともあります。
労働基準法によると、会社はこのカードを5年間保管する義務があり、違反すると30万円以下の罰金が科せられる場合があります。
タイムカードのメリット
タイムカードは労働時間の管理方法として、多くの企業が導入しています。ここではどのようなメリットがあるか、詳しく解説します。
シンプルで誰でも簡単に使える
まず、タイムカードは誰でもすぐに使える点がメリットです。タイムカードをレコーダーに通せば労働時間の記録ができ、それ以上の操作はほとんど必要ありません。使い方がわかれば、数秒とかからずにタイムカードの打刻が完了します。
コストが安い
タイムカードは導入コストがほとんどかからない特徴があります。職場ごとに1台のタイムレコーダーとタイムカードがあれば良いため、導入コストはそれほどかかりません。維持コストも安く、人件費を除けばカードとインク代だけで運用できます。
特に勤怠管理にコストをかけるのが難しい中小企業にとって、タイムカードは導入するメリットが大きいといえるでしょう。
タイムカードのデメリット
タイムカードは、導入と運用のしやすさがメリットの労働時間管理方法です。一方で、デメリットもあります。ここでは、具体的にどのようなデメリットがあるか解説します。
レコーダーの押し忘れや不正打刻などのリスクがある
タイムカードによる労働時間管理のデメリットとして、レコーダーの押し忘れや不正打刻のリスクが挙げられます。例えば、遅刻した際に同僚にレコーダーを押してもらうなどの不正打刻が簡単に行えます。
タイムカードは実際の業務と連動していないため、ごまかしや改ざんが容易にできてしまいます。これは、タイムカードの最大のデメリットと言えます。
計算・集計ミスやデータの改ざんが起こり得る
タイムカードは従業員による数字の改ざんだけではなく、計算・集計ミスやデータの改ざんが起こり得るのも問題です。タイムカードで打刻された情報は人の手で集計され、電卓や表計算ソフトなどで計算されます。
全て手作業で行われるため、データの入力ミスが起きてしまう可能性は0ではありません。また、残業時間があまりにも長いなど労働時間に問題がある場合、担当者は意図的にデータを書き換える可能性があります。
保管期間が定められているため管理が大変
労働基準法において、労働時間を管理するタイムカードは5年間の保管が義務付けられています。従業員が数人程度であれば大きな問題ではないかもしれませんが、大企業のように従業員が多い企業の場合、タイムカードの保管だけでもそれなりのスペースが必要です。
また、タイムカードの回収や集計、保管など必要な業務が多くなり、管理コストがかかってしまいます。
残業時間や有給休暇の管理がしにくい
タイムカードは正確な残業時間の把握や有給休暇の管理には向いていません。それは、タイムカードはリアルタイムな勤怠管理ではないためです。2019年の働き方改革関連法の施行により、リアルタイムな労働時間や有給休暇の取得状況の管理が求められるようになりました。
タイムカードは前述した通り、改ざんしやすく、打刻ミスや入力ミスのリスクが回避できません。そのため、正確な労働時間の把握には不向きです。有給休暇の管理にはそもそも対応しておらず、別の管理方法が必要になります。
タイムカードよりも勤怠管理システムがおすすめ！
タイムカードの運用は導入が簡単ですぐに運用できるものの、働き方改革関連法に対応した管理は難しく、適切に管理するには限界があります。そのため、勤怠管理システムを活用するのがおすすめです。
勤怠管理システムはPC・スマホ・ICカードによる打刻や生体認証などを使い、インターネット上のデータで労働時間や有給を管理できるシステムです。ここでは勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。
勤怠管理における業務の効率化が期待できる
勤怠管理システムを導入すると、業務効率化の効果が期待できます。勤怠管理システムでは、各従業員のタイムカードを集め、打刻漏れやミスを確認する手間が省けるのです。出勤や退勤がその場で記録されると、自動で集計までリアルタイムに行えます。結果、勤怠管理における業務の効率化が実現できます。
また、出退勤の管理に加えてシフト管理、休暇管理、給与管理までできるものもあります。労働時間が長すぎる、遅刻が多い、有給が取れていないなど、労働状況に問題がある従業員に対してアラートできる機能も、システムによっては利用可能です。
勤務状況をリアルタイムに確認できる
勤怠管理システムは、勤務状況をリアルタイムで確認できる特徴もあります。勤怠管理システムは、PCの起動や入室ゲートなどを利用し、日常業務に組み込む形の出退勤管理が可能です。そのため、打刻漏れの発生を防ぎ、より正確な勤怠管理が実現できます。また、法律を遵守した勤怠管理体制を整えられます。
更に、労働時間に問題がある従業員の把握にも効果的です。例えば、労働時間が長すぎるのは法律に違反し罰則の対象になります。そのような傾向のある従業員の就業時間をリアルタイムで把握できるため、事前対策をしやすくなるでしょう。
人的ミスやデータの改ざんなどが防げる
勤怠管理システムは人的ミスやデータ改ざんを防ぐのに効果的です。勤怠管理システムではICカード、生体認証、GPSを利用した打刻が可能で、従業員以外の人が代理で行うなどが難しく、記録を改ざんすることができません。
このような不正打刻は法律上で禁止されているだけではなく、会社にとっても損失が大きいです。不正打刻により遅刻の改ざんが行われると、不正な給与の支払いにも繋がります。改ざんが起きるような社内環境は、会社の生産性にも影響しかねません。
社内の勤怠管理体制を整え、不正できない環境づくりは、健全な組織づくりにも効果的です。
残業時間や有給休暇の情報も一元管理できる
勤怠管理システムを導入すると、残業時間や有給休暇の情報を一見管理できます。前述したとおり、働き方改革関連法により、残業時間や有給の管理、従業員の有休消化が義務付けられ、適切な管理が求められるようになりました。
勤怠管理システムでは残業時間の管理に加え、有給の申請や承認、有給の取得日数まで管理できます。残業時間は、法定外労働、深夜労働、休日出勤など条件に当てはまる場合に割増賃金を支払う必要があり、細かい条件の確認や計算が必要です。
勤怠管理システムの種類
勤怠管理システムには、大まかに「タイムレコーダー型」、「オンプレミス型」、「クラウド型」の3種類があります。ここでは、それぞれの種類について特徴、メリット、デメリットを解説します。
タイムレコーダー型
タイムレコーダー型とは、タイムカードのようにタイムレコーダーを利用して、出退勤の時間を記録するタイプの勤怠管理システムです。ICカードや指紋認証、社員ID、PCやスマホを利用した記録方法などがあり、タイムカードと同様比較的導入の手間が少なく、コストがかからない点がメリットです。
ただし、打刻方法によっては管理の手間が増える、管理コストの問題が発生する場合があります。そのため、導入コストだけではなく管理コストも考慮すると良いでしょう。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、会社が保有するサーバーにソフトウェアを導入するタイプの勤怠管理システムです。セキュリティ性の高さが特徴で、勤怠管理システムを自社に合わせて自由にカスタマイズできます。サーバーによってはオフラインでの出退勤の管理も可能です。
ただし、導入には100万円を超える費用がかかり、制度の設計やシステムの構築に時間がかかります。すぐに使い始められないのは、オンプレミス型の大きなデメリットです。また、システムの設計には専門のエンジニアが必要です。業務の都合上セキュリティ性を求める場合には、オンプレミス型での勤怠管理がおすすめです。
クラウド型
クラウド型は、インターネット上で行う勤怠管理方法です。インターネット上で情報を管理するため、時間や場所を問わず、就業状況の確認ができます。勤怠管理の法律が改変された場合でも、すぐに対応できる特徴があります。オンプレミス型と比べると導入コストが安く、維持費もそれほどかかりません。また、導入がしやすくに使い始められるのもメリットです。
デメリットとしては、セキュリティ性はオンプレミス型と比べると弱く、カスタマイズに制限があることです。また、オフラインでの利用ができないことも考慮しましょう。
勤怠管理システムのおすすめ3選
勤怠管理システムは多くのサービスがあるため、どのシステムを選ぶべきか迷う人も多いと思います。ここでは勤怠管理システムのおすすめを3つ紹介します。
スマレジ・タイムカード
スマレジ・タイムカードは0円からで導入でき、豊富な機能と安価な料金プランが特徴の勤怠管理システムです。出退勤は顔写真による出勤確認、PCやスマホでの出勤、笑顔認証などの出勤管理方法から選べます。不正打刻の防止方法として、パスワードだけではなく写真撮影やGPSによる管理が可能な点も特徴です。
クラウド型サービスで、勤怠管理に加え、シフト管理、休暇管理、給与計算、労務アラートや年末調整の機能も備えています。そのため、勤怠管理から給与計算まで多くの業務を効率化できます。
料金は「スタンダード」「プレミアム」「プレミアムプラス」「エンタープライズ」の4種類があり、勤怠管理機能のみであれば、30名まではスタンダードプランの0円で利用できます。31名以上の場合には、月額1,210円（税込）と31名以降1人あたり110円（税込）で利用可能です。
アマノ「VG Cloud」
アマノのVG Cloudは、勤怠管理システムのハイエンドモデルであるTimePro-VGを、より利用しやすい価格にしたクラウド型の勤怠管理システムです。
使い勝手にこだわったトップ画面には、部署の従業員の出勤状況や在宅勤務状況をひと目で把握でき、残業管理や有給取得についてもすぐに確認できます。
また、出勤や退勤の細かい設定が可能です。ICカードを初め、PC、スマートデバイス、生体認証、ドアセキュリティログなどの情報を利用した出退勤管理ができます。
従業員300名ほどの企業であれば、利用人数による従量課金制で利用可能です。また、従業員300名を超える企業であれば、TimePro-VGの方がよりお得になる場合があります。
セイコー「クラウド勤怠管理ソリューション」
セイコーの「クラウド勤怠管理ソリューション」は、Web上で簡単に勤怠管理ができるシステムです。勤務時間の管理に加え、業務内容や生産性の見える化までサポートします。企業の就業規則に合わせたカスタマイズが可能で、フレックスタイム制やコアタイム制など、細かい管理が求められる制度にも対応できます。
打刻形式も、紙や磁気のカード、ICカード、PC、タブレットなど幅広い形式に対応しています。そのほか給与管理システムとの連携など、会社の状況に合わせた課題解決も可能です。
勤怠管理システムを導入してより正確で簡単な勤怠管理を目指そう！
タイムカードによる勤怠管理は導入が簡単で費用がかからないものの、働き方改革関連法への対応は難しいです。管理の手間やリスクを考えると、タイムカード制度の導入ではなく、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
スマレジ・タイムカードはお手軽で機能が豊富な勤怠管理システムです。勤怠管理システムの導入をご検討であれば、ぜひ以ご検討下さい。
