店舗運営を行っている事業者の中には、POSシステムの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。実は、POSシステムには事業者にとって便利な機能もあれば、リスクを負わなければならない面があります。
本記事では、POSシステム導入後にどのような影響があるのか気になっている方に向けて、POSシステムのメリットやデメリットを解説します。この記事を読んで、POSシステム導入後のイメージをして、導入するか検討してみましょう。
この記事の目次
POSシステムとは？機能や仕組みについて
POSとはpoint of sales（販売時点情報管理）の略で、商品・個数・価格・日時など販売に関するあらゆるデータを収集・管理するシステムを「POSシステム」といいます。
はじめに、POSシステムの仕組みや機能について解説します。間違えやすい「POSシステム」と「POSレジ」の違いも紹介しているので、チェックしておきましょう。
POSシステムの仕組み
POSシステムは、レジで商品のバーコードを読み取ることでデータを収集します。レジで会計をするだけでデータが取り込まれるため、販売データがリアルタイムで更新されていくのが特徴です。そのため、POSシステムにアクセスすると日々の売上や在庫など常に最新の情報が確認できるようになっています。
コンビニやスーパー、飲食店など多くの店舗に導入されており、店舗運営に役立てられています。
POSシステムの機能
POSシステムの機能は主に、以下の5つに分けられます。
- 会計システム：会計処理をするための機能。商品のバーコードをスキャンしたりタッチパネルで入力したりして商品を登録し、会計を行うことができる。キャッシュレス決済に対応している。
- 売上管理システム：商品の販売状況を確認できる機能。日々の販売状況を蓄積し、売上の把握や分析ができる。集めたデータをもとに、売上を予測し、それに合わせて商品を発注したり人員を整備したりできる。
- 在庫管理システム：商品の在庫状況を把握できる機能。在庫状況をリアルタイムで確認でき、どの商品が売れて、どんな商品が売れ残っているのかを把握できる。売上管理システムと併せることで、商品の動向を予測しながら発注できる。
- 顧客管理システム：会計ごとに顧客情報を記録する機能。どの層のお客様がどのような商品を購入しているのかデータを集めることができる。来店頻度などの顧客情報も集めることができるので、お客様に合わせて異なるサービスを展開できる。
- 本部システム：複数店舗の情報を本部で一元管理できる機能。本部システムにアクセスすれば、他店のデータを参照することができる。他店と比較することができるので、自店の強みや弱みを把握し、経営戦略を立てられる。
POSシステムには店舗を運営する上で役立つ機能が豊富に搭載されています。
店舗運営に必要な機能が何なのか見極めて、店舗にとってプラスに働く場合は前向きに導入を検討してみましょう。
POSシステムとPOSレジの違い
POSシステムとPOSレジは同じ意味で使われることもありますが、厳密には異なるものです。POSシステムとは先述のとおり「販売情報を収集・管理するシステム」で、一方POSレジは「POSシステムを搭載したレジ」のことをいいます。
このように、POSシステムとPOSレジは「仕組みそのものを指す言葉」と、「その仕組を搭載したもの」という違いがあります。この2つは混同されがちなので、違いをしっかり理解しておきましょう。
POSレジには種類があり、「レジ」と聞いて思い浮かべる大型のレジスターにPOSシステムを導入したものだけでなく、パソコンやタブレット、スマートフォンにPOSシステムをインストールしたものもPOSレジと呼びます。
POSシステムを利用するメリット
この段落では、POSシステムのメリットを紹介します。
主に5つのメリットがあるので、どのような効果があるのかチェックしてみてください。
コスト削減ができる
POSシステムを導入することで、人件費を削減することができるため、トータルのコストを下げることが可能です。
従来は、レジの金額の入力や売上の計算や在庫の確認などを全て人の手で行っていたので、従業員の作業が多く、作業効率が悪い傾向がありました。しかし、POSシステムにより全て自動化することで、作業効率がアップし、人的ミスの防止も可能になります。
従業員の労働時間を削減することができるだけでなく、労働環境を整えられる点も大きなメリットといえるでしょう。
売上データを簡単に分析・収集できる
売上データを分析・収集できる点もメリットの1つです。
POSシステムを通して販売した商品情報は全て記録され、レジを通した瞬間にデータが更新されます。どの商品が、どのタイミングで、どんな人に、いくつ売れたのか、全てリアルタイムで確認できるので、売上の状況に応じて発注を追加したり人員を削減したりして対処することが可能です。
過去の売上の推移をもとに、売上を予測して売り場や人員を調整できるため、無駄を省いた店舗運営が実現するでしょう。
在庫管理を最適化できる
リアルタイムで得る情報をもとに、在庫管理を最適化できます。
会計処理が済むたびに在庫データは最新の状態になっているので、常に正確な商品の在庫を
確認することが可能です。商品の動向を逐一把握できるため、売れ筋商品と死に筋商品を特定でき、発注の強化やカットを行うことで、利益の出やすい売り場に整えられます。
特に、最適な売り場を保つためには売れる商品を多く展開することがポイントです。在庫管理システムを活用すれば、売れにくい商品をいち早く見つけて、売れる商品に切り替えることができるでしょう。
顧客満足度が向上できる
POSシステムの導入によって、会計時間の短縮や売り場の最適化が実現するため、顧客満足度の向上が期待できます。
特に、人的ミスの抑制や決済の多様化によって会計処理がスムーズになるので、お客様に与えるストレスを緩和し、気持ちよく利用できる環境を提供することが可能です。1人1人のレジ対応に時間がかかり長蛇の列ができると、利用を控えるお客様が増え、売上の低下につながる可能性があります。
POSシステムによって、お客様が快適に利用できる環境を用意することができれば、売上アップが見込めるでしょう。
多店舗を一元管理できる
複数の店舗のデータを一元管理できるので、多店舗経営をしている事業者にとって大きなメリットといえます。
POSシステムを導入している全ての店舗の売上や在庫などのデータをリアルタイムで共有できるため、現地に足を運ばなくても好きなタイミングで情報を収集することが可能です。
各店舗の責任者は売上報告をする必要もないので、店舗責任者の負担を軽減できる点も嬉しいポイントでしょう。
業務効率のアップを狙うことが可能なため、複数の店舗を運営している方やこれから複数展開を検討している方は、前向きに導入を検討してみてください。
他のシステムと連携できる
POSシステムには連携機能があり、他のシステムとデータ連携ができるのもメリットのひとつです。予約システムや会計システムなどを活用している場合、POSシステムと連携することで各システムでバラバラに管理していたデータをまとめて管理できるようになります。
例えば予約システムとPOSシステムを連携すると、予約情報がPOSシステムに読み込まれ、レジ会計時に予約内容を自動で呼び出して会計の手間を軽減できます。また、POSシステムから日々の売上データを会計システムに連携しておけば、確定申告などの会計処理がスムーズになる点もメリットです。
このように、POSシステムは単体で使用するだけでなく、他のシステムと連携することでさらに便利に使えます。POSシステムを導入するときは、利用中の他のシステムと連携できるかどうかもチェックしてみてください。
POSシステムを利用するデメリット
この段落ではPOSシステムのデメリットを紹介します。POSシステムを導入する際に、どのような点に注意しなければならないのか頭に入れておきましょう。
初期費用や運用費用がかかる
POSシステムを導入する上で、どうしても費用が発生してしまうのは大きなデメリットです。
一般的に、POSシステム専用の端末を導入するのにかかる初期費用は、1台あたり20～50万円といわれており、店舗の特徴に合わせてカスタマイズすると、さらに値段が上乗せされます。月額の利用料は数千円から2万円が相場で、店舗の売上規模によっては、人件費よりもかかることもあるでしょう。
しかし、小規模向けのPOSシステムも開発されており、利用料が無料のタブレット型の端末も展開されているので、低コストでPOSシステムを導入することが可能です。予算に余裕がない事業者でも利用できるようになっているので、お試し感覚で利用してみてはいかがでしょうか。
停電したときにストップする
システム上、停電したときは機能が停止してしまいます。停電するとレジが稼働しなくなり、すぐにレジ対応やデータの活用ができなくなるので、業務自体がストップする可能性が高いです。
しかし、停電したからといってデータが消去されることはありませんし、電卓で計算したり金庫のお金でやり取りしたりすれば、会計処理自体はできます。停電は滅多に起こることはなく、緊急時のマニュアルさえ用意しておけば、さほど大きな問題にはなりません。
POSシステムを導入するときは、万が一に備えて準備しておきましょう。
ネット環境が必要
POSシステムを利用するには、インターネット環境を整える必要があります。
POSシステムはデータの更新を頻繁に行うため、常にネット環境下になければなりません。すでにネットワーク環境が整っている店舗は気にする必要はありませんが、ネットワーク環境がない店舗の場合は、POSシステムを導入する前にWi-Fi環境を整備しなければならないので、費用や手間がかかることがデメリットの1つでしょう。
時代の流れからネット環境は必須になりつつあるので、この機会にWi-Fi設備を導入してみてはいかがでしょうか。
ウイルス感染やデータ流出のリスクがある
オンラインのシステムなので、ウイルス感染やデータ流出のリスクはあります。実際にPOSシステムから顧客情報が流出した事例はあるので、顧客から信用を得るために事業者が特に注意しなければならないポイントです。
ただし、近年のPOSシステムはクラウド上のデータを暗号化して管理しているので、第三者が顧客情報を入手したり改ざんしたりできないようになっています。
パソコンに慣れていない方は不安に感じる部分はあるかもしれませんが、常にOSを最新の状態にしたりセキュリティソフトを導入したりすれば、情報漏洩のリスクを下げることは可能です。常に外部からの攻撃を意識して、少しでも安全性を高めるための対策をしておきましょう。
POSシステム・POSレジの選び方
POSシステム（POSレジ）を選ぶときのポイントをいくつかピックアップして紹介します。
- 特に意識すべきポイントは以下の5つです。
- 導入目的を明確にしておく
- 店舗の規模に合わせて機能を決める
- 導入後の運用イメージをしておく
- 従業員が使いやすいシステムを優先する
- 経営戦略に役立つか確認する
目的とかけ離れている機能のシステムを導入しても意味がないので、何のために導入するのかを明確にしておきましょう。事前に目的を意識しておくことで目的を達成できるPOSシステムを見出すことができます。
POSシステムを選ぶときは、目的を達成できるものだけでなく、規模に見合ったものにすることが重要です。いくら機能が豊富でも運営に使わなければ、ただランニングコストがかかるだけなので、コスパを良くするために目的に合った機能のPOSシステムを導入しましょう。
また、導入後の運用も意識しておく必要があり、システムを管理できるスタッフがいるのか、現場で従業員が問題なく使用できるかなど、POSシステムを有効活用できる状況なのか確認しておくことをおすすめします。
なお、得たデータをグラフで可視化できるなど、経営戦略に役立つ機能が搭載されているシステムを選ぶのも効果的です。
POSシステムの導入で失敗しないためには、上記の5つのポイントを中心に2～3社ピックアップして、機能や操作性などを比較して決めましょう。
店舗を経営している人はPOSシステムを活用してみよう！
POSシステムは運用する上で注意しなければならないデメリットはありますが、一方で、事業者にとって嬉しいメリットもたくさんあります。業務効率アップや顧客満足度向上などにより利益アップにつながるので、事業者の方は前向きに導入を検討してみてください。
なお、スマレジでは高機能のPOSシステムを月額無料で利用できるプランを用意しています。
無料で資料請求やオンライン相談ができますので、少しでもPOSシステムに興味のある方は、お気軽にお問い合わせ下さい。
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