お客さんから予約を受け付ける業態の店舗を運営する場合、どのような予約の受付方法を用意すべきか迷ってしまうこともあるでしょう。代表的な予約の受付方法は、ウェブ予約と電話予約です。
そこで今回は、ウェブ予約と電話予約を徹底比較してみました。それぞれのメリット・デメリットや、おすすめの業態について詳しく解説しているので、導入する予約方法に迷っている人は参考にしてください。
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ウェブ予約システムと連携できるレジ
この記事の目次
ウェブ予約とは？
ウェブ予約とは、誰でもアクセスできるインターネット上に予約用のフォームを用意し、そこからお客さんに必要情報を入力してもらう予約方法です。
ここでは、ウェブ予約のメリット・デメリットや、おすすめの業態を紹介します。
ウェブ予約のメリット
ウェブ予約には、次のようなメリットがあります。
- 電話対応の手間が省ける
- 日程や時間のスケジュール調整が簡単
- お客さんは予約がしやすい
それぞれのメリットについて、以下で詳しくみていきましょう。
電話対応の手間が省ける
ウェブ予約はお客さんが必要事項を予約フォームに入力してくれるので、電話対応の手間が省けるのがメリットです。
電話予約の場合は予約日時や連絡先などをスタッフが聞き取って予約表に入力するという作業が発生するため、1件の予約を受け付けるために短くても数分はかかります。
ウェブ予約なら電話対応する必要がないので、レジ会計や接客、品出しや事務作業など他の業務に時間を当てられ、仕事の効率化が可能です。
日程や時間のスケジュール調整が簡単
ウェブ予約の場合、予約システムに受付可能な日時や人数を登録しておけば、自動で予約を受け付けてくれます。
受付できない時間帯や人数の予約はできないようになっているので、スタッフが予約状況を確認してお客さんとスケジュールを調整するという手間が発生しません。
予約台帳への記入ミスや見間違いがあるとダブルブッキングなどのトラブルに発展する恐れもあるので、システムが自動でスケジュールを調整してくれるのはウェブ予約の大きなメリットです。
お客さんは予約がしやすい
ウェブ予約は店舗側のメリットだけでなく、お客さん側にも予約がしやすくなるというメリットがあります。
ウェブ予約はパソコンやスマートフォンから時間や場所を問わず予約ができるので、忙しい人でもスキマ時間に予約が可能です。
電話予約の場合はお店の営業時間内に電話しなければならないので、なかなか予約ができないというお客さんもいるでしょう。また、お店が混んでいたり通話中だったりすると電話が通じず、お客さんに何度も電話をかけさせてしまう恐れもあります。
ウェブ予約なら、このような不便をお客さんに感じさせることはありません。
ウェブ予約のデメリット
ウェブ予約はメリットの多い予約方法ですが、いくつかデメリットもあるので把握しておいてください。ウェブ予約のデメリットとしては、以下が挙げられます。
- システムを導入する必要がある
- 無断キャンセルが増える可能性がある
それぞれのデメリットについて、以下で解説します。
システムを導入する必要がある
ウェブ予約のためには、専用のシステムを導入しなければなりません。
採用するシステムによっては初期費用や月額利用料がかかる場合もあるので、予算も必要です。
これまで紙の予約表で管理していたという店舗では、予約システムの操作も覚えなければなりません。通常の業務をしながら予約システムの操作を覚える必要があり、スタッフの負担になる可能性もあります。
複雑な機能が必要ないなら、直感的に操作できるシンプルな予約システムを選びましょう。
無断キャンセルが増える可能性がある
簡単に予約できるウェブ予約は手軽な反面、無断キャンセルが増える可能性がある点にも注意が必要です。
「とりあえず予約しておく」という軽い気持ちで予約して、予定が変わってもお店に連絡しなかったり、予約したこと自体を忘れたりして無断キャンセルするというケースが少なくありません。
そのため、無断キャンセル対策として、予約時にクレジットカード情報の入力を求めたり、事前に代金の一部を請求するデポジット制を導入したりするといった対策を行う店舗も増えています。
ウェブ予約がおすすめな業態
ウェブ予約がおすすめな業態として、次のような店舗が挙げられます。
- 飲食店
- ホテル
- 美容室
飲食店は注文を取ったり料理をサーブしたり、予約を受け付ける以外にも多くの仕事があります。
混雑度によっては電話対応が難しいタイミングもあるでしょう。そのため、電話対応の必要がないウェブ予約が向いています。
空き日程や部屋のグレードなどを確認しながらスキマ時間に予約できるので、ホテルもウェブ予約がおすすめです。お客さんとの会話を電話で中断させられることがないので、美容室にも適しています。
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電話予約とは？
電話予約は、お客さんがお店に直接電話をかけて、空き時間などを確認して予約する方法です。
ここでは、電話予約のメリット・デメリットや、おすすめの業態を紹介します。
電話予約のメリット
電話予約のメリットには、以下のようなものがあります。
- よりスムーズに要望の対応ができる
- リアルタイムに予約ができる
以下で、それぞれのメリットについて詳しく解説します。
よりスムーズに要望の対応ができる
電話予約の場合、お客さんの要望をよりスムーズに聞き取りできます。
ウェブ予約の場合は、細かい要望は自由記述フォームなどに記入してもらうことになります。もし内容が詳しく書かれていないと、お客さんに電話をして詳細を確認するなどの二度手間になることもあるかもしれません。
電話で直接お客さんと会話できれば、その場で詳しく要望を確認できるので、スムーズなやりとりが可能です。
リアルタイムに予約ができる
電話予約は、リアルタイムに予約が完了できるのもメリットです。
予約できるかどうかをその場でスタッフが確認して回答するので、お客さんに時間を取らせません。
ウェブ予約の場合は、予約しても店舗側で確認が終わるまで予約完了とならないシステムもあります。店舗の営業時間外にウェブ予約すると、翌日の営業時間になるまで予約できたかどうかわからないといったケースもあるので、電話予約のほうがリアルタイム性が高いといえます。
電話予約のデメリット
電話予約にもいくつかデメリットがあるので、注意してください。電話予約の代表的なデメリットが、次の2つです。
- 電話の対応に時間が取られる
- 伝達ミスが起こる可能性がある
それぞれのデメリットについて、詳しくみていきましょう。
電話の対応に時間が取られる
電話予約の大きなデメリットが、電話対応に時間を取られるという点です。
ウェブ予約なら自動で予約が受け付けられますが、電話予約の場合はスタッフが電話で予約内容を聞き取って対応しなければなりません。
飲食店は混み合っていると電話に出ることが難しい場合もありますし、美容院やネイルサロンはお客さんとの会話を中断して電話にでなければならないこともあるでしょう。スタッフの数が少ない店舗では、電話予約の対応が負担になっているかもしれません。
伝達ミスが起こる可能性がある
電話予約はウェブ予約のようにお客さんが入力した記録が残るわけではないので、聞き間違いや記載ミスなどでお客さんの希望とは異なる予約をしてしまう可能性もゼロではありません。日時や内容を間違えて予約してしまうと苦情につながるので、電話予約を受ける際は慎重なやりとりが必要です。
しかし、スタッフが気をつけていても、お店が混雑していたり電波が悪かったりするとお客さんの声が聞き取りにくく、どうしても電話ではやりとりが難しい場面もあります。
電話予約がおすすめな業態
電話予約がおすすめな業態は、次のような店舗です。
- 飲食店
- ホテル
- 家事代行サービス
飲食店やホテルはウェブ予約がおすすめな業態としても紹介しましたが、場合によっては電話予約もおすすめです。特に料理やサービスなどの細かい要望を受け付けている飲食店やホテル、宅配サービスを行っている店舗などでは、電話予約のほうが好まれることもあります。
アレルギーや苦手な食材を伝えたり、料理や席、部屋などの種類を細かく指定したいお客さんとは、電話でやりとりしたほうがスムーズです。また、すぐに料理をデリバリーしてほしいお客さんは、ウェブで情報を打ち込むより電話で直接注文したいという人も少なくありません。
家事代行サービスは高齢者の方が利用することも多いので、ウェブ予約に苦手意識がある人もいます。そのため、電話で予約できるほうが喜ばれるでしょう。
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ウェブ予約と電話予約を上手に併せるのがおすすめ！
ウェブ予約と電話予約にはそれぞれメリットがあるので、上手に併せて活用するのがおすすめです。
例えば、予約は基本的にウェブを窓口としつつ、予約ページに電話番号と「細かい要望を伝えたい方や電話予約を希望する方はこちらの番号まで」といったメッセージを記載しておく方法です。
そうすることで、ウェブ予約に抵抗のない人や、日時と人数のみといったシンプルな予約をしたい人はウェブで予約してくれます。一方、ウェブ予約に慣れてない人や細かいオーダーがある人からは電話予約を受け付けられます。
【無料プランも】予約システムのおすすめ3選
ウェブ予約を導入する場合、どの予約システムを利用するか選ばなければなりません。おすすめの予約システムは、次の3つです。
- STORES 予約
- Airリザーブ
- RESERVA
ここでは、それぞれの予約システムの特徴をみていきましょう。
STORES 予約
STORES 予約は、導入費用が無料で利用できる予約システムです。24時間のウェブ予約が可能で、営業時間外でも予約を受け付けられます。オプション機能として、リピーターを獲得するためのメルマガ配信機能や、広告を出稿できる集客オプションなどが利用できるのも特徴です。
Airリザーブ
Airリザーブでは、ウェブ予約はもちろん電話予約や来店予約といったすべての予約情報を一元管理できます。予約タイプが2種類用意されていて、お客さんが好きな時間から予約できる「自由受付タイプ」と、店舗が設定した予約枠を指定する「事前設定タイプ」のどちらかを選択できます。
RESERVA
RSERVAは、350以上の業種に対応した予約受付・顧客管理システムです。月間予約件数や利用できる機能に応じた複数のプランがあり、基本機能だけなら無料で利用できます。シンプルな操作性も特徴で、簡単な設定ですぐに予約サイトをオープンできます。
ウェブ予約は多くの店舗に必要不可欠！よりスムーズな対応を目指そう
店舗の予約方法は、電話予約とウェブ予約の2つが代表的です。それぞれメリットがあり、お互いのデメリットを補い合えるので、よりスムーズな予約対応を目指すならウェブ予約と電話予約を上手に併せてみましょう。「現在は電話予約しか対応していない」という人は、自社で使いやすいウェブ予約システムを探してみてください。
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