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HR 2022/05/02 2022/05/02

エクセル(Excel)で給与計算をする方法|関数もご紹介

 

エクセルで給与計算を行いたいと思っている事業者の中には、エクセルの計算方法や便利な関数について詳しく調べている方もいるのではないでしょうか。

本記事では、エクセルで給与計算する方法や給与計算にエクセルを利用するメリット、給与計算に便利なエクセルの関数をご紹介します。給与計算にかかる手間を省いて業務の効率化を図りましょう。

 

この記事の目次

  1. エクセルで給与計算をする方法は2つある
  2. エクセルで給与計算をするメリット
  3. 給与計算用のエクセルシートを使う方法
  4. エクセルで給与計算を行うときの注意点
  5. より簡単に正確に給与計算がしたい人は勤怠管理ソフトがおすすめ!
  6. 簡単に給与計算ができる「スマレジ・タイムカード」を検討してみよう

 

エクセルで給与計算をする方法は2つある

エクセルで給与計算をする方法は主に2つです。自分で給与計算用のシートを作成する、もしくは既存のテンプレートを使用する方法があります。各方法について具体的に説明するので、どちらのパターンを利用するか検討してみましょう。

 

給与計算用のエクセルシートを自分で作成する

1つ目に、自分で給与計算用のエクセルシートを作成する方法があります。エクセルシートで給与計算の仕組みを作る場合、自由自在にカスタマイズできる点が大きなメリットです。たとえば、時間給にインセンティブを加えるなど、自社独自の給与システムにも問題なく対応できます。

しかし、エクセルシートは自分で作成しなければならないため、手間がかかるデメリットがあります。また、エクセルに不慣れな人は作業自体に時間がかかるので、すぐにイメージ通りに仕上げるのは難しいでしょう。さらに、計算式にミスがあると給与計算に狂いが生じ、正確に給与を算出できない恐れもあります。

給与計算用のエクセルシートを自分で作成するのはカスタマイズ性に優れている一方、時間と手間がかかり、人的ミスが発生する可能性がある点を押さえておきましょう。

 

テンプレートを活用する

給与計算用のテンプレートを活用すれば、エクセル上でより簡単に給与計算ができます。

エクセルで一から給与計算用シートを作成する必要がないため、エクセルが苦手な方でも問題なく使えます。用途ごとにさまざまなデザインが提供されているので、使いやすいと思ったテンプレートを利用しましょう。

本記事は、時給計算用と日給計算用の2パターンを紹介します。テンプレートを活用したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

勤怠管理と給与計算(時給)

給与を時給計算できるテンプレートです。始業時間と終業時間を入力すれば、自動で労働時間を集計できます。残業時間や深夜労働時間、休日労働時間など細かく管理できるので、使いやすくて便利です。

テンプレートはこちら

 

給与

固定給制を設けている事業者に向いたテンプレートで、基本給だけでなく、各手当や控除等を踏まえて給与を計算できます。手当など空欄が設けられており、自由に付け加えることができるため、カスタマイズも可能です。簡易的なデザインなので、試しに使ってみてください。

テンプレートはこちら

 

エクセルで給与計算をするメリット

エクセルで給与計算をするメリットは以下のようなものがあります。

  • 無料で使える
  • 手書きよりも効率が良い
  • 普段からエクセルを使っている人は簡単に操作できる
  • 勤怠管理シートと連携できる

エクセルの最も大きな魅力はコストがかからない点です。パソコンにエクセルをインストールするのは有料ですが、エクセルがパソコンに入っている場合は永久的に無料で利用できます。また、修正が簡単で入力も素早くできるため、手書きよりも効率が良く作業ができます。エクセルの操作に慣れている人は、スムーズに給与計算を行えるでしょう。

別シートで勤怠管理をしておけばデータの連携ができるので、正確な給与計算が可能です。エクセルの操作に慣れていない人は、入力に手間がかかるかもしれませんが、慣れてしまえばメリットの方が大きくなります。手作業で給与計算を行っている方は、この機会にエクセルでの作業に移行してみましょう。

 

給与計算用のエクセルシートを使う方法

給与計算用のエクセルシートを使う方法についてご紹介します。今回は準備編と計算編の2つの構成で説明するので、給与計算をエクセルで行うときの参考にしてみてください。なお、すでにエクセルをインストールしている前提で話を進めます。

 

準備編:必要なデータを事前に入力する

給与計算を行うためには、給与に関するデータを入力しなければなりません。給与計算に必要なデータは以下の通りです。

  • 給与情報(給与の締め日、支給日など)
  • 従業員の情報(氏名、生年月日、入社日、雇用保険加入状況など)
  • 給与データ(基本給、扶養控除家族の人数、交通費など)
  • 賃金データ(残業手当、深夜手当、休日手当など)
  • 出勤状況(出勤日数、欠勤日数、有給取得日数など)

特に、給与データや賃金データ、出勤状況は給与計算に大きく影響する項目なので、漏れがないように入力しましょう。

 

計算編:関数を使う

必要なデータを入力したら、関数を使って給与計算をします。関数とは一定の計算を行うための計算式のことで、セル内の計算のルールを意味します。関数を活用すれば、指定した計算式に応じて自動で計算できます。

たとえば、A1のセルに「SUM(A2:A4)」と設定すれば、A2からA4までのセルの数値を自動で足し算してくれます。途中でA3の数値を変更しても、その変更した数値に応じて自動で再計算してくれるため、手間がかかりません。

関数にはさまざまな種類があるので、ここでは給与計算に便利な関数を3つご紹介します。

 

IF関数

IF関数とは、設定した条件を基準に結果を振り分ける式のことです。給与計算では、残業や早退・遅刻を把握するために使われる傾向があります。たとえば、「実労働時間=予定労働時間のときは残業はなし、一致していなければ残業もしくは早退・遅刻あり」と設定すれば、打刻結果を反映することで一瞬で勤務状況の把握が可能です。

なお、IF関数の計算式は「IF(論理式,真の場合,偽の場合)」です。具体的な例をご紹介します。

 

=IF(B1=B2,“〇”,“×”)
B1:予定労働時間,B2:実労働時間

 

このようなIF関数を設定すれば、実労働時間が予定労働時間と同じ場合はセル上に〇と表示され、実労働時間が予定労働時間と異なる場合は×と表示されます。

この関数は、総労働時間が法定基準を上回っているかどうか確認するためにも使えます。給与計算だけでなく勤怠管理にも便利な関数です。

 

WEEKDAY関数

WEEKDAY関数とは、日付に応じて曜日を数字で表す関数です。WEEKDAY関数の式は「WEEKDAY(シリアル値,種類)」で、シリアル値はセルの位置、種類は曜日番号のパターンで数字が入ります。種類ごとの曜日の数字は以下の通りです。

 

種類 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日
1or表記なし 1 2 3 4 5 6 7
2 7 1 2 3 4 5 6
3 6 0 1 2 3 4 5

 

エクセル2010以降は以下のように設定することも可能です。

 

種類 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日
11 7 1 2 3 4 5 6
12 6 7 1 2 3 4 5
13 5 6 7 1 2 3 4
14 4 5 6 7 1 2 3
15 3 4 5 6 7 1 2
16 2 3 4 5 6 7 1
17 1 2 3 4 5 6 7

 

たとえば、「WEEKDAY(A1,1)※A1のセルは2月1日(火)」の場合、指定のセルの数値は、種類が1で火曜日を示す3となります。

ちなみに、給与計算ではWEEKDAY関数単体で使われることは少なく、IF関数と組み合わせることが多いです。たとえば、日曜日のセルに定休日と表示したい場合、IF関数の理論式にWEEKDAY(“指定のセル”,1)=6、真の場合に“定休日”、偽の場合に“ ”と入力します。そうすることで、全ての日付の日曜日に定休日と表示できます。

関数の挿入でIFを選択すれば、理論式、真の場合、偽の場合を入力する項目が表示されるので、WEEKDAY関数を組み合わせてオリジナルの計算式を試してみましょう。

 

FLOOR関数

FLOOR関数とは、指定した基準値でデータを切り捨てることができる関数で、式は「FLOOR(数値,基準値)」です。数値の項目でセルを選択し、基準値に切り捨てたい数値を入力します。

この関数を使えば、15分未満の残業時間や50銭未満の給料を切り捨てることが可能です。FLOOR((“指定のセル”,15)と設定すれば、労働時間の15分未満が自動で切り捨てられます。仕組みもシンプルで分かりやすく、給与計算において使用頻度が高いので、給与計算を簡単にするためにFLOOR関数を積極的に使っていきましょう。

 

エクセルで給与計算を行うときの注意点

エクセルで給与計算を行うときに注意しなければならない点があります。特に注意すべきポイントは、保険料率や税率の改正と、定期的なバックアップの2点です。具体的に説明するので、エクセルを使う際の参考にしてみてください。

 

保険料率や税率の改正を正しく反映する

給与計算では、保険料率や税率の改正を適宜行う必要があります。給与計算では、支給金額から保険料などを控除しなければなりません。主な控除項目には以下のようなものがあります。

  • 所得税
  • 雇用保険料
  • 社会保険料
  • 住民税

各種保険料は改定時期が異なるため、保険料の改正が行われていないか小まめに確認して、正しく反映しましょう。

 

定期的なバックアップを心がける

パソコンやファイルの故障などのリスクを考慮して、定期的にデータをバックアップしておきましょう。電子データは消去されてしまうとパソコン上から無くなるため、万が一のことを考えて、小まめにUSBやクラウドサービスにデータを保存しておくことをおすすめします。

機器の故障だけでなく、誤ってデータを書き換えてしまうことも考えられるので、重要なデータは複数の場所に保存しておきましょう。

 

より簡単に正確に給与計算がしたい人は勤怠管理ソフトがおすすめ!

エクセルでも給与計算を行えますが、より簡単かつ正確に給与計算がしたい場合は、勤怠管理ソフトを活用しましょう。勤怠管理ソフトとは、従業員の勤務状況を管理するためのシステムで、勤怠管理に必要な機能や打刻機能など不正防止機能が搭載されています。

勤怠管理ソフトを導入することで、法令順守の徹底や従業員による不正な申告の防止、給与計算の効率化が実現可能です。さらに、従業員の打刻記録と連動するため、正確に給与計算を行えます。勤怠管理にかかる負荷を軽減したい方は、勤怠管理ソフトの導入を検討してみましょう。

 

簡単に給与計算ができる「スマレジ・タイムカード」を検討してみよう

エクセルを活用すれば、簡単に給与計算を行えます。さらに、便利に勤怠管理をしたい方には、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。スマレジ・タイムカードは、給与計算をはじめ、勤怠管理に便利な機能が豊富に揃っています。資料請求お問い合わせも受け付けているので、勤怠管理システムの導入に興味のある方はお気軽にご相談ください。

執筆 菊池 勲

複数事業が存在するスマレジの中で、全社横断的にWebマーケティングを展開する事業戦略本部にてマーケティングを担当。 主にオンライン広告の取扱をメイン業務とし、各ベンダー様と共に出稿後のパフォーマンス・予算管理・データ分析および検証に基づくプランニングを担当。

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