給料明細の作成方法を徹底解説！無料テンプレートやおすすめソフトは？

給料明細を作成するには、必要な書類を用意して従業員ごとに支給額を計算しなければなりません。税金や社会保険などについても理解が必要なので、給料明細を作成する場合は計算方法をしっかり把握しておきましょう。

本記事では、給料明細の作成方法を徹底解説します。簡単に給料明細を作成できるテンプレートや、効率的に給料明細を作成するツールも紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

給料明細の作成方法

給与明細を作成するには、はじめに以下の2点について把握しておきましょう。

• 給料明細の作成に必要な書類
• 給料明細に記載する項目

上記2点について、以下で詳しく解説します。

給料明細の作成に必要な書類

給料明細を作成するには、以下のような書類が必要です。

• タイムカード
• 住民税課税決定通知書
• 健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書

タイムカードは、従業員の勤怠状況を確認するために必要です。残業時間や欠勤など、給料に反映させるべき情報を把握するため、タイムカードや勤怠システムのデータを用意しましょう。

住民税課税決定通知書は、従業員ごとの住民税納付額が記載された通知書です。毎月の給与から住民税を差し引くために必要となります。

健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書は、毎月の社会保険料を計算するために必要な書類です。

給料明細に記載する項目

給料明細には、主に次の項目を記載します。

• 労働時間
• 支給額
• 各種控除額
• 振込金額

給料明細には、その月の労働時間を記載します。残業や深夜労働、休日出勤などがあった場合、それも正確に記載する必要があります。

支給額は、従業員に支払う金額です。基本給や残業代、通勤手当などの明細も記載しましょう。

控除額として、社会保険や雇用保険、税金などの給料から差し引く金額を記載します。遅刻や欠勤で賃金を差し引く場合は、欠勤控除についても記載が必要です。

振込金額には、支給額から控除額を差し引いた、実際に従業員の口座に振り込まれる金額を記載します。

そのほか、有給休暇の残数などを記載しているケースもあります。

給料明細を作成するときの流れ

次に、支払う給料を計算して給料明細を作成する流れをみていきましょう。ここでは、給料明細の作成方法を、手順ごとに詳しく解説します。

①勤務時間を集計する

給料を計算して給料明細を作成するには、労働時間を把握しなければなりません。はじめに、タイムカードや勤怠システムから従業員それぞれの勤務時間を集計しましょう。

時間外労働や休日出勤、遅刻や欠勤の有無を確認し、給料に反映しなければならないデータがないかチェックします。

有給休暇の使用があった場合は、付与日数や失効日数もチェックしておきましょう。

②残業代や通勤費などの手当を計算する

勤務時間を集計したら、残業代や通勤費といった各種手当を計算します。時間外労働や休日労働については、労働基準法で割増率の最低基準が定められているので、それに準拠した計算が必要です。

例えば、時間外労働の賃金割増率は以下のように定められています。

• 時間外労働の賃金割増率は通常の給料の25%以上
• 時間外労働が月60時間を超えた分の割増率は通常の給料の50%以上

通勤手当や役職手当などを支給する場合は、従業員ごとに適用される手当の金額を計算します。通勤手当は所得税が非課税になる上限が決まっているため、計算を誤らないよう注意してください。

公共交通機関を利用する場合は月15万円まで、自転車や自家用車などを利用する場合は通勤距離に応じて4,100円〜31,600円までの課税対象外金額の上限が決まっています。

③給与の総支給額を計算する

基本給に加えて残業代や各種手当の金額を算出したら、給料の総支給額を計算します。総支給額は、以下の計算式で求めます。

総支給額＝基本給＋時間外手当＋各種手当

社会保険や税金などの差引前の総支給額として、上記の計算結果を給料明細に記載します。

④控除額を計算する

総支給額を算出したら、そこから差し引く社会保険や税金などを計算します。給与から差し引く控除として、以下のようなものがあります。

• 社会保険料
• 所得税
• 住民税

上記について、以降で詳しくみていきましょう。

社会保険料

社会保険料は、以下の計算式で算出します。

保険料＝標準報酬月額×保険料率÷2

標準報酬月額は、総支給額の平均を等級表で区分したものです。毎年4月から6月の総支給額をもとに算出します。

課税対象額

保険料や税金の計算対象となるのは、基本的に給料の総支給額です。基本給だけでなく、各種手当や残業代も含めた金額に保険料率や税率をかけて計算してください。ただし、非課税の通勤手当は含みません。

所得税

所得税は、給料や事業で得たお金にかかる税金です。給料を支給する場合は企業があらかじめ所得税を差し引くようになっており、これを源泉徴収といいます。

源泉徴収額は、国税庁が公開している「源泉徴収税額表」をもとに算出してください。所得税の課税対象は、総支給額から非課税通勤手当と社会保険料を差し引いたものです。

住民税

住民税は、従業員が居住する市区町村に納める税金です。企業が給料から住民税を差し引き、代わりに納付します。それぞれの市区町村から納付書が送られてくるので、基本的に企業が税額を計算する必要はありません。

そのほか、遅刻や欠勤の控除がある場合は、給料から差し引く金額についても計算が必要です。就業規則で定められた計算方法に基づいて、遅刻時間や欠勤日数に応じた控除額を算出してください。

⑤差引支給額を算出する

各控除額を計算したら、差引支給額を算出します。差引支給額の計算式は、以下です。

差引支給額＝総支給額-総控除額

この金額が、実際に従業員の口座に振り込まれる金額となります。

給料明細の作成には無料テンプレートが便利！

簡単に給料明細を作成するなら、無料テンプレートを活用してみてはいかがでしょうか。一から給料明細を作成するよりも便利で、項目の漏れなどが起きにくいので安心です。

ここでは、無料で使えるおすすめの給料明細テンプレートを紹介するので、チェックしてみてください。

エクセルで使えるテンプレート

ここでは、エクセルで使えるテンプレートを2種類紹介します。

給料明細書001

給料明細書001は、手書きで記載するテンプレートとパソコンで入力するテンプレートの2種類がセットになっています。基本的な項目に加えて前払金の項目も設定されているので、前払金を支給するケースがある場合は活用してみてください。

給料明細003

給料明細003は、A4でプリントアウトしたときに3つ折りにできる線があらかじめ入っているテンプレートです。項目欄に色がついていて、項目が多くても見やすくなっているのが特徴です。プリントアウトして使用したいなら、こちらのテンプレートを活用してみましょう。

ワードで使えるテンプレート

ワードを使用して給料明細を作成したい場合は、次の2つのテンプレートをチェックしてみてください。

給与支給明細書

給与支給明細書は、支給額と控除額が並んだ見やすいテンプレートです。差引支給額が大きな欄になっているので、いくら振り込まれるのかひと目でわかるのもポイントです。支給額・控除額ともに空欄があるので、ダウンロード後に必要な項目を簡単に追加できます。

給与証明

給与証明は、給与を支払ったことを証明するための書類として使います。給与明細としては足りない項目もありますが、支給額や控除額、差引支給額などが記載されているので、任意のタイミングで給与の支払い額を証明する書類として使えます。

給料明細の作成における課題

給料明細を作成するには、以下の2点に注意してください。

• 計算・入力ミスが発生する可能性がある
• 税率変更や法改正など情報のキャッチアップが必要

それぞれの課題について以降で詳しく解説するので、チェックしておきましょう。

計算・入力ミスが発生する可能性がある

本記事で紹介したとおり、給料明細を作成するには勤怠データや税率などをもとに、総支給額や控除額の計算をしなければなりません。計算ミスをしてしまうと控除額や支給額が正しく算出できないため、注意が必要です。

エクセルやワードで自動計算するフォーマットを使用していたとしても、手入力の場合は入力時にミスをする恐れもあります。給料明細にミスがあると従業員とのトラブルになる可能性もあるので、慎重な作業が求められます。

税率変更や法改正など情報のキャッチアップが必要

正しく給与計算するには最新の税率を適用する必要があり、税率変更や法改正などについて常に最新の情報をチェックしておかなければなりません。保険料率や住民税は年に一度更新があるため、エクセルの給与計算フォーマットを自社で作成している場合は計算式への反映も必要です。

2023年4月には中小企業の割増賃金率に関するルールが変わるなど、今後も法改正や税率の変更が起きるケースが考えられるので、情報のキャッチアップを怠らないようにしましょう。

より簡単で正確に作成したい人は勤怠管理ソフトを導入してみよう

給与計算や給料明細の作成を簡単かつ正確に行いたいなら、勤怠管理ソフトの導入を検討してみてください。勤怠管理ソフトは、その名のとおり従業員の勤怠を管理するシステムで、出退勤の時間や時間外労働時間などをパソコンで管理できます。

給与計算機能が搭載された勤怠管理システムを使えば、自動で給与計算が行われるので計算する手間が省け、正しい勤怠情報が登録されていれば計算ミスの心配もありません。

従業員が給料明細をパソコンやスマホから確認できるため、紙の給料明細を発行して配布する手間もなくなります。このように、勤怠管理ソフトには多くのメリットがあるため、給料明細の作成に課題を感じている場合は導入してみてはいかがでしょうか。

給料明細の作成にはスマレジ・タイムカードがおすすめ！

給料明細を作成するには、タイムカードや自治体からの通知書などをもとに細かい計算をする必要があります。手入力による手間やミスを減らしたいなら、勤怠管理ソフトの導入がおすすめです。

スマレジ・タイムカードは、無料で始められるクラウド勤怠管理システムです。勤怠管理だけでなく給与計算機能もあり、法改正や保険料率の改定に合わせて自動アップデートが行われるクラウドサービスならではのメリットもあります。オンライン相談も受け付けているので、ぜひお気軽にお問い合わせください。