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HR 2022/07/28 2022/07/28

ワークフローシステムのメリットとは?電子化がおすすめな理由をご紹介

 

ワークフローの電子化は業務改善に繋がるのでおすすめです。本記事では、ワークフローの電子化のメリットやデメリットについて詳しく紹介します。ワークフローの電子化の検討をする際に、この記事の内容を参考にしてみてください。

 

この記事の目次

  1. 「ワークフロー」の意味
  2. ワークフローシステムのメリット
  3. ワークフローシステムのデメリット
  4. 楽々ワークフロー化したい企業はクラウド型を導入してみよう!

 

「ワークフロー」の意味

そもそもワークフローとは、Workとflowを組み合わせた言葉で「業務の流れ」を意味しています。しかし一般的には、より具体的な書類の申請から承認までの流れを指す言葉として使われています。

ワークフローを明確に決めることで、業務スピードのアップと精度が向上するため、業務効率化において重要です。特に申請や承認は、内容によって手続き内容が変わるので、ワークフローの可視化は必須といえます。

たとえば予算申請を通す場合、申請金額が5万円と100万円では、承認者が変わるのが一般的です。しかし、ワークフローを可視化していなければ、どのような段取りで申請を進めれば良いのか分からなくなり、承認まで時間がかかります。

承認まで時間がかかれば、それだけ業務が遅れるので、生産性が低下する可能性が高いです。業務効率・生産性を上昇させるためにも、ワークフローを定めておきましょう。

 

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムとは、ワークフローを電子化したシステムのことで、申請・承認の流れを自動化できます。ワークフローシステムには申請・承認に必要な電子フォーマットを作成する機能が搭載されています。

作成した電子フォーマットを共有することで、申請から承認までの流れがシステム上で完結します。他にも、作業依頼や作業の実施、報告などができるため、作業のフェーズに応じて各部署・各担当者が同じシステムで連携可能です。ワークフローシステムを導入することで、作業が可視化され業務の効率化が実現できます。

 

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムには、いくつかのメリットがあります。特に事業者にとって嬉しいメリットを4つ紹介するので、ワークフローシステムの導入を検討する際の参考にしてみてください。

 

紙で申請や承認しないため、素早く決裁ができるようになる

ワークフローシステムは紙で申請や承認しないため、素早く決裁ができるメリットがあります。ワークフローシステムを活用すれば、システム上ですべての工程が進むため、場所やタイミングに縛られることなく申請・承認できます。

紙で申請・承認をする場合は申請者が紙の書類を作成し、承認者に直接提出しなければならないため、わざわざ承認者の都合に時間を合わせる必要があります。直近の出社予定がない場合は、郵送で送らなくてはなりません。

ワークフローシステムを活用すれば、申請者・承認者どちらも隙間時間に作業が行えるため、より効率の良い申請・承認が可能です。申請が早く承認されれば、その後の業務への取り掛かりも早くなるので、業務全体のスピードアップに繋がります。

 

内部統制が実現できる

ワークフローシステムはアクセス管理機能で閲覧できる情報の制限ができるため、内部統制が実現できます。特に企業内で重要事項を決済する際、閲覧できる者を制限して情報漏洩を防ぐ必要があります。誰が何の情報を閲覧できるのか設定すれば、企業情報の適切な管理が可能です。

また、情報の書き換えデータも履歴に残るため、文書の改ざんも記録されます。いつ誰がどのように情報を書き換えたのか記録に残るので、従業員による不正を早期発見できる可能性が高いです。

ちなみに、申請フォームなどは、定められた承認者のもとに通知が届きます。必要な情報が正確な人のもとに届くため、情報伝達ミスの防止にも効果的です。

 

電子化・ペーパーレス化でコストカットに繋がる

電子化によってペーパーレスが実現すれば、コストカットに繋がります。紙で申請・承認をする場合、申請のたびに書類を印刷しなければなりません。また、使用した書類は一定期間保管されるため、書類を管理するスペースも必要です。

ペーパーレス化に成功すれば、紙の使用が大幅に削減されるので、印刷コストのカットに繋がります。さらに、書類を保管するスペースも必要なくなるため、例えば大きな倉庫を借りており多額なランニングコストがかかっている企業はかなりの支出を抑えられます。

紙で申請・承認するときに比べて申請者の時間も有効に活用できるので、待ち時間や残業代など人的コストの削減ができる点も魅力的です。システムの利用においては運用コストは発生しますが、それを差し引いても全体的なコストカットが期待できます。

 

テレワークにも対応できる

クラウド型のワークフローシステムは、テレワークにも対応できる点が優秀です。インターネット環境が整っている場所であれば、いつでもシステムにアクセスできます。自宅で申請し、その場で承認を得られるので、スピーディーに業務を進められます。オフィスに行く必要は一切ありません。

新型コロナウイルス感染症の影響により、在宅勤務を推奨する企業が増加傾向にあるので、特に働き方改革を推進している企業はワークフローシステムの導入がおすすめです。

 

ワークフローシステムのデメリット

ワークフローシステムにはメリットがある一方で、デメリットも存在します。ここでは、2つのデメリットを紹介するので導入する際には考慮してみてください。

 

操作が難しく感じる場合がある

パソコンに慣れていない人やシステムが得意ではない人にとって、ワークフローシステムは操作が難しく感じる場合があります。ほとんどのシステムは、パソコンが苦手な人でも簡単に操作できるように設計されていますが、操作性に対する感覚は人それぞれです。

システムの操作が難しく、多くの従業員が使えない場合は、導入しても効果が期待できません。かえって業務効率や従業員満足度が低下する可能性があるため、不慣れな人が多い場合はパソコン初心者でも簡単に使えるシンプルなシステムがおすすめです。また、導入後に講習会を開くなど、誰でもシステムを利用できるように配慮しましょう。

 

既存システムと連携ができず、入力の手間がかかる場合がある

ワークフローシステムによっては、既に使用しているシステムと連携できない場合があります。既存システムと連携できなければ、システムごとに情報を手入力しなければなりません。

同じ情報を何度も手入力するのは手間がかかり、負担が大きくなります。また、手入力の回数が増えるほど、入力ミスが発生する確率も高くなるため、業務効率の低下に繋がる可能性があります。

導入したワークフローシステムが既存システムと連携できないのは非効率的です。ワークフローシステムを選ぶ際には、事前に既存システムと連携可能かどうか確認しておきましょう。

 

楽々ワークフロー化したい企業はクラウド型を導入してみよう!

ワークフローの電子化には、業務効率のアップや内部統制の強化、コストカット、働き方の多様化など、さまざまなメリットがあります。システムを選ぶ際は、操作性や他システムとの連携の有無を確認することが重要です。

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執筆 菊池 勲

複数事業が存在するスマレジの中で、全社横断的にWebマーケティングを展開する事業戦略本部にてマーケティングを担当。 主にオンライン広告の取扱をメイン業務とし、各ベンダー様と共に出稿後のパフォーマンス・予算管理・データ分析および検証に基づくプランニングを担当。

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