給与計算をアウトソーシングするメリット・デメリット、業者選びのポイントを解説

従業員の給与計算や勤怠管理について課題を感じている事業者のなかには、給与計算のアウトソーシングを検討している人も多いのではないでしょうか。本記事では、給与計算におけるアウトソーシングのメリット・デメリット、アウトソーシングする場合に依頼業者を選定するポイントを解説します。

給与計算のアウトソーシングとは？

アウトソーシングとは企業内業務を外部に委託することで、給与計算においても業務を外部に委託することができます。給与計算業務には、従業員の給与計算や賞与計算の他に、振込データの作成や年末調整、住民税の更新などが含まれます。

給与計算に関する業務は毎月の定期業務から特定の時期に行う業務までさまざまですが、そのなかで委託範囲を選択することも可能。企業の業務内容に合わせて臨機応変に使い分けることができます。

給与計算をアウトソーシングするメリット

給与計算をアウトソーシングするメリットについて解説します。

主なメリットは、業務負担の軽減や人件費の削減、法改正への柔軟な対応、業務の属人化の防止の4つです。

労務管理の業務負担の軽減

給与計算をアウトソーシングすることで、労務管理の業務負担の軽減につなげることができます。

給与計算業務では、税金や社会保険料、残業手当なども考慮して細かく計算しなければなりません。従業員数が多いほど業務担当者にかかる負担が大きくなり、ミスが発生する可能性も出てきます。

アウトソーシングにより担当者の業務負担が軽減されれば、効率的に給与計算ができるだけでなく、空いたリソースをコア業務に割くことができるため、生産性のアップも期待できます。

社内で発生する人件費の削減

給与計算に割いていた人材が不要になり、人件費の削減ができます。給与計算業務を自社で行う場合、必要なシステムの費用なども発生するため、アウトソーシングによる費用もかかるものの、トータルのコストとして削減につながる場合があります。

特に人材不足に課題を抱えている企業にとってはメリットが大きく、限られた人材を有効に活用できるようになります。特に従業員数の多い企業ほどアウトソーシングするメリットは大きくなるでしょう。給与計算業務にかかるコストのカットを図りたい企業は、委託業者に見積もりを出してもらい、費用対効果を比較してみましょう。

法改正への対応

給与計算業務では、雇用保険料率の変更や社会保険料率の変更、最低賃金の変更など、法改正への対応が求められます。アウトソーシングをすると委託業者が適切に法改正への対応をしてくれます。

これにより、常に正確な従業員の給料を算出することが可能に。トラブル防止の観点からも給与計算のアウトソーシングは効率的といえるでしょう。

業務の属人化の防止

業務の属人化を防ぐこともできます。属人化してしまうと、もし担当者が急な退職などで職場から去ってしまうと、引継ぎができずに業務をスムーズに行うことができなくなってしまいます。

特定の従業員に業務を任せてしまうことは健全な状態とはいえません。アウトソーシングで業務を委託すれば、特定の従業員に依存することなく健全に会社を運営することができるでしょう。

給与計算をアウトソーシングするデメリット

給与計算をアウトソーシングするデメリットもいくつかあります。特に押さえておくべき点は、社内にノウハウが蓄積されない、委託コストが発生する、情報漏洩のリスクがあるという3点です。

社内にノウハウが蓄積されない

給与計算を全て外部に任せると、社内に給与計算業務に必要なノウハウが蓄積されません。一度アウトソーシングを活用すると、その後自社で給与計算をすることになった場合に問題が生じてしまいます。

将来的に、給与計算を自社で行う可能性があるならば、少しでも業務知識を身につけるために、自社のリソースで無理なくまかなえる部分以外の業務の委託を検討してみるのも有効でしょう。

依頼するコストが発生する

アウトソーシングすると、当然ながら委託費用が発生します。相場としては、1ヶ月で4～6万円（従業員50名程度）、1年間で計算すると48～72万円のコストが発生するといわれています。

また、代行業者に依頼する際の打ち合わせや連絡のやり取りなど、業務以外の手間がかかることも覚えておく必要があります。従業員数が少ない企業や、給与計算業務に人件費がほとんどかかっていない企業は、依頼料や手間を考慮すると依頼コストの方が多く発生してしまうことがある点も頭に入れておきましょう。

情報漏洩のリスクがある

給与計算に必要なデータを外部に持ち出す以上、情報漏洩のリスクは生じます。自社でいくら情報管理に気をつけていても、代行業者が管理を怠れば、情報が漏れることも考えられるのです。

従業員の大切なデータの情報漏洩を防ぐためには、データ管理を徹底した業者を選ぶ必要があります。初見でデータ管理が徹底されているか判断するのは難しいため、コミュニケーションのまめさやスケジュール管理なども注意深く確認し、判断するとよいでしょう。

アウトソーシングする場合の代行業者選定・比較のポイント

続いて、代行業者選びで失敗しないように、アウトソーシングする場合の代行業者の選定や比較のポイントを4点解説します。

サービス内容で選ぶ

アウトソーシングする場合、まずはサービス内容が業者選びのポイントになります。

代行業者によって依頼できる業務内容が異なり、たとえば、毎月の給与計算や賞与計算、年末調整、社会保険料の計算・手続き、特別徴収住民税の手続きなど、依頼できる業務の種類がさまざまです。

代行業者が給与計算業務のうち、どの範囲まで対応してくれるのか、対応可能業務が自社のニーズにマッチしているのかを中心に、サービス内容を見比べてみてください。

基本料金を低く設定し、オプションを設けて依頼業務を追加できるシステムを採用している業者もあります。そのため、基本プランに希望の業務が含まれていない場合は、オプションの内容も確認しておきましょう。

会社の規模に合わせて選ぶ（大手か中小企業か）

自社の規模に合わせて代行業者を選ぶのも有効です。
会社の規模によって、給与計算業務を委託すべき業者は異なります。
小規模、中規模、大規模ごとにおすすめの委託先を以下の表にまとめました。

代行業者によっては企業の規模に合わせたプランを設けていることがあるので、従業員数を目安に選ぶとよいでしょう。

専門性があるかどうか

給与計算業務を専門に扱っている代行業者がおすすめです。たとえば、給与計算をする際は、労働保険や社会保険など専門的な知識が求められます。専門知識のある業者であれば、正確な給与計算だけでなく、早期の納品も期待できるでしょう。

従業員数が多い会社ほど振込手続きなどを早めに行う必要があるので、なるべく早く業務をこなしてくれる業者を選ぶとスムーズに作業を進めることができます。

品質（納期やセキュリティなど）

品質に注目することもポイントです。給与計算業務における品質とは、納期やセキュリティのことをいいます。従業員の給料日は毎月決まっているので、必ず期日までに給与計算データを送ってもらわなければなりません。

納期はもちろんのこと、情報漏洩のリスクを鑑みて業者がセキュリティを強化しているかどうかも重要です。したがって、納期が早めに設定されている業者やセキュリティ面を大々的にアピールしている業者を選ぶことをおすすめします。

給与計算および勤怠管理の課題を解決するにはクラウドサービスがおすすめ！

給与計算業務は専門的な知識が求められ、作業に多くの時間がかかることから、担当者に大きな負担をかけることになります。担当者の負担を軽減するために、給与計算のアウトソーシングを検討してみましょう。

なお、クラウドサービスのスマレジ・タイムカードを利用することでも、給与計算や勤怠管理に関する課題を解決することができます。