飲食業をはじめとしてシフト制を取り入れながら長時間営業している業種において、従業員たちの勤怠管理に頭を悩ませている経営者も多いのではないでしょうか。
本記事では、そうした業界における勤怠管理の課題を解説しながら、解決策としておすすめのクラウドシステムを厳選して3つ紹介します。適切で効率的な勤怠管理を行い、働きやすい職場環境を目指しましょう。
この記事の目次
勤怠管理の課題とは
シフトを組んで運営している業種では、従業員の勤務時間が異なるため全員が顔を揃える機会も少ないことがほとんどです。まずは、シフト制の勤怠管理の難しさについて確認しておきましょう。
勤務時間の集計が煩雑になる（エクセルや手書きによるミスも起こる）
これまでは、タイムカードや手書きの日報などを基にエクセルや手作業による勤務時間の集計を行ってきた会社も多いのではないでしょうか。
シフト制の場合、出勤回数や時間が従業員によって異なるため、集計作業が煩雑です。従業員数が多く、雇用形態や時給のバリエーションに幅がある場合はなおさらでしょう。
さらに、深夜割増（22時から翌朝5時）を導入する業種ではより事態が複雑です。頻繁に端数処理が発生して切り上げや切り下げにも気をつけなければならないケースも考えられます。
エクセルや手作業による集計は、作業の煩雑さゆえにミスが起こりやすい方法だといえるでしょう。
シフト表の作成が大変
日々の営業のためには、シフト表の作成が欠かせません。
飲食店などの場合、店舗が混み合う時間や空いている時間と、雇用形態が異なるスタッフ一人ひとりの出勤希望を組み合わせてシフトを組むのは大変な作業です。「人手さえ揃えればいい」というわけではなく、売上を予測して人件費にも考慮しなければならないためです。
営業状態やスタッフの事情は日々異なることから、同じシフト表を使い回すことも不可能な上、急な欠勤や早退・遅刻などにも対応しなければなりません。
このような背景から、勤怠管理ではシフト作成にかかる工数が大きくなってしまいがちです。
アルバイトによる不正打刻を発生する可能性がある
飲食店では、営業中だけでなく開店前・閉店後にも作業を要することが多く、毎日10時間以上作業をしている店舗も少なくありません。
スタッフが出入りする10時間以上もの間、勤怠管理責任者が常駐できるとも限りません。そのため、勤怠管理にタイムカードを利用している場合、責任者が不在でもタイムカードの打刻をもって出退勤を確認しているケースも多いでしょう。
しかし、タイムカードを打刻するのは本人でなくとも可能であるため、アルバイト間で代理打刻を依頼しあう事例もないとは言えません。
従業員は労働時間申請の手間がかかる
従業員から労働時間を申請する際に独自のルールが設けられていることがあります。
例えば、集計処理を進める都合で「残業時間の申請は定時まで」と決められていたり、申請方法が店舗間や事業所間で統一されておらず、ヘルプに入ったときにそれぞれの拠点で申請が必要であったりすることなどが挙げられます。
従業員目線でみると、ルールが増えるほど申告も煩雑に感じられることでしょう。
また、タイムカードの運用においても、従業員数が多かったり繁忙時間帯前後に出退勤が集中したりすると、打刻のために順番待ちが発生し理不尽さを感じる可能性も考えられます。
勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理では、労働時間の集計やシフト表の作成、不正打刻の点で難しさがあり、従業員にとっても労働時間の申請に負担が生じる場合もあります。そこで、以下では企業が勤怠管理システムを利用するメリットと合わせて、導入することで上記の課題がどう解決されるのかを見ていきましょう。
適切な労働時間の管理が可能になる
企業の経営者は従業員の労働に関する法令を遵守し、労働時間を適切に管理しなければなりません。
しかし、最近では、従来の雇用形態に加えて派遣会社を利用する企業も増え、より従業員の勤怠管理が複雑化しています。
勤怠管理システムを導入することで、従業員の労働時間をリアルタイムで集計できるようになり、複雑化した勤怠管理にも対応できます。
例えば、勤怠管理システムでは個別の条件に沿った細かな設定が組めます。休憩時間や残業時間、有給取得日数などもシステム上で自動管理し、従業員からも簡単に確認できる上、時間超過や有給未取得の危険性があればアラートで警告して未然に防げます。
シフト表の作成が簡単になる
勤怠管理システムのなかには、シフト管理機能が備わっているものもあります。従業員のスマホから送信された出勤希望や各人の稼働状況、売上予測などを基にシフト表を作成できます。
人的ミスを防ぐだけでなく、シフト表を全員で共有できるため、従業員からの確認や問い合わせが減るなど、シフト管理者の業務負担も大きく軽減されます。
休暇や残業の申請・承認をスマホで完結する機能を備えているものを選べば、従業員は休暇を申請しやすくなるうえに、役員は承認業務負担が減ることから、有給取得率も上がると考えられます。
不正打刻を防止できる
勤怠管理システムのなかには、ほかの人が代わりに打刻できない指紋や静脈などを活用した生体認証機能を搭載したものもあります。打刻地を特定できるGPS機能も活用すれば、より正確に打刻者を特定できます。
どこにいてもリアルタイムで打刻できれば、労働時間もより正確に把握しやすくなることから、遅刻や欠勤の無申告や申告漏れの減少が期待できるでしょう。
打刻修正の履歴も残るため、ログの書き換えがあった場合にも後から確認でき、安心です。
従業員は労働時間申請が簡単になる
勤怠管理システムを導入すれば、従業員は手持ちのスマホやICカード、PCなどから簡単に打刻できるようになります。作業が簡易化されるだけでなく、打刻待ちの時間も省けます。アプリに対応していればどこからでも打刻できるので、テレワークでも労働時間を正確に把握しやすくなります。
一人ひとりにアカウントが与えられるため、例えば飲食店で他店にヘルプに入った場合でも所属店舗で登録したアカウントでログインが可能です。
また、シフト希望や休暇申請などの提出もオンラインで済ませることができるため、労働時間の調整もしやすいでしょう。
勤怠管理システムに求められる機能とは？
「数ある勤怠管理システムのなかから何を基準に選べばよいのかわからない」という人も多いでしょう。ここでは、導入するなら備えているか確認しておきたい機能を紹介します。以下で解説する機能を参考に、業務内容に合わせてどの機能が必要なのか今一度考えてみてください。
勤務時間の自動集計機能
勤務時間の自動集計機能は基本的にほとんどの勤怠管理システムに搭載されていますが、特に重要視すべき機能です。
企業は従業員の働き方に関する法令を遵守し、労働時間を適切に管理しなければなりません。
法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超える労働を命じる場合には従業員と書面による協定を結び、労働基準監督署に提出することが義務付けられています。
参考：36協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針｜厚生労働省
さらに、2019年4月からは時間外労働に上限が設けられました（中小企業は2020年4月から施行）。したがって、36協定を結んでいたとしても、上限を超えてはいけません。
参考：時間外労働の上限制限｜厚生労働省
従業員の勤務時間が多様な業種おいて、いかに正確に労働時間を把握できるかが法令遵守のキーポイントです。
シフト管理機能
シフト管理機能とは、従業員から勤怠管理システム上で提出された勤務希望日を基に、簡単にシフト表を作成できる機能です。
シフト表の作成や周知をエクセルやGoogleカレンダー、office365などで行う工夫も見られますが、急な変更対応などで人的ミスが発生するリスクが拭えません。
従業員ごとに細かい条件を設定でき、リアルタイムで労働時間を管理する勤怠管理システムでシフトを管理すれば、急な欠員にも適切な人員配置が可能となります。従業員からもいつでも最新のシフト表が確認できるため、周知遅れの心配も減るでしょう。
シフト変更が頻繁に発生すると記録ミスも起こりがちですが、出退勤とシフト変更履歴をひとつのシステムで管理できれば、給与計算ミスを防ぐことにもつながります。
休暇管理機能（遅刻・早退管理）
働き方改革の一環として、2019年4月からすべての企業に 「年5日の年次有給休暇の確実な取得」と「有給休暇管理簿の作成」が義務付けられました。
参考：年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説｜厚生労働省
これまで有休休暇を自由に取得できないケースが見受けられた飲食業界などにおいても、休暇管理、有給取得の見直しが求められています。
休暇管理機能では、自動で有給休暇の付与と消失が行われ、休暇申請や出退勤の打刻記録と併せて有休休暇の管理が行なえます。人的ミスを未然に防ぎながら、年次有給休暇管理簿の作成も的確に行えるようになります。
従業員は出退勤の打刻と合わせて残日数の確認ができるため、計画的に休暇を取得しやすくなるでしょう。
不正打刻防止機能
不正打刻の防止には、本人でなければ打刻できない機能の導入が有効です。認証管理システムでは、主に3つの方法を採用しています。
- スマホ打刻
- 生体認証打刻
- ICカード打刻
スマホアプリからの打刻では、時間だけでなく、打刻位置もGPS機能で自動記録されます。店舗外で打刻するデリバリー担当者や事務職のテレワークが多い飲食店に最適でしょう。
指紋や顔などを読み込んで打刻する生体認証や、社員証や入館証、交通系ICカードなどをかざして打刻する方法は、誰にでも簡単に操作できるのが魅力です。認証機器さえ設置すればすぐにでも導入でき、従業員もタイムカードと変わらない感覚で使用できるため、運用に時間を割くこともありません。
おすすめのクラウド型勤怠管理システム3選
勤怠管理の課題や求められる機能を把握できたところで、次におすすめの勤怠管理システムを厳選して3つ紹介します。自社の細かいニーズにもマッチするものはないかチェックしてみてください。
ジョブカン
株式会社Donutsが提供する「ジョブカン」は、10年以上に渡って、5万社以上の導入実績を誇る勤怠管理システム。シンプルな操作性から日本語が苦手な外国人でもストレスなく使用できると評判です。
特長は、「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の４機能から必要なものを選択して自由に組み合わせることができる点でしょう。
なかでも最も充実しているのは「シフト管理機能」です。
給与や予算案を考慮しながらのシフト調整が可能で、表作成は一日の稼働時間が視覚的に確認しやすいライン表示形式が採用されています。希望シフトをシステムでやりとりでき、従業員がLINEでシフトを確認できる点も高く評価されています。
jinjer勤怠
株式会社ネオキャリアが提供する「jinjer勤怠」は、採用・勤怠・人材管理など、人事領域に関する業務を一貫して管理できる勤怠管理システムです。他社では追加料金がかかるような機能もはじめから無料で搭載されているコストパフォーマンスの高さで注目されています。
国内のほぼすべての給与管理システムとの連携が可能で、月末の面倒な集計作業がすべて自動化でき、集計ミスの心配もありません。
スマホ・顔認証・ICカードなど多様な打刻方法に対応するばかりでなく、打刻の際に写真を撮り、勤怠情報と連動して従業員のモチベーションを7段階で表示する機能も備えています。このように、飲食店の魅力度アップにつながる勤怠管理が実現できるシステムとなっています。
スマレジ・タイムカード
「スマレジ・タイムカード」は、クラウド型POSシステム「スマレジ」を運営する株式会社スマレジが提供する勤怠管理システムです。スマレジ利用者のニーズにより、2014年からサービスを開始しました。スマレジと連携すると、過去の売上や来客数を基に売上予測を立てながらシフト作成ができます。
iPhoneやiPad、各種PCでタッチやパスコード入力などによる打刻も可能ですが、注目したいのは、写真撮影時に笑顔を自動検知し打刻する「笑顔認証打刻」でしょう。不正打刻を防ぐばかりでなく、店舗の印象にもつながる笑顔のトレーニングと仕事のオン・オフの切り替えを促すユニークな機能です。
経営者を悩ませる従業員の働き方にまつわる相次ぐ法改正には、アップデートを行いながら常に最新の状態で対応できます。働き方改革関連法だけでなく、健康保険や雇用保険などの保険料率にも対応しているのも魅力的です。
労働時間や休暇取得に関しても、システムで厳密に管理し、労務アラートを用いて違反前に自動で従業員にも注意喚起します。管理画面での表示やメールなど多彩な通知が可能で、管理者が口頭注意を促す手間も省けます。警告・違反履歴は一覧で確認できるため、書類作成時に参照する際にも便利です。
飲食店の勤怠管理はクラウドシステムで効率的に
勤怠管理では、複雑な集計作業やシフト管理、法改正の対応などに多くの手間と時間を要します。しかし、これらの作業は売り上げを生み出すようなコアな業務ではないので、なるべく自動化、効率化させるべきです。
そこでおすすめなのがクラウド型の勤怠管理システムを導入すること。クラウド型勤怠管理システムは業務の効率化や不正防止などを促します。同システムの導入により、経営者・従業員双方が抱える勤怠に関する課題、悩みはすんなりと解決できるはずです。
勤怠管理の効率化をお考えの経営者の方は、この機会に自社にマッチしたシステムを探してみてはいかがでしょうか。
スマレジ・タイムカードにご興味をお持ちの方は、資料をダウンロードしてみてください。
