日々の営業の中でレジの不正で頭を悩ませるオーナーも多いでしょう。本記事ではレジの不正の手口や、レジの不正の防止策をご紹介します。レジの不正を防止するために、ぜひ参考にしてみてください。
POSレジ「スマレジ」なら、スタッフの操作ログを記録し、不正を防止。リアルタイムの売上管理と、自動釣銭機能で、お金に触れない運用が可能。レジ不正の防止に貢献します。
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この記事の目次
不正の4パターンを知ろう
レジの不正の手口を把握していれば、対処法が考えやすくなり不正防止が可能になります。まずは、レジの不正の代表的な4パターンを確認してみましょう。
①レジのカラ打ち
レジの不正で一般的なのはレジのカラ打ちです。
カラ打ちとは、商品をレジに通さずにお客様から受け取ったお金に着服することをいいます。
例えば、お客様がお釣りが出ないようにぴったり現金を渡してきて、レジでの会計登録が終わる前にその場を立ち去った場合、そのまま会計の取消処理をしてしまえば、取引そのものが無かったことになります。
レジの操作に手慣れた人がよくやる手法として、認識しておくとよいでしょう。
レジのカラ打ちの防止策
レジのカラ打ちは、商品をレジに通さないという手口の特性上、閉店後の現金チェックでは発覚しにくい不正行為です。
仮にカラ打ちが行われている疑いが浮上したとしても、それを確かめて実行した従業員を特定する方法は限られてしまいます。そのため、有効な対策方法として挙げられるのは、レジの打ち込みを行う手元を撮影できる、防犯カメラを導入する方法です。
防犯カメラが設置されていることを従業員に周知させると、レジの手元が常に記録されているという意識を持たせることができます。常に見張られているという事実は、不正行為を抑止する効果を持ちます。
万が一、レジのカラ打ちが発覚した場合には、一部始終が記録された証拠映像を入手することも可能です。事前に抑止する効果と、発覚した場合の迅速な解決の両面において、防犯カメラの設置はカラ打ち対策に有効です。
②取引履歴を消去する
レジに会計登録を行って一度成立した取引を後から削除して、その取引分の代金に着服する手口もあります。
一度登録した取引を消去するためには、VOIDキーなどを使う必要があるため、全ての従業員ができる行為ではありません。取引履歴の消去は、責任者やレジ締めなどを担当しているベテラン従業員が行うケースも多いです。取引履歴を消去した履歴をPOSデータなどで見返して見つける必要があります。
取引履歴消去の防止策
取引履歴の削除という取引そのものをなかったことにする手口から、こちらも現金チェックのみでその全容を把握するのはとても難しいです。しかしながら、データを消去した痕跡を残すこともできるPOSレジの導入によって、こうした不正を未然に防ぐことができます。
POSレジであれば、リアルタイムで取引の内容を記録することができるので、履歴を削除したデータについても漏れなく記録することができます。記録されたデータを最大限活かすためには、定期的に取引内容をチェックすることが望ましいです。取引履歴を削除した不審な履歴が残されていた場合、そのレジ打ちを担当した従業員から事情を聞き出すこともできます。
また、取引履歴を削除することに慣れているベテランのスタッフだけにレジの管理を任せないことも重要です。ベテランと新人を織り交ぜながら、担当させる従業員を臨機応変に変えていくことも、有効な防止策の一つです。
③釣銭を一部渡さない
釣り銭を少なくお客様に渡し、差額に着服するパターンもあります。
たとえば、999円のように小銭が多くなると、色が似ている100円玉や50円玉を1枚抜いても気付かれない場合があるのです。
小銭を受け取った時に枚数が合っているか確認するお客様よりも、受け取った小銭を確認せずにそのまま財布に入れるお客様の方が多い傾向があるので、そこを狙っている従業員もいます。もしバレたとしても数えミスを認めて謝罪すれば、大きな問題に発展しにくいため見つけることが難しい手口です。
釣銭を一部渡さない時の防止策
釣り銭に関する不正は防犯カメラといった対策だけでは、ミスなのか、あるいは故意なのかを判断することはできません。したがって、釣り銭の金額を間違えないための根本的な対策が、とても重要になります。
有効な対策方法として考えられるのが、自動釣銭機を用いることです。
自動釣銭機を使うと、お客様から受け取ったお金を機械が自動で計算し、その計算結果に則って釣り銭を排出します。排出された釣り銭をそのままお客様に手渡すことで、釣り銭の金額ミスと同時に釣り銭の着服を防ぐことも可能です。
従業員による釣り銭の着服を防ぐ手段としては、精算をお客様自身の手で行うセミセルフレジの導入も有効です。セミセルフレジでは、従業員がお客様のお金を触る機会自体がないため、釣り銭の着服防止にも役立てられます。
ただし、導入には一定の初期費用と店内レイアウトの設定が必要になることに注意が必要です。
④売上金の入ったレジや金庫から直接抜く
売上金の入ったレジや金庫から直接お金を抜く人も多いです。
このパターンはレジ締めの際に誤差が生じてしまうため、バレる可能性は比較的高いといえます。目の前にたくさんのお金があるので、少しくらい抜いてもバレないだろうという気持ちがこの行為を誘発してしまうのでしょう。
レジや金庫から直接抜く場合の防止策
レジや金庫から直接お金を抜く行為は、レジ締めを徹底して行うことで、比較的簡単に発覚する不正です。そのため、まずはこうした締めの作業を徹底して行い、そのことを全ての従業員に周知させてください。
お金の持ち出しをさせない職場環境づくりという点では、従業員とのコミュニケーションをこまめに行うことや、雇用する際に不正を行わない旨の誓約書を書かせる事も有効な手段です。
お店のオーナーや店長の仕事量は増えることになりますが、責任者が率先してお金に関する作業を徹底して実施することで、お金の管理にとても厳しいという印象を従業員に与えることができます。お金を持ち出させないことと、持ち出してもすぐに発覚するような環境づくりが大切です。
万が一に備え、証拠を確保するために防犯カメラを設置することも、お金の持ち出しを防止するための抑止力として有効です。
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不正行為の対策フローチャートを作成しておく
不正行為の発生が疑われた時に正しい手順で対処するための、フローチャートを作成しておくことをおすすめします。
不正行為発生の疑惑が浮上した時には、まずはその発生の確認を行ないましょう。レジ締めの作業や在庫確認などを行ない、不正が行われていると認められた場合には、防犯カメラの映像をチェックするなどして、実際にその行為が行われている様子をチェックしてください。
実際に不正行為を行った当該スタッフを特定したら、まずは冷静に話し合って、不正行為の事実を認めさせましょう。
この際、明確な証拠がない限りは簡単に認めてもらえるものではないので、防犯カメラの映像やその他の記録などを用いて、言い逃れをさせないことが大切です。問い詰めるようなことはせずに、あくまで冷静に話し合った上で、事実を認めてもらってください。
当該スタッフとの事実確認ができたら、あとはお店であらかじめ定めておいた流れに則って、法的措置などの適切な手続きを行うことになります。
後になって法的なトラブルに発展しないためにも、損害額はできる限り正確に洗い出すことや、解雇における手続きにおいても正確に実施してください。
レジの不正防止対策のためにできること
続いて、レジの不正防止のための対策について確認していきましょう。レジの不正で頭を悩ませているオーナーは対策の参考にしてみてください。
POSレジの導入
POSレジの導入は、レジの操作における様々な不正を防止するのに役立ちます。
POSレジは、レジを使用するスタッフごとに権限を設定できたり、問題が起きた時に操作していたスタッフが分かるようになっていたりと、セキュリティが大幅に強化されています。
取引の履歴をリアルタイムで残せるので、履歴消去による不正を防止することも可能です。また、自動釣銭機と連携できるため、釣り銭の着服や打ち間違いによるミスも防げます。
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オーナー・店長によるレジチェックを増やす
オーナーや店長などの責任者によるレジチェックの回数を増やすことは重要です。
レジチェックを行うことで、レジ不正に気付きやすくなり、レジの不正を行っている従業員の特定がしやすくなるでしょう。
また、責任者が小まめにレジチェックをすることで、お金に対して厳しい印象を従業員に与えることができます。お金に対して警戒している姿を従業員に見せることで、不正がしにくい状況を作ることが可能です。
責任者が従業員のお金のやり取りに警戒している状況では、いくらレジ誤差が生じないとしても、「レジの不正がバレるかも？」と思わせることができ、それだけで不正を抑制することができるでしょう。
防犯カメラの設置
防犯カメラを設置して、従業員のお金のやり取りを全て確認できるようにしておきましょう。
カメラでしっかり不正の一部始終を確認できるので、レジのカラ打ちや取引履歴の消去などレジチェックでは把握できない不正でも、しっかり証拠を押さえることができます。
カメラの映像を小まめにチェックしている姿を従業員に見せれば、不正したらバレる可能性が高いと従業員に思わせることが可能です。カメラの映像を定期的にチェックすることで、従業員のお金に対する意識を高めさせましょう。
社内スタッフ間のコミュニケーションの強化
社内スタッフ間のコミュニケーションを強化することも重要です。
従業員間でコミュニケーションが活発になれば、不正を行う従業員の不審な動きに気付きやすくなります。例えば、カメラの死角に行くようになった従業員がいるなど、些細な変化も店長やオーナーの耳に入りやすくなるでしょう。
日頃からよくコミュニケーションを取り、従業員の様子を責任者側に報告してくれる仲間を作っておくと、より従業員の状態を把握しやすくなります。
社内のモラルやモチベーションを高める仕組みを作る
社内において不正行為を起こさせないための環境づくりも、とても大切です。
従業員のモラルを教育するとなると、社内でのお金の管理のルール厳格化や、不正行為を働いた時の懲戒処分の設定などが挙げられるでしょう。
しかし、そのようにして就労環境を悪くさせることも、実は不正を発生させる要因になります。会社やお店に少しくらい迷惑をかけてしまっても構わないと思わせてしまうことは、組織に不満を抱いた従業員によって不正行為を起こさせる引き金です。
従業員が気持ちよく働ける環境を整えることも、不正防止につながります。売上や勤務態度を評価してインセンティブを与える制度や、社内で定めたルールに則って勤務することをたたえる、公平な評価制度を整えることも大切です。
従業員が責任者に対して、仕事に対する不安や不満を気軽に相談できるような環境も整備しましょう。
ベテラン従業員だけに任せない
ベテランスタッフを信頼しているようなお店や組織だと、レジ打ちやそれに関連する業務を全て任せきりにしているのではないでしょうか。しかし、そのようにレジ関連の業務を任されているベテランスタッフが、不正を働くというケースは決して珍しくありません。
ベテランはレジ打ちなどの業務に慣れているだけでなく、お店や組織における金銭管理の事情についても、熟知していることが多いです。そのため、その隙をついて不正を働いてしまうというリスクが発生します。
こうしたことを防ぐためには、ベテランのスタッフだけに任せきりにするのではなく、まだ仕事に慣れてない新人スタッフと組ませるなどすると有効です。
2人体制で仕事をさせることで、お互いに監視の目を行き届かせることができます。そして最終的なチェックについては、責任者自らが行うことが大切です。
不正をなくすためのPOSレジの選び方
これからPOSレジを導入しようとしている方は、まず次の4点に着目して、POSレジのサービス内容を比較してみてください。
- 導入初期費用
- 使用端末
- アフターポート
- 月額費用
販売している商品や業種を問わずあらゆる場面で使われているPOSレジは、初期費用や月額費用を0円から始められるものが増えています。
また、使用端末についてもiPadやiPhoneを中心として活用されており、タブレットやスマートフォン1つで簡単に、POSレジの導入が可能です。
アフターサポートについては、メールや電話などでの問い合わせができます。POSレジは月額費用0円のプラン以外にも有料のプランを設定していて、加入するプランによって使用可能な機能やアフターサポートの幅が広がります。
どのサービスを利用すればよいのか決められないという方におすすめなのが「スマレジ」です。
スマレジはPOSレジとして基本となる機能を網羅している他、様々な拡張機能を特徴としています。iPadやiPhoneを所有していれば、初期費用と月額費用の両方が無料からでも始められます。また、導入に向けて分からないことがある方に向けた、無料オンライン相談も実施しているなど、導入に向けたサービスも手厚いです。
スマレジを活用してレジの不正防止をしよう
レジの不正防止のパターンはある程度決まっているため、正しく理解して対策を講じておきましょう。
レジの不正をマンパワーで防ぐには限界があるため、リアルタイムで取引履歴が残るPOSレジや、自動釣銭機などを導入するのもおすすめです。ドロアが勝手に開閉できないシステムなどもあるため、お金を自由に取り出せないような仕組みづくりも検討していきましょう。
POSレジのスマレジは、スタッフのログイン履歴や操作ログがすべて記録される為、レジの不正防止することができます。
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