出勤簿やタイムカードを導入している事業者の中には、業務効率をアップさせるために電子化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。実は、書類などの電子化によってメリットもあればデメリットもあり、導入する際にはいくつかの注意点もあります。
本記事では、そもそも電子化やデジタル化とは何なのか、出勤簿やタイムカードの電子化のメリット・デメリット、電子化すべきタイミング、電子化のシステムを導入する際の注意点を紹介します。出勤簿やタイムカードの電子化を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
この記事の目次
電子化やデジタル化の意味
まずは、電子化やデジタル化がどのようなことを指すのか紹介します。電子化とデジタル化は類似した言葉ですが、厳密には意味が違います。
電子化：今まで紙媒体で処理していたものを電子データに置き換えること
デジタル化：アナログ情報をパソコンが読み書きしやすいデジタル情報に変換すること
出勤簿やタイムカードの情報を紙ではなくデータとして保存することを電子化、すでに紙で保存されているデータをデジタル情報に変換することをデジタル化といいます。なお、電子化には勤怠管理システム（従業員の勤務状況を管理するためのシステム）を活用するのが一般的です。
デジタル化は既存の情報をパソコンで入力してデータを作りあげるため、ある程度の手間はかかりますが、電子化は勤怠管理システムを活用すれば自動で計算してくれるので、作業者の負担を軽減することができます。電子化を図りたい方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。
出勤簿を電子化するメリットとデメリット
出勤簿やタイムカードの電子化はさまざまなメリットに加え、デメリットもあります。ここではメリットとデメリットのどちらも紹介するので、電子化を検討する際に参考にしてみてください。
メリット：業務の効率化が期待できる
出勤簿やタイムカードを電子化することで、業務の効率化が期待できる点は大きなメリットです。勤怠管理システムを導入すれば、従業員が打刻した時間から労働時間・休憩時間、残業時間など勤怠管理に必要なデータを自動で集計できます。また、システムにより正確に計算されるため、人的ミスを防止することも可能です。
さらに、集計データをCSVファイルに出力し、給与計算ソフトと連携することができるため、給与計算までスムーズに行えるでしょう。
全体的に業務の効率化が期待できるのは、出勤簿やタイムカードを電子化する大きなメリットです。
デメリット：導入するのに費用や時間がかかる
勤怠管理システムを導入するには、費用が発生します。パソコン未所持であれば、まずはパソコンを購入する必要があり、勤怠管理システムを運用するのには初期費用や月額費用がかかります。従業員の人数によってランニングコストが変わるので、従業員が多くなるほど運用費用は高くなります。
また、勤怠管理システムの仕組みを従業員に普及させるのも時間がかかるでしょう。パソコンが苦手な人ほど、システムが利用できるようになるまで時間を要するので、導入初期は運用に苦労する場面が多々あるかもしれません。しかし一度浸透すれば、後は定期的にメンテナンスするだけなので、将来的には生産性がアップします。
出勤簿を電子化するタイミング
従業員の労働時間の把握や集計が難しくなった時や、働き方が多様化してきた時が、出勤簿を電子化する最適なタイミングです。
それぞれについて詳しく解説します。
労働時間の把握や集計が難しくなった時
従業員が多くなるほど、作業者の負担は大きくなります。労働時間の集計に時間がかかるようになると、他の仕事が回らなくなる可能性が高いでしょう。勤怠管理システムを活用すれば全て自動で集計できるため、一人ひとりの労働にかかる負担を軽減できます。
集計の負担が大きく、従業員の仕事へのモチベーションが低下しているようであれば、勤怠管理システムを導入しましょう。
働き方が多様化してきた時
在宅勤務・テレワークなど、働き方が多様化してきた時も電子化する最適なタイミングです。新型コロナウイルス感染症の影響により在宅勤務を導入している企業も増えており、アナログ情報では従業員の勤務状況を把握することが困難になってきています。
勤怠管理システムを活用すれば、遠くにいる従業員の勤務状況をリアルタイムで確認できます。在宅勤務・テレワークなどを取り入れようと思っている方は、この機会に勤怠管理システムの導入を検討してみてください。
勤怠管理システムを導入する時の注意点
勤怠管理システムを導入する際には、いくつか注意しなければならないことがあります。特に、どのような機能が搭載されているのか、勤務形態に合う打刻方法かどうかを確認することが重要です。
勤怠管理システムを導入する時の注意点を具体的に紹介するので、システムを取り入れる際に参考にしてみてください。
必要な機能などをチェックして適切なシステムを選ぶ
必要な機能などをチェックし、ニーズに適したシステムを選びましょう。勤怠管理システムで何を自動化したいのか明確にすることで、必要な機能が特定できます。たとえば、出退勤に加え、申請や承認などの機能も搭載された勤怠管理システムもあります。
また、全従業員が簡単に操作できるなど、システムの使いやすさも確認しましょう。ワンクリックで操作できるなど、パソコンが苦手でも直感的に使えるシステムは便利です。
ランニングコストを調べ、運用コストが予算内かどうかも把握するのも大切です。
自社に合う打刻方法かどうか見極める
勤怠管理システムにはさまざまな打刻方法があるので、事業に適しているか見極めましょう。たとえば、パソコンやスマホでログインして打刻するパターンもあれば、ICカードをスキャンして出退勤記録を残すパターンもあります。
在宅勤務を推進するために勤怠管理システムを導入する場合は、各従業員にICカードを読み取る専用の端末を用意するのは現実的ではないため、パソコンやスマホからログインして打刻するタイプが適しています。
従業員の勤務形態によって最適な打刻方法は異なるので、自社に合った打刻方法に対応した勤怠管理システムを選びましょう。
導入前に従業員に周知し、重要性を伝える
勤怠管理システムを導入する前に、従業員に周知してシステムの重要性を伝えましょう。従業員の中には、電子化よりも手動で作業を行うことを好む人もいるかもしれません。また、システムに慣れていない従業員もいる可能性があることを考慮する必要があります。
従業員から協力を得られなければ導入しても意味を成さなくなるので、勤怠管理システム導入の意義をしっかり従業員に説明しましょう。総合的に業務の負担が減るなど、勤怠管理システムを導入するメリットを伝えることがポイントです。
より簡単で適切に労働管理を行いたい人は電子化を検討してみよう！
より簡単かつ適切に労働管理を行いたい方は、電子化を検討してみましょう。電子化によって業務の自動化を図ることができ、スキルを問わずに誰でも勤怠管理ができるようになります。さまざまな勤怠管理システムがありますが、中でもスマレジ・タイムカードがおすすめです。
スマレジ・タイムカードには、勤怠管理に必要な機能は全て揃っており、多様な働き方にも対応していますので、お気軽にご相談ください。
