従業員の勤怠における打刻は労務管理・給与管理において重要な要素ですので、従業員には正確な勤怠の打刻をしてもらう必要があります。本記事では、打刻の意味や課題、正しく打刻を行う方法について紹介します。打刻に関する知識を補完するのに役立ててみてください。
この記事の目次
- 打刻の意味と必要な理由
- 紙のタイムカードにおける打刻の課題
- 正しく打刻を行うためには勤怠管理システムの導入がおすすめ
- 打刻が便利なツールやアプリ3選
- 勤怠打刻をより簡単に！勤怠管理システムを検討してみよう
打刻の意味と必要な理由
打刻とは、タイムレコーダーなどで従業員の勤務時間を記録することです。打刻をすることで、どの従業員がいつ、何時間労働したのかデータとして残すことができます。
ここでは、なぜ打刻しなければならないのか、まずはその理由について解説します。
従業員の労働時間を把握し、管理するため
打刻をする大きな理由の1つ目は、従業員の労働時間を正確に把握して管理するためです。労働基準法において、従業員の労働時間の把握や管理が求められています。「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によれば、労働時間の適正な把握のために使用者は、始業・終業時刻の確認及び記録をしなければなりません。
また、同じく始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法として、以下のように記されています。
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使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
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タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。
引用：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
上記のように、労働時間の記録方法として明記されていることから、打刻は労働管理において重要です。
従業員の給与計算を正しく行うため
打刻をする2つ目の理由は、従業員の給与計算を正しく行うためです。正確な給与計算を行うためには、従業員の労働時間を1分単位で把握しなければなりません。特に残業をした日の労働時間の管理には注意が必要です。
残業した場合、割増賃金になる可能性があるため、どのくらい残業したのか正確に把握する必要があります。打刻をすることで、分単位で正確な労働時間が記録に残るので、労働に見合った給与の計算が可能です。
給与計算ミスは従業員とのトラブルに発展するケースも考えられるため、打刻による労働時間の管理は必須です。
紙のタイムカードにおける打刻の課題
打刻方法の1つとしてタイムカードの活用が有効ですが、紙で管理する場合、いくつかの課題があります。頭に入れておくべき紙のタイムカードの主な課題は3点です。
それぞれ解説するので、紙のタイムカードを導入予定の事業者は、注意しておきましょう。
管理者と従業員の負担が大きい
紙のタイムカードの管理は、給与計算のために集計・計算、データ移植をしなければならないので、事業者の業務量が多くなります。また、打刻のために使用したタイムカードは、労働基準法により5年間の保存が義務付けられているため、保管するためのスペースも必要です。
また、従業員は出退勤のたびに打刻をしなければならず、従業員数が多くなるほど打刻するための待ち時間が発生します。打刻自体の作業は数秒で終わるので、そこまで大きな負担のように感じないかもしれませんが、待ち時間を含めると従業員にとって大きなストレスです。
従業員の協力を得られなければ、打刻システムが意味を成さなくなるため、従業員が打刻しやすい環境を整えることが重要です。
不正打刻が起きる可能性がある
紙のタイムカードの場合、押し忘れや未打刻、不正打刻が起きる可能性があります。たとえば、出勤時間ギリギリに出社し、つい打刻を忘れてしまうかもしれません。また、本人ではなくても打刻できるため、仲の良い同僚に代わりに打刻してもらうこともできます。
監視カメラを設置して従業員にアピールすることで、多少は不正防止に繋がる可能性はあります。しかし、従業員に任せている以上、押し忘れや未打刻は完璧に防げません。もし打刻忘れがあった場合は、手書きで記録しておきましょう。
テレワークに対応できない
紙のタイムカードは、実際に従業員が専用の機械にタイムカードを通さなければならないので、テレワークに対応できません。各テレワーク先に機械を用意すれば出退勤時刻を記録できますが、高い確率で不正が発生し、運用コストもかかります。
物理的にテレワークの勤怠管理に適していないので、紙のタイムカードの導入は、オフィス勤務や店舗での労働に限られるでしょう。
正しく打刻を行うためには勤怠管理システムの導入がおすすめ
正しく打刻を行うためには、紙のタイムカードではなく勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。勤怠管理システムとは、従業員の勤怠情報を管理できるシステムで、打刻記録をデータ化し、給与計算など他業務に連携できる特徴があります。
また、勤怠管理システムを活用することで、紙のタイムカードにおける打刻方法の課題を克服できます。システムによって異なりますが、たとえば、ICカードや静脈認証を活用した打刻方法やスマホからアクセスする方法などがあります。ICカードや静脈認証は本人しか打刻できず、スマホによる打刻はGPS機能で位置を特定できるため、いずれの場合も不正打刻の防止が可能です。
仮に従業員の打刻忘れがあった場合でも簡単に修正できるので、事業者の負担も軽減されます。導入コストは発生しますが、不正防止や人的コストの削減に繋がるので、効率的に打刻管理をしたい事業者は勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。
打刻が便利なツールやアプリ3選
打刻が便利なツールやアプリはさまざまです。ここでは、打刻管理の負担を減らしたい事業者向けに、おすすめの打刻管理サービスを紹介します。
今回は3つの勤怠管理システムをピックアップしたので、ツール選びの参考にしてみてください。
スマレジ・タイムカード
スマレジ・タイムカードは、クラウド型の勤怠管理システムで、給与計算やシフト管理、休暇管理など勤怠管理に役立つ機能が豊富に揃っています。勤怠管理は職場環境に合わせて選ぶことができ、自宅のパソコンやスマホから打刻すれば、リモートワークにも対応できます。
また、不正防止機能が優秀で、パスコード、写真撮影、GPSなど本人しか打刻できない機能が揃っています。実際のユーザーの声をもとに生み出された、実用性や利便性の高いサービスです。
30名までは無料で利用できるので、コストをかけずに導入できます。60日間は無料ですべての機能を利用できるため、興味のある方はお試し感覚で利用してみてください。
マネーフォワード クラウド勤怠
マネーフォワード クラウド勤怠は、働き方改革をサポートしてくれる勤怠管理システムで、従業員の勤怠状況をリアルタイムに確認できます。パソコンをはじめ、スマホやICカードで打刻が可能です。
特にICカード打刻の方法が多様で、設置箇所に応じて最適な専用端末を設定できます。1か月間無料でお試しできるので、特にICカードによる打刻方法を取り入れたい方は、前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
HRMOS勤怠
HRMOS勤怠は、人事実務の専門家集団の意見を参考に開発された勤怠管理システムです。必要な機能を精査し、シンプルで使いやすいデザインになっています。このサービスの特徴は、打刻方法が豊富な点です。パソコンやスマホから打刻できるだけでなく、ICカードやQRコード、アプリ打刻（slack・LINE）など数ある方法の中から選べます。
初期費用・月額費用無料で利用できるプランもあるので、お試し感覚で使ってみたい方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
勤怠打刻をより簡単に！勤怠管理システムを検討してみよう
打刻は正確な労働時間を把握するために重要です。正しく打刻を行いたい方には、勤怠管理システムの導入をおすすめします。スマレジ・タイムカードでは、不正防止機能に長けた便利な打刻方法が利用可能です。また、アカウント作成から60日間は、すべての機能を無料でご利用いただけます。
