ワークフローやワークフローシステムについて情報を集めている事業者の中には、どのような機能が備わっていて、どんなメリットがあるのか気になっている方もいるのではないでしょうか。実は、ワークフローシステムには様々な機能、種類があるため、事業者のニーズにマッチしたシステムを導入することが重要です。
本記事では、ワークフローシステムの機能やメリット、種類を説明します。最後におすすめのシステムも紹介するので、事業と相性の良いシステム探しの参考にしてみてください。
この記事の目次
ワークフローとは？
ワークフローとは業務の流れのことで、一連の作業や手続きを図式化したものをいいます。
作業の段取りを説明するときに使われることが多く、文章で説明するよりも簡略化でき、伝えたい情報を正確に表示することが可能です。たとえば、製造業の作業工程などでワークフローが使われています。
しかし近年では、ワークフローという言葉は書類の流れを示すときにも使われる傾向があるようです。たとえば、書類に記載されている内容を各部署に回し、各責任者の同意を得るときの流れもワークフローとなります。
本記事では、書類の流れを示すワークフローについてご紹介します。
紙を使ったワークフローの課題
紙を使ったワークフローには、いくつかの課題や問題点があります。
- 書類が多く業務が煩雑
- 承認者の都合に合わせなければならない
- スケジュールがかみ合わなければ、申請などに時間がかかる
- 書類を持っている人にしか進捗状況がつかめない
- 郵送が必要なときはやり取りに時間がかかる
- 保管場所が必要
- 他の書類と混ざらないように分かりやすく管理しなければならない
業務に必要な書類が増えるほど書類の流れが複雑になり、煩雑しやすい点は紙を使ったワークフローの大きな課題の1つです。また、承認者のスケジュールに合わせなければならないため、書類の所持者のタイミングで業務を行うことができません。
承認者が忙しくなかなか確認してもらえない場合は、その分書類が停滞することになり、業務効率が悪くなります。他にも、書類を持っている人しかワークフローの進捗を把握できない点や、紙の保管に手間がかかる点も、紙ベースのワークフローの課題といえます。紙ベースのワークフローは作業効率が悪くなり、生産性の低下を招くことになるでしょう。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、ワークフローを電子化したシステムです。従来は紙ベースで書類を回すことが基本でしたが、システム化することにより、電子データで書類のやり取りができるようになります。
ここでは、ワークフローシステムの主な機能やメリット、種類について紹介します。
ワークフローシステムの主な機能
ワークフローシステムには様々な機能が搭載されています。代表的な機能は以下の通りです。
- 申請フォームの作成機能
- 入力項目の自動チェック機能
- 承認フローや承認方法の設定機能
- スマホからの申請・承認機能
- 申請の承認や差し戻し、再申請機能
- 承認状況を確認できるステータス管理機能
- 未承認書類を知らせる自動リマインド機能
- 申請書検索機能
- チャットツール連携機能
特にメインとなる機能は、申請フォームの作成機能や入力項目の自動チェック機能です。テンプレートでフォーマットを作成でき、簡単操作で申請や承認が可能になります。また、スマホで簡単に申請・承認でき、書類の現状を一元的に確認できる点も特徴です。
ワークフローシステムの機能を活用すれば、書類を停滞させずにスムーズに回せるようになるでしょう。
ワークフローシステムを導入するメリット
ワークフローシステムを導入することで、書類の停滞を防げる以外にもさまざまなメリットや効果があります。特に大きなメリットは、「業務の効率化」「内部統制の強化」「決裁時間の短縮化」「労働の多様性化」の4つです。それぞれのメリットについて、具体的に説明します。
申請から承認までの業務が効率化する
ワークフローシステムを活用すれば、申請から承認までの業務を効率化させることが可能です。書類をペーパーレスにすることで、書類のやり取りの手間を省けます。前述の通り、紙ベースでやり取りをする場合、承認者の都合に合わせなければならないため、どうしても業務効率が悪くなりがちです。
システム内で書類を受け渡しできるようになれば、申請者は作成した書類をシステム上にアップするだけで、書類を申請できます。システムに書類をアップロードできたら、あとは承認者がシステムにアクセスして承認してくれるのを待つだけです。
申請者は承認待ちの時間に他の作業にリソースを割くことができるため、全体の生産性がアップします。また、未承認の書類を承認者に知らせてくれるリマインド機能もあり、確実に承認者に確認してもらえるので、作業の正確性がアップする点も魅力の1つです。
内部統制が強化する
ワークフローをシステム化することで、書類の申請や承認の流れを可視化できるため、内部統制を強化できます。書類などの流れが明確になるため、書類の紛失や承認漏れなどのトラブルを防ぐことが可能です。また、ワークフローシステムは本人しか利用できないため、不正防止にも役立つでしょう。
たとえば、紙ベースの場合は、上司の印鑑を使って申請者が自ら承認するなどの不正が発生する可能性を考慮しなければなりません。しかし、電子データでやり取りする場合、本人以外の人物が書類を承認することはできません。
情報共有がスムーズになり、セキュリティの強化を図れます。
決裁時間が短くなる
決裁にかかる時間を短縮できるのもワークフローのシステム化のメリットです。書類をデータでやり取りするため、手渡しや郵送をする必要がありません。パソコンやタブレットなどでシステムにアクセスすれば、いつでも申請や承認ができるため、業務スピードが格段に早くなります。
申請状況などは管理画面で確認できるので、申請が承認されたのか瞬時に把握できます。未承認の場合、直接電話やメールで確認するように依頼すれば、すぐに承認を得られるでしょう。
テレワークなどさまざまな働き方が実現しやすくなる
紙ベースで作業を行う場合、手元に書類がある状態で、面前に承認者がいなければなりません。申請や承認をするためにはオフィスに出社する必要があるので、柔軟な働き方に適していません。
一方ワークフローシステムは、場所や時間を問わずに作業を行えるため、テレワークなどの働き方に対応しやすくなります。申請者と承認者のどちらも出社していない状態で申請や承認が可能です。
ワークフローシステムの種類
ワークフローシステムには、大きく分けて3つの種類があります。種類によって得意としている業務が異なるため、業務内容に応じて使い分けることがポイントです。それぞれのシステムの特徴について具体的に説明するので、どのシステムが最もニーズにマッチしているかチェックしてみましょう。
ウェブフォーム型システム
ウェブフォーム型システムは、ウェブ専用にデザインされた申請書に必要事項を入力して申請を行うシステムです。導入時に申請書のフォーマットを作成しなければなりませんが、一度フォーマットを作成すれば、あとは必要事項を入力するだけなので、スピーディーに申請に必要な書類を作成できます。
たとえば、残業を申請する際の書類のフォーマットを作成しておけば、残業を申請したい人はシステムにアクセスして簡単に残業の申請が可能です。ウェブ上で簡潔に申請できるシステムを導入したい事業者におすすめです。
グループウェア型システム
グループウェア型システムは、社内システムの一つとしてワークフローシステムが搭載されているタイプです。ワークフローの特化型システムに比べて、メールやカレンダーなどのさまざまな機能を併せて活用できます。
たとえば、掲示板機能を活用することで、ワークフローのルールを共有したり情報をこまめに更新したりできるので、複数人でチームを組んで業務を行っている事業者におすすめです。細かく設定ができないというデメリットはありますが、社内システムを丸々一新したい事業者に適したシステムといえます。
エクセル型システム
エクセル型システムは、エクセルで作成した申請書のデータを活用できるシステムなので、エクセルで一から申請書をデザインしたい事業者に適しています。エクセルを使えば、簡単に申請書のフォームを作成でき、これまで使用していたエクセルデータの申請書をそのまま利用できます。
システムに慣れていなくても、エクセルの使用経験があれば他のシステムと比べて導入しやすいでしょう。エクセルを中心にシステムを活用したい方は、エクセル型システムの導入を検討してみてください。
【徹底比較】費用も！ワークフローシステムのおすすめ一覧
最後に、おすすめのワークフローシステムを紹介します。サービスによって利用できる機能は異なるため、導入目的を達成できるシステムを導入することが重要です。今回は4つのサービスを厳選したので、どのシステムを導入すべきか迷っている事業者は参考にしてみてください。
スマレジ・タイムカード
スマレジ・タイムカードは、クラウド型の勤怠管理システムで、社内の申請・承認作業をワークフロー化できる機能に加えて給与計算やシフト管理、日報などさまざまな業務を行えます。ワークフロー機能を活用すれば、申請・承認業務を仕組み化し、業務効率を改善することが可能です。
柔軟に申請書類を作成することができ、会社独自の申請もテンプレート化できます。クラウド型サービスなので、ブラウザから自由にアクセスでき、場所を選ばず申請・承認が可能な点は大きなメリットでしょう。
ワークフロー以外の全ての機能が含まれている上、従業員10名以下であれば月額7,260円（11名以上の場合は、1人増えるごとに770円追加）で利用できます。アカウント作成から60日間は無料で全ての機能を試すことができるので、ぜひ一度活用してみてください。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、稟議申請・承認をスマホで簡単に行えるサービスで、申請・承認業務にかかる時間を約1/3に削減できます。とにかく使いやすさを追求した設計になっており、直感的に操作が可能です。
面倒に感じる初期設定や申請書作成が簡単で、あらゆる申請書に対応しています。会社でよく使われる申請書のテンプレートが50種以上も用意されているので、イメージに近いテンプレートからカスタマイズして利用できる点も特徴です。
初期費用はサポート費用は無料で、1ユーザーあたり月額300円で利用できます。登録してから30日間無料で利用できるので、システムの扱いに自信のない事業者におすすめします。
AgileWorks
AgileWorksは、稟議に完全対応しており、組織改編や業務変更に強いワークフローシステムです。導入実績は3,500社以上で、グループウェアや会計システム、人事システムなど利用シーンに応じてさまざまなシステムと連携できます。
特に大企業や中堅企業、グローバル企業など大規模での導入を想定した作りになっており、申請書フォーム設定や組織設定、フロー設定などで業務効率化と生産性向上を図ることが可能です。
スタンダードプランでは初期費用が240万円、年間サポートサービス価格が36万円とコストは高めなので、大企業向けのシステムといえます。興味のある方は、無料体験デモを利用してみましょう。
rakumo ワークフロー
rakumo ワークフローは、使いやすさで選ばれる電子稟議システムで、煩わしい申請・承認の効率化を実現します。Google Workspace と連携することで、社内外の稟議・契約締結、業務フローを完全に電子化することが可能です。
見やすくシンプルなデザインになっており、申請・承認の進捗状況も一目で把握できる点も魅力の1つです。至急対応の優先度設定を活用すれば、優先的な業務を明確化できるため、業務効率が格段と向上します。
1ユーザーあたり月額300円で利用でき、全ての機能を2週間無料トライアルも実施しているので、シンプルなシステムを導入したい方は試しに利用してみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステムを導入して業務効率化を目指そう！
ワークフローシステムは書類の流れを電子化するシステムで、導入することにより申請・承認にかかる時間の短縮や内部統制の強化、働き方の多様化を実現できます。スマレジ・タイムカードは、クラウドサービスで管理者の負担が少なく、会社独自のテンプレートの作成も可能ですので、お気軽にご相談ください。
