「突然レジが動かなくなった」といったトラブルを経験したことがある店舗経営者の人も多いのではないでしょうか。
POSレジに不具合が出るとお客様の会計や売上集計作業などに支障が出るため、一刻も早く不具合を解消しなければなりません。
本記事では、POSレジに不具合が発生したときにやるべきことを詳しく解説します。「今まさに困っている」という人も、「不具合に備えて対処法を把握しておきたい」という人も、しっかりチェックしておきましょう。
この記事の目次
レジが故障した際にやるべき5つの事
営業時間中にレジが故障すると、何から対応すればいいのか迷ってしまう人も多いでしょう。レジが故障した際は、まずは落ち着いて次の5つを実践してください。
- クレームに繋がらないためにも適切なお客様対応をする
- バックアップを取る
- タブレットがどのように故障したのか把握し、コードの接続を確認する
- レジを再起動してみる
- サポートに連絡する
上記5つの対応について、以下で詳しくみていきましょう。
クレームに繋がらないためにも適切なお客様対応をする
営業時間中、特にお客様の会計中にレジが不具合を起こしてしまった場合、お客様対応を最優先してください。
まずは落ち着いて、レジの不具合についてお客様に謝罪しましょう。
レジが複数台あるなら、会計中やレジに並ぶお客様を別のレジに案内しましょう。レジが1台しかない場合は、電卓を使って合計金額やお釣りを計算するなど、お客様をお待たせしないよう臨機応変な対応が必要です。
スタッフが慌ててしまい適切な対応ができないと、トラブルやクレームに発展してしまうかもしれません。お客様に不安を与えたり迷惑をかけたりすることのないよう、落ち着いて対応しましょう。
バックアップを取る
レジの故障の原因を探す前に、バックアップを取っておくことが大切です。
故障の原因にもよりますが、POSレジ内のデータが紛失してしまう可能性があります。POSレジは売上や顧客の情報を収集して管理しているので、データが紛失すると正しい売上の集計や分析ができません。
例えばPOSレジとして使っているタブレットが故障したとしても、バックアップを取っておけば売上データや顧客データは復元が可能です。また、クラウド型のPOSレジならデータは自動でクラウド上に保存されるので、手動でバックアップを取らなくても問題ないケースもあります。
ただし、自動バックアップが取られているPOSレジでも、故障のタイミングによっては最新のデータが保存されていない可能性があるので、故障が起きたらまずはバックアップを取るようにすると安心です。
タブレットがどのように故障したのか把握し、コードの接続を確認する
タブレットにPOSレジアプリをインストールして使用している場合、タブレットの故障の原因を特定しましょう。
POSレジの画面にエラーコードが表示されている場合は、マニュアルを確認してください。エラーの内容や原因、対処法が記載されているはずです。
エラーコードなどが出ていない場合、不具合の原因として多いのがコード類の接触不良です。POSレジと周辺機器をつなぐコードや充電ケーブルなど、レジと接続しているコードをしっかり差し込んでみてください。この作業で改善するケースも多いです。
タブレットや周辺機器が充電式の場合は、電池切れで不具合が起きている可能性もあります。充電ケーブルを接続して、不具合が解消しないか試してみましょう。
レジを再起動してみる
「できることを試したけど不具合が解消しない」という場合は、一度レジを再起動してみてください。
電源を入れ直すと、レジが正常に動くようになるケースも少なくありません。
ただし、レジの再起動は最終手段だと思っておいてください。マニュアルやコードの接続を確認し、できる対処法をすべて試しても直らないときだけ、再起動してみましょう。
データが消えてしまうリスクがあるので、再起動は必ずバックアップを取ってから実施することが大切です。
サポートに連絡する
再起動しても不具合が解消しなかった場合は、サポートに連絡してください。
不具合の内容と自分たちで実施した対処法を伝えると、今後の対応や修理が必要かどうかなどを教えてもらえます。
サポートに連絡するときは、不具合の状況をまとめたメモを作っておくとスムーズです。例えば、「電源は入るけどボタンが反応しない」など、できること・できないことを明確に伝えると状況を把握してもらいやすくなります。
レジの不具合は、いつ起きるかわかりません。いざというときのために、サポートの連絡先を書いたメモをレジ付近に貼っておくなど、すぐに問い合わせできるようにしておくのがおすすめです。
レジの故障を考慮することが大切！サポート体制が充実しているPOSレジを選ぼう
POSレジは、使っているうちに不具合が発生する可能性は十分あります。
もし不具合が発生したら、まずはお客様の対応を第一に、そしてバックアップを取るのを忘れないようにしましょう。
「不具合は起きるもの」と考えて、サポート体制が充実しているPOSレジを選ぶことも大切です。
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