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勤怠管理 2022/01/13 2022/01/19

タイムカードの集計を効率よく行う方法とは?作業時間を短縮しよう!

 

タイムカードを扱っている事業者の中には、効率よくタイムカードの集計を行う方法がないか調べている方も多いのではないでしょうか。本記事では、タイムカードを無料で集計する方法から効率よく集計する方法まで徹底解説します。

 

この記事の目次

  1. タイムカードを無料で集計する方法
  2. より効率よくタイムカードを集計する方法
  3. 給与計算をするときの注意点
  4. アプリが便利!適切に勤怠管理を行うためにはソフトの導入がおすすめ

 

タイムカードを無料で集計する方法

タイムカードを無料で集計する方法を紹介します。主な方法は電卓、エクセル、無料集計サイトの3つです。一番使いやすいと思った方法でタイムカードを集計してみましょう。

 

電卓を使用する

タイムカードの集計方法の基本は電卓を使用することです。従業員の労働時間を手で計算する方法としてスタンダードといえます。キリがよく差し引きできる場合は頭で計算できますが、出勤時刻が8時45分で退勤時刻は18時20分といったように、頭で計算しようとすると混乱する場合は、電卓を使うのが無難です。

退勤時刻から出勤時刻を引くと簡単に労働時間を導き出すことができます。出勤時刻が8時45分で退勤時刻は18時20分の場合、「1820-845」と計算すると「975」という結果になるはずです。

ここで、下2桁は分を表しており、上1桁または2桁は時間を表します。下2桁が60を超える場合は40を引いた数字が分です。「975」は下2桁が60を超えているの40を引いて35となることから、労働時間は9時間35分(休憩時間を含む)となります。

何度も繰り返すうちにスムーズに労働時間を導き出すことができるようになるので、試しに練習してみてください。

 

エクセルを使用する

エクセルを使用することで、タイムカードを集計できます。タイムカードの集計方法としては最も一般的な手法で、出勤時刻と退勤時刻を入力するだけで労働時間を導き出すことが可能です。

テンプレートを利用すれば、すでに労働時間計算用の関数が設定されているので、パソコンが苦手な方でも簡単に計算できます。関数を削除しないように注意する必要はありますが、電卓よりもスピーディーにタイムカードを集計できるでしょう。

勤怠管理用のエクセルのテンプレートは無料で公開されているので、事前にダウンロードしておくことをおすすめします。

 

無料集計サイトを使用する

従業員の出退勤時刻を入力するだけで、自動で労働時間を集計してくれる無料集計サイトを使用することも有効です。無料集計サイトにアクセスして、出勤時刻や退勤時刻、休憩時間などを入力するだけの簡単作業なので、パソコンに疎い方でも安心して利用できます。

ただし、1つでも入力を間違えてしまうと正確な労働時間は計算されないため、1つ1つの情報を正確に打ち込むことが重要です。急いで数字を入力しようとするとミスを生み、かえって時間がかかることがあるので、集中して入力を行いましょう。

 

より効率よくタイムカードを集計する方法

この段落ではより効率よくタイムカードを集計する方法を紹介します。今回紹介する方法は2つで、これらの手段を取ることで時間がかかっていた作業を大幅に短縮することが可能です。便利と思った方法の導入を検討してみてください。

 

集計機能付きタイムレコーダーを使用する

集計機能付きタイムレコーダーを使用してみましょう。集計機能付きタイムレコーダーとは、従業員の勤務状況を集計する機能がついているタイムレコーダーのことです。集計できる情報には、月の実労働時間や残業時間、時間外勤務時間、深夜勤務時間などがあります。

自動で労働時間を計算してくれるので、集計機能付きタイムレコーダーを購入し、専用のタイムカードを使って従業員に打刻してもらうだけです。タイムレコーダーで打刻しなければ集計できないため、必ず従業員に打刻してもらいましょう。

 

勤怠管理システムを使用する

勤怠管理システムを使用することで、効率よくタイムカードを集計できるようになります。勤怠管理システムとは、従業員の出勤時刻や退勤時刻を管理するシステムで、労働時間に加えて残業時間、欠勤数、有給取得率など従業員の管理に必要な機能が揃っているのが特徴です。

作業時間の簡略化や正確な情報管理だけでなく、リアルタイムで従業員の勤務状況を把握できる点がメリットです。勤怠管理システムはいくつものサービスが提供されているので、従業員の規模に対応でき、勤怠管理をするのに必要な機能が搭載されているものを選ぶ必要があります。

何のために導入するのかを明確にした上で、そのニーズに対応してくれるサービスを選びましょう。

 

給与計算をするときの注意点

給与計算をするときにいくつか気を付けなければならない点があります。特に意識しておくべき注意点は以下の2つです。

  • 1分単位で給与を計算する
  • 遅刻した時間のみ減給する

時給制を採用している職場の場合、キリよく給与計算をするために15分や30分未満の労働時間を切り捨てないようにしましょう。労働基準法24条により、使用者は労働者に対して働いた分の対価を与える義務があるため、正確には1分単位で給与計算をする必要があります。

15分や30分単位で給与が発生するのが当たり前と思われがちですが、実は15分や30分で切り捨てると労働基準法24条に違反することになるので頭に入れておきましょう。

また、従業員が遅刻した場合は、労働時間から遅刻により出勤が遅れた時間を差し引いて給与計算をしなければなりません。1分ごとに給与が支払われるべきなので、5分遅刻したからといって、キリよく出勤予定時間から15分遅らせて出勤したことにするのは控えましょう。

 

アプリが便利!適切に勤怠管理を行うためにはソフトの導入がおすすめ

タイムカードを集計する方法はいくつかあるので、自分に合ったやり方を選ぶことは大切ですが、タイムカードの集計において特に効率を求めるのであれば、勤怠管理システムの活用をおすすめします。

勤怠管理システムのスマレジ・タイムカードは、勤怠管理機能に加えて給与計算やシフト管理、年末調整など便利な機能が揃ったサービスです。資料請求や無料オンライン相談を実施しているので、勤怠管理システムの導入を検討している事業者はぜひご利用ください。

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執筆 菊池 勲

複数事業が存在するスマレジの中で、全社横断的にWebマーケティングを展開する事業戦略本部にてマーケティングを担当。 主にオンライン広告の取扱をメイン業務とし、各ベンダー様と共に出稿後のパフォーマンス・予算管理・データ分析および検証に基づくプランニングを担当。

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