従業員の勤怠管理は、事業者にとって重要な義務。適切な給与計算や、労働状況を把握して労働環境の改善に繋げるなど、さまざまな意味があります。
勤怠管理の方法として、タイムカードを利用している職場も多いでしょう。しかし、タイムカードを正しく活用できているか、今の勤怠管理方法で良いのかと、不安や課題意識を感じている事業者の方もいるのではないでしょうか。
この記事では、タイムカードの意味や必要性について解説したうえで、タイムカードによる勤怠管理のメリットやデメリットを踏まえ、より良い勤怠管理の方法についても紹介します。
この記事の目次
タイムカードとは？
タイムカードとは就業の開始・終了時刻を記録する用紙のことで、労働者が業務に従事していた時間を示すことが主な役割です。
事業者はタイムカードを記録して就業時間を管理し、給与に反映させる必要があります。これは、正社員やアルバイトといった従業員の勤務形態に関係なく、法律で定められた義務です。
タイムカードと聞いて、出勤したタイミングで専用のレコーダーに用紙を差し込んで打刻するような従来型のものを思い浮かべる人も多いでしょう。しかし、その種類はさまざまで、職場によっては所定の書式に時刻を書き込み、管理者が承認する形式のものを利用していることもあります。
また、最近はタイムカードに変わる記録方法として、パソコンのログイン・ログアウト時間から従業員の出退勤を自動で記録するシステムなども登場し、ペーパーレスでテレワークなどの遠隔環境でも活用できるとして利用が広がっています。
タイムカードの意味・必要性
タイムカードは出退勤時刻を記録するためのものであり、従業員に支払う給与の算出や、勤務状況を把握するために利用されています。
事業者は従業員の労働時間を給与に反映し、時間外手当や深夜残業手当といった各種手当を適用しなければなりません。そのためには、出欠確認だけでなく、何時から何時まで勤務をして、どれくらい休憩を取ったのかなどを把握する必要があります。
また、従業員側の視点としては、労働対価に見合った報酬を得るために、労働時間をしっかりと記録しておくことが大切です。もしも残業代の未払いが発生してしまった際、就労実績を説明する根拠として、タイムカードが重要な役割を果たします。
タイムカードがない勤怠管理は違法？
労働安全衛生法第六十六条の八の三では、事業者は労働者の労働時間の状況を把握しなければならないと義務付けられており、正しく管理ができていないとみなされた場合は違法となります。
ただし、事業者に対して勤怠管理上の義務として求められているのは、あくまで客観的な労働時間の記録と保存をすることであり、勤怠管理にタイムカードを使わなくても違法ではありません。
タイムカードは、就労時間を記録する手段の1つです。それ以外の方法でも、客観的かつ正確な記録が残せるのであれば問題ないということです
例えば最近では、就業員のICカードによる入館記録から出退勤を確認したり、パソコンのログイン履歴から勤怠管理できたりするシステムも登場しています。
従来型のタイムカードで勤怠管理をするメリット
タイムカードでの勤怠管理のメリットとして、広く普及しており誰もが知っているということが挙げられます。ここでは、タイムカードを用いた勤怠管理のメリットについてまとめて紹介します。
誰でも簡単に使える
タイムカードでの勤怠管理は、出勤および退勤時に打刻するというシンプルな手順のため、誰もが簡単に利用できます。決められた締日ごとにタイムカードを回収し、新しいものと交換。タイムカードに記録された出退勤記録から労働時間を集計し、給与計算に利用するという流れも単純明快です。
複雑な操作や設定も不要であり、新しく雇い入れた従業員に対して、タイムカードの使い方を指導する手間も省けます。給与計算する人事や経理の担当者が、扱い方に迷うこともなく、スムーズに業務を進められるでしょう。
このようにタイムカードでの勤怠管理は、誰でも簡単に使えるという点がメリットです。
勤怠管理に関するコストが抑えられる
タイムカードは広く普及しており、レコーダーもカードも量産されているため、比較的安価かつ手軽に導入できます。レコーダーは1度購入すれば長く使うことができ、月々の運用経費もカード代や打刻に使われるインク、レコーダーの電気代程度です。
新たに開設された事業所に導入する際もコストがかからず、従業員の増減があっても費用はそれほど変わりません。
このように勤怠管理の導入・運用費用が安く済むことも、タイムカードのメリットといえます。
従来型のタイムカードで勤怠管理をするデメリット
従来型のタイムカードを使った勤怠管理は、誰でも簡単に使えてコストも抑えられる点がメリットである一方、ミスが発生してしまう可能性があることや、管理上の手間が増えてしまうといったデメリットもあります。ここでは、タイムカードを活用することで考えられる4つのデメリットを解説します。
打刻漏れのリスクがある
タイムカードによる勤怠管理は、カードを差し込んで打刻するだけの簡単操作のため、ともするとうっかり忘れてしまうというリスクがあります。打刻忘れを警告する機能もなく、記録漏れに気づかないこともあるでしょう。
「遅刻しかけたため、出勤時の打刻を忘れていた」
「急遽、早退することになり、打刻せずに帰宅してしまった」
このような打刻漏れは、どこの職場でも起こりうることです。勤怠管理では正確な記録を残さなければならないので、打刻漏れが起きた場合、理由の申告や修正作業が発生します。これは打刻を忘れた従業員本人だけでなく、人事や経理の負担にもなるでしょう。
不正打刻のリスクがある
タイムカードは誰が打刻したかという情報は記録されないため、不正打刻のリスクも拭えません。
残業ではないのに職場に残った従業員が残業代をつける、遅刻しそうな従業員のタイムカードを代理で打刻するといった不正を防止できません。また、上司や事業者が立場を利用し、タイムカードを打刻してから従業員に時間外労働させるような不正行為も考えられます。あるいは、故意ではなく不注意により、他者のタイムカードを打刻するミスもあるでしょう。
こうした不正やミスの防止が難しいのは、タイムカードによる勤怠管理のデメリットになるでしょう。
管理に手間がかかる
勤怠管理にタイムカードを使う方法は、勤務時間と記録の乖離修正や、給与計算に反映させる際の転記といった手間がかかります。また、保管書類として残す際の手間もあります。
レコーダーが1台しかない場合、複数の従業員が同時刻に打刻できないこともあるでしょう。打刻の順番待ちをしていては、始業時刻ぴったりの時間が記録されません。タイミングをずらそうと早めに出社して打刻した従業員がいた場合も、記録された時間と実際の勤務開始時間にズレが生じます。
このように記録内容と実績に乖離があると、発生理由を確認する手間がかかります。
タイムカードの記録をエクセルや給与計算システムへの転記する作業は、従業員の人数が少ない小規模な事業所であれば、あまり負担にならないかもしれません。しかし、人数が増えるにつれ、集計業務の負担が大きくなることが予想されます。
手作業でタイムカードから逐一転記していたのでは、入力ミスもおきるでしょう。ミス防止のため2重・3重のチェック体制を用意するのも、業務効率が良いとはいえません。
さらにタイムカードは労働に関係する重要な書類として、一定期間保管しなければならないという義務があります。支払給与の計算が終わったからといって、事業者はタイムカードをすぐに処分することはできません。そのため、保管場所を用意して保存・管理するといった手間も発生します。
法律に沿った運用に適応できない
タイムカードは従業員の出退勤時刻を記録しているだけであり、法律に沿った労務管理には、別の方法が必要です。
2019年より施工された働き方改革関連法では、残業時間の上限が明確化し、従業員の有給取得が義務化されています。出退勤時刻だけでなく、従業員の残業時間と有給取得の把握が事業者側に求められているため、タイムカードの記録だけでは管理が不十分です。したがって、別途、労務管理システムの導入も必要となるでしょう。
勤怠管理の課題はネットを活用したシステム導入で解消！
事業者は勤怠管理のために、タイムカードなどで記録を残す必要があります。
しかし、タイムカードはシンプルな記録方法として利用しやすい反面、打刻漏れ・不正打刻のリスクといった問題点があります。管理・運用上の手間もあり、なおかつ最新の法律に則った勤怠管理には、タイムカードだけでは不十分といえるでしょう。
そこで活用したいのが、インターネットを活用した勤怠管理システムです。
クラウド勤怠管理システム「スマレジ・タイムカード」を使えば、パソコンやスマートフォンから簡単な操作で出退勤の打刻ができます。さらに、顔写真による本人確認機能もあり、不正打刻の防止も可能。電子データとしてペーパーレス化も実現でき、労働時間の記録をクラウド上に保存できるため、書類保管スペースは不要となり、管理の手間も省けます。
30名までの小規模な事業所なら、月々の利用料は無料。アカウント作成から60日間は、無料で全機能を試すことができます。タイムカードによる勤怠管理での課題解決に、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
