マイナンバー管理において、事業者に求められる業務は多く、安全管理措置にも気を付けなければなりません。
本記事では、マイナンバー管理の業務効率化を目指しており、情報収集している事業者に向けて、マイナンバー管理の目的や課題、課題解決策まで徹底解説します。この記事を読んで、マイナンバー管理の業務の負担を軽減しましょう。
この記事の目次
マイナンバーとは？
マイナンバーとは、住民票を持つ全ての国民一人ひとりに振られた番号のことです。行政の効率化や国民の利便性向上のために設けられた社会基盤で、公平公正な社会を実現するために導入されました。
行政の効率化においては、行政機関や地方公共団体などで行っているさまざまな情報の照合や入力、転記にかかる負担を軽減することができます。マイナンバー一つで情報を共有できるため、複数の業務の連携が可能になり、作業の無駄を解消できるのです。
また、マイナンバーを導入することで、行政だけでなく国民の行政手続きの負担も軽減されます。たとえば、行政手続きの際に提出する添付書類が少なくなり、提出書類を揃えやすくなるでしょう。他にも、国民がマイナンバーを利用することで、行政機関が所有する個人の情報を確認したり、行政機関が提供するサービスのお知らせを受け取ったりすることもできます。
マイナンバーは、国民一人ひとりの所得や行政サービスの受給状態を確認できるため、本当に支援が必要な方を割り出し、不当に負担を免れたり不正に給付を受けたりする人を防止することが可能です。以上のことから、マイナンバーは公平公正な社会を作るために重要な基盤の1つといえるでしょう。
事業者に求められるマイナンバー管理の業務
マイナンバーを管理する上で、事業者に求められる業務がいくつかあります。この段落では、事業者が行うべきマイナンバーの管理業務を紹介するので、何をしなければならないのか頭に入れておきましょう。
①取得と収集
事業者が従業員を雇用する際や、弁護士・税理士などの個人の取引先と契約をする際、株主と取引をする際に、各手続きのためにマイナンバーの取得・収集をしなければなりません。2016年の1月から事業者は社会保険や税の手続き、源泉徴収票などを発行する際に、マイナンバーの提出や印字が義務付けられました。
手続き上必要な場合のみマイナンバーの提示を求めることが可能で、提出を求める際は、必ず利用目的を文書などで明確に示す必要があります。マイナンバーを集める際に、人違いなどを防止する目的で、顔写真付きの証明書などでしっかり本人確認をしなければなりません。なお、従業員に関しては、本人であることが間違いないと判断できる場合に限り、本人確認は不要です。
②利用と提供
集めたマイナンバーは、法律で定められた利用目的に関してのみ利用や提供することが可能です。法律で定められた利用目的は、行政機関の手続きのみで、社員番号として活用することは禁じされています。たとえば、グループ会社間で各会社の社員の情報を共有している場合でも、別法人であればマイナンバーのやり取りはできません。
源泉徴収票や支払調書、厚生年金保険被保険者資格取得届など、行政手続き上必要な場合にのみ利用することができるのです。マイナンバーを利用する際は、事前に通知した利用目的に合致しているか、法律で定められた範囲に該当しているかなど確認するようにしましょう。
③保管と廃棄
マイナンバーの管理は事業者の義務で、状況に応じて保管や廃棄をする必要があります。情報漏洩などにより不正利用される恐れがある場合を除いて、原則マイナンバーは変わることがないため、提出を受けたマイナンバーは事務手続きに必要な限り、事業者は保管することが可能です。
ただし、マイナンバーだけでなく、マイナンバーが記載された書類全てを保管しなければなりません。従業員の退職などマイナンバーの保管理由がなくなった場合は、速やかに廃棄や削除をする必要があります。書類は細かくシュレッダーにかけるなど、復元できないようにするのがポイントです。
安全管理措置の対策も求められる
マイナンバーを扱う上で、事業者は安全管理措置の対策も求められます。事業者は、安心してマイナンバーを提供してもらえるように、基本方針を策定して個人データの適正な取扱いの確保について組織として取り組む姿勢を示さなければなりません。また、取得や利用、保存、廃棄など個人データの取り扱いに関する規定の策定をすることも基本です。
この2つの措置は安全管理措置の中でもベースとなりますが、他にも重要な措置が4つあります。それぞれ解説するので、事業者はマイナンバーの漏洩を防ぐために細心の注意を払って取り組みましょう。
人的安全管理措置
人的安全管理措置とは、個人情報を適切に取り扱うために行う従業員に対する教育が該当します。たとえば、勤務初日の研修の際に、業務上知りうる個人情報を利用目的以外で使用することを禁じ、機密保持を遵守するように指導することが人的安全管理措置です。
事業者は個人情報保護への意識が高くても、末端の従業員が個人情報を漏洩してしまう可能性があるため、従業員全員が個人情報保護への意識を高める必要があります。個人情報を外部に漏らした場合、どのような懲戒処分が下されるのかなどを就業規則に定めて、それを従業員に周知させることで、個人情報を扱うリスクを教育しましょう。
物理的安全管理措置
物理的安全管理措置とは、個人情報を物理的に守るための対策のことです。個人情報をデータで保管している場合は、USBメモリにデータを入れて常に持ち歩いたり、USBメモリを施錠できる場所に保管したりすることで、個人情報の盗難のリスクを下げることができます。
紙ベースの書類で保管している場合は、金庫などに入れて施錠し、特定の人しか触れないようにすることも有効です。また、物理的安全管理措置は、保管だけでなく個人情報を廃棄するときも重要といえます。電子データを削除するときは必ず担当者が廃棄したことを確認し、書類を廃棄するときは他の書類と混ぜてシュレッダーにかけるなど、復元が不可能に近い形で個人情報を廃棄しましょう。
組織的安全管理措置
組織的安全管理措置とは、マイナンバーを取り扱う組織の体制を整え、個人情報漏洩などのトラブルを的確に対処できる仕組みを作ることです。組織的安全管理措置をする上で、以下の5つのポイントを押さえる必要があります。
- 組織体制の整備
- 規律に従った個人情報の運用
- 個人情報の取扱状況を確認する手段の整備
- 個人情報のトラブルに対応する体制の整備
- 取扱状況の把握や安全管理措置見直しの手段の整備
たとえば、責任者や各従業員の役割を明確化し、役割に応じて個人情報が正しく取り扱われているか確認する仕組みを作ることで、個人情報を組織で管理できるようになります。
また、個人情報が漏洩したときに速やかに対処できるように、責任者への連絡体制を整えることも重要です。個人情報を事業者だけで管理することは限界があるので、組織全体で管理する仕組みを作りましょう。
技術的安全管理措置
技術的安全管理措置とは、不正アクセスによる個人情報の漏洩を防止するための対策のことです。PCで個人情報を保管することで紛失などのリスクを軽減することはできますが、外部からの不正アクセスによる情報漏洩が懸念されます。
不正アクセスを防止するためには、アクセス制限の設定やウイルス対策ソフトの導入、アクセスログの管理などのセキュリティ強化が必須です。外部システムと連携して個人情報を暗号化するなど、高いセキュリティシステムを構築して不正アクセスの対策をしましょう。
マイナンバー管理の課題
マイナンバーを管理する上で、特に課題となっていることが3つあります。この段落では、マイナンバー管理の課題について紹介するので、事業者はどのようなことに対応しなければならないのか頭に入れておきましょう。
セキュリティ面の不安
マイナンバーを管理する上で、不正アクセス防止などのセキュリティ面に不安があります。データ化して保管する場合は、アクセス制限など特定の人だけが閲覧や管理できるようにする必要があり、書類で保管する場合は、紛失しないように気をつけなければなりません。
個人情報の中でもマイナンバーは唯一無二で、特に重要なため漏洩してしまえば取り返しの付かない事態に発展する可能性が高いです。個人情報の漏洩は絶対に避けなければならないため、マイナンバーを保管するときは厳密な管理が求められます。マイナンバーを扱う以上は、徹底したセキュリティ対策が必要です。
保管スペースの確保が難しい
マイナンバーを書類で保管する場合は、保管スペースを確保する必要があります。行政手続き上必要な限り、マイナンバーを管理しなければならず、書類は年々増え続けるため、物理的に保管するには限界があるのです。
紛失などを防ぐために施錠ができる場所で保管しなければならないため、事業を継続するに連れて十分なスペースの確保が困難になります。また、管理する書類が多くなるとどこに何の書類があるのか把握することが難しくなり、書類を効率的に管理できなくなるでしょう。
不要になった書類はすぐに廃棄し必要な書類ごとにまとめたり、使用頻度の低い書類を簡易的な金庫に入れて倉庫で保管するなどして、なるべく保管スペースを取らなくて済むように管理を工夫しなくてはなりません。
廃棄の対応が大変
マイナンバーを廃棄するときの対応も大変です。廃棄したはずのマイナンバーが外部に漏洩するのは絶対に許されないので、復元できないように処理する必要があります。書類で管理している場合は、シュレッダーにかけたり焼却したりするのが一般的ですが、廃棄する度に手間がかかる点がマイナンバーを管理する上で課題です。
廃棄しなければならない書類をまとめて一度に処分しがちですが、情報漏洩のリスクを考えると小まめに廃棄しなければなりません。一つの業務と思って、地道に廃棄処分をすることが求められます。
業務の負担を減らしたい場合はマイナンバー管理システム・ソフトを導入してみよう
マイナンバー管理にはいくつかの課題がありますが、マイナンバー管理システムを導入することで、業務を効率化することが可能です。この段落では、マイナンバー管理システムのメリットや主な機能を紹介するので、導入を検討してみてください。
マイナンバー管理システム・ソフトのメリット
マイナンバー管理システム・ソフトを導入することで、以下のような4つのメリットが期待できます。
- クラウド上でマイナンバーの収集から利用、管理、破棄まで一貫して完結できる
- 万全なセキュリティ対策が施されているため、情報漏洩のリスクが低い
- ペーパーレス化により、書類などの保管場所が必要なくなる
- 法律に則った管理ができる
マイナンバーを管理する上で、特にネックだったセキュリティ面や保管方法、廃棄の方法などを一度に解決することができます。システムは法律に沿って設計されているため、法律に詳しくなくても問題なくマイナンバーを活用可能です。事業者にかかる負担を大きく軽減できるので、前向きに導入を検討してみましょう。
マイナンバー管理システム・ソフトの主な機能
マイナンバー管理システム・ソフトには、マイナンバー管理に役立つ機能が搭載されています。サービスによって搭載されている機能は異なりますが、マイナンバーの利用や保管をする際に助けてくれる機能が豊富です。
たとえば、マイナンバーの情報を暗号化して厳重に管理できたり、メールアドレスとパスワードの入力だけでなく、認証コードを必要とする二段階認証の設定ができたりします。中には、従業員が自らアクセスしてマイナンバーを登録できるシステムもあるなど、セキュリティや利便性を重視したシステムを提供されているので、自社のニーズに合った機能を選ぶことがポイントです。
スマレジ・タイムカードのマイナンバー管理機能で勤怠管理を一元化するのもおすすめ
マイナンバー管理システム・ソフトの導入を検討している事業者には、スマレジのクラウドサービス「スマレジ・タイムカードのマイナンバー管理機能」をおすすめします。
スマレジ・タイムカードのマイナンバー管理機能では、事業者に求められる「組織的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」の3つの安全管理措置を網羅しているので、業務の負担を大幅に軽減可能です。
マイナンバーを「集める、利用する、管理する」、の3つの機能が揃っているため、法律に沿ってマイナンバーを適切に取り扱えるようになります。また、スマレジ・タイムカードの優れた点は、0円で始めることができるサービスで、プランによっては給与計算や休暇管理、シフト管理、日報、プロジェクト管理などの一元化が可能な点です。
マイナンバーだけでなく、勤怠管理に必要な情報をまとめて管理できるサービスなので、事業者は導入を検討してみましょう。
マイナンバー管理の課題はシステムで改善できる！
マイナンバー管理にはさまざまな課題が残っているので、業務を減らしたい事業者はマイナンバー管理システムやソフトの導入をおすすめします。マイナンバー管理機能が搭載されている勤怠管理システムを活用することで、人事業務の効率化が期待できるでしょう。
スマレジ・タイムカードは無料プランが設けられており、無料でオンライン相談を受けることができるので、マイナンバー管理システムの導入を検討している事業者は、一度ご相談ください。
