毎月の給与明細の発行に苦労しているという担当者の方も多いのではないでしょうか。給与明細に関連する業務を効率化したいなら、給与明細の電子化がおすすめです。給与明細を電子化すると、印刷や郵送といった手間を大幅に削減できます。
本記事では、給与明細の電子化について詳しく解説します。メリット・デメリットや電子化するときの流れを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
この記事の目次
給与明細の電子化とは？
給与明細の電子化とは、給与の支払いに際して発行する明細書を、紙ではなく電子データ化して交付することをいいます。給与明細の印刷や手渡し、郵送をする必要がなくなり、企業側にもメリットの大きい交付方法です。
「給与明細は紙で発行しないと法律違反になるのでは」と思う人もいるかもしれませんが、給与明細の電子化は法律上問題ありません。2006年の税制改正によって、2007年1月1日以降に交付する給与明細や源泉徴収票等については、一定の要件を満たせば書面に代えて電子データでの交付が認められています。
法律で認められている「電磁的方法」
法律で認められている給与明細交付の「電磁的方法」として、次の3つがあります。
①電子メールを利用する方法
②社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する方法
③フロッピーディスク、MO、CD-ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法
引用：国税庁「1.基本的な事項」
①は、メールに給与明細のデータを添付して従業員に交付する方法です。②は、パソコンやスマートフォンから給与明細を確認できるようにして交付します。③は、電子データを保存できる媒体に給与明細のデータを保存して、従業員それぞれに配布する方法です。
一般的には、①もしくは②の方法を採用しているケースが多いです。
給与明細を電子化するメリット
給与明細の電子化は、メリットの多い交付方法です。ここでは、給与明細を電子化するメリットについてみていきましょう。
大幅な業務効率化が期待できる
給与明細を電子化すると、紙での交付と比較して大幅な業務効率化が期待できます。紙での交付は印刷や封入、配布や郵送など多くの対応が必要ですが、電子化すればこれらの手間はかかりません。
手渡しや郵送は配布先のミスや郵便事故などが起きる可能性があり、従業員に正しく給与明細を配布できないリスクもあります。一方、電子化して従業員それぞれがパソコンやスマートフォンから給与明細を確認できるようにすれば、配布先のミスも防げます。
また、給与支払いのタイミングに合わせて印刷や配布をしなくてもよくなるので、時間的な縛りがなくなるのも担当者にとっては大きなメリットでしょう。給与明細の紛失による再発行の依頼などもなくなり、他の業務に集中できるようになります。
経費削減に繋がる
給与明細を電子化すると、経費削減につながるというメリットもあります。紙での交付は、紙・封筒・印刷・郵送などにコストがかかるため、拠点や従業員が多い企業は毎月多くのコストがかかっているでしょう。電子化すれば、これらのコストはかかりません。
印刷や郵送にかかるコストだけでなく、人件費の削減も期待できます。「給料日前は給与明細の発行のために人事部や経理部の残業が増える」という企業もあるのではないでしょうか。電子化による業務効率化で、残業代といった人的コストのカットも可能になります。
給与明細を電子化するデメリット
給与明細の電子化はメリットが大きい対応ですが、いくつかデメリットもあります。ここでは、給与明細を電子化するデメリットを2点紹介するので、チェックしておいてください。
従業員から同意を得る必要がある
給与明細を電子化するには、従業員から同意を得なければなりません。給与明細の電子化の要件のひとつに、「受給者に対してあらかじめ承諾を得ること」が含まれているためです。従業員の同意なく給与明細を電子化すると法律違反となってしまうため、注意してください。
従業員の中には、「これまでどおり紙の給与明細がほしい」という人もいるかもしれません。「紛失のリスクがない」「好きなタイミングで給与明細が見られる」など、給与明細の電子化は従業員側にもメリットがあるので、しっかり説明して同意を得られるよう対応が必要です。
システムの導入費用やランニングコストがかかる
給与明細の電子化にはシステムの導入が必要で、導入費用やランニングコストがかかります。どの程度のコストがかかるかは導入するシステムや従業員数によって異なりますが、システム導入による新たな費用が発生する点に注意してください。
ただし、印刷にかかるコストや残業代などの人件費が削減できるため、単純なコストアップにはなりません。費用対効果を考えると、システム費用が発生したとしても電子化したほうがメリットがある可能性が高いです。
給与明細を電子化するときの流れ
ここからは、実際に給与明細を電子化する流れをみていきましょう。大まかな流れは、以下のとおりです。
①電子化する範囲を決める
②従業員から電子化への承諾を得る
③給与明細電子化ツールを選定・導入する
以降で、それぞれのステップの具体的な内容を紹介します。
①電子化する範囲を決める
はじめに、電子化する範囲を決める必要があります。給与明細だけを電子化するのか、賞与明細や源泉徴収票などその他の書類も電子化したいのかを決めましょう。電子化する範囲によって従業員への説明内容や選ぶべきシステムなどが変わってくるため、最初に検討が必要です。
併せて、効率化したい業務範囲も決めておきましょう。給与明細の発行だけでなく、給与計算や勤怠管理などもシステムで行いたいなら、それに合わせたシステムを選ばなければなりません。
②従業員から電子化への承諾を得る
電子化する範囲が決まったら、従業員から電子化への承諾を得なければなりません。先述のとおり、給与明細の電子化には従業員の承諾が必要なため、重要なステップです。
スムーズに承諾を得るために、従業員側のメリットをわかりやすく説明しましょう。電子化のメリットが伝われば、多くの従業員は承諾してくれるはずです。
どうしても承諾が得られない従業員がいた場合は、その人だけ従来どおり紙での発行を続けるなど、事前に対応を考えておきましょう。郵送代行機能のあるシステムを使えば、承諾を得られない従業員がいても担当者の手間を最小限にできます。
③給与明細電子化ツールを選定・導入する
従業員からの承諾を得て給与明細の電子化が決定したら、給与明細電子化ツールを選定して導入を進めます。電子化用のツールを選ぶときは、次のポイントをチェックしましょう。
- 導入コスト・ランニングコスト
- 現行システムとの連携が可能か
- 現行の給与明細と同等のレイアウトが可能か
- 印刷が可能か
- セキュリティ対策
システムによってコストが異なるため、特に毎月発生するランニングコストについては複数のシステムを比較することが大切です。
現行の給与システムや勤怠管理ソフトと連携したい場合は、ほかのシステムと連携できるかどうかも確認しなければなりません。また、給与明細のレイアウトや記載項目についても確認しましょう。
書面での交付を希望する従業員がいる場合は、印刷できるかどうかも重要なポイントです。
給与明細は個人情報で、情報漏洩やデータ改ざんなどがあってはなりません。そのため、どのようなセキュリティ対策が行われているかも確認しておきましょう。
給与明細の電子化にはクラウド化がおすすめ！
給与明細の電子化には、クラウド化がおすすめです。クラウドはインターネット上でサービスを提供しているシステムのことで、導入が簡単でランニングコストだけで利用できるサービスもあります。
スマレジ・タイムカードは、給与計算や給与明細の交付ができるクラウド勤怠管理システムです。ほかの給与計算サービスとの連携も可能で、導入費用はかからずランニングコストだけで利用できます。ぜひお気軽にご相談ください。
