企業の経営者や財務・経理を担当する人にとって、出勤簿を適切に記載することは重要です。
出退勤を適切に記録できていない場合、給与計算に間違いが生じるだけではなく、適切な労働管理ができず、違法行為として罰金の対象にもなりかねません。
この記事では出勤簿とはどのようなものか、定義や記載する項目、書き方について解説します。出勤簿を適切に作成する際の参考になれば幸いです。
この記事の目次
出勤簿とは？
出勤簿は、法定三帳簿のひとつであり、タイムカードとは異なるものです。
どのような人が対象になるのかも把握することが大切です。ここでは、出勤簿の概要について解説します。
出勤簿は「法定三帳簿」のひとつ
出勤簿とは、労働基準法の第4章の趣旨に基づき労務管理のために作成される書類で、従業員の労務状況の管理のために必要です。
出勤や退勤の時間、残業時間などが記録されます。出勤簿は法定三帳簿のひとつであり、この書類は常に事業所が備えていなければなりません。
労働者の始業や終業時刻を確認し、記録に残すことが求められており、具体的な内容については「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」に基づいて行う必要があります。
出勤簿の対象者
出勤簿は従業員全員が対象です。正社員はもちろんのこと、パートタイムやアルバイトなど、全ての雇用形態について記録する必要があります。
例外は、管理監督者の場合です。管理監督者とは、経営者と同じ立場に立ち、従業員を管理する人を示します。管理監督者の場合は、自分の裁量で労働時間を決定できるためです。
管理監督者かどうかは役職名ではなく、職務内容や責任、適切な賃金が支払われているかどうかなどの要素で判断されます。
ただし、従業員の健康管理は会社の義務です。管理監督者も含まれるため、労務状況の管理の義務こそないものの、出勤簿に記録しておくと、労務管理をするうえで役立つでしょう。
出勤簿とタイムカードの違い
出勤や退勤を記録するためにタイムカードを採用している企業も多いです。しかし、出勤簿とタイムカードは別であり、タイムカードが出勤簿として適用できない場合があります。
タイムカードは打刻すれば出勤や退勤の時間が記録されますが、その時間が適正かどうかの判断が必要になります。タイムカードを出勤簿として扱う場合、その日に本当に労働しているか、作業日報や残業許可証など、補足資料を準備する必要があるのです。
出勤簿を作成するためにタイムカードを利用することはできますが、タイムカードの情報が適切かどうか、実際の労務状況を確認しなければいけません。
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出勤簿の様式・書き方に決まりはある？※手書きは要注意
出勤簿の書式は任意であり、特に定められていません。
しかし、2019年4月から労働基準法の改正により、紙の出勤簿だけでの運用が認められなくなりました。紙の出勤簿は自己申告が可能で改ざんのリスクがあるためです。
客観的な労働時間を把握するためにICカードやスマートフォン、タブレットからの打刻が必要であると厚生労働省で定められています。
なお、やむを得ず紙で自己申告させなければいけない場合には、次の措置を取らなければいけません。
- 適正に記録をとり、自己申告をすることについて従業員に説明をすること
- 厚生労働省が定めた「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に基づいて適切な措置を行うこと
- 自己申告の内容と実際の労働状況と合っているか、実態調査を行うこと
こうした措置を行うのは容易なことではなく、説明や調査には時間や手間がかかってしまいます。そのため、やはりシステムを導入し、ICカードやスマートフォン、タブレットによる打刻をできるようにすることがおすすめです。
出勤簿に記載すべき項目
出勤簿で記載するべき項目について、どのような内容なのか、定義を正しく把握し、計算方法を知っておくことが大切です。どのような項目が必要なのか、定義や計算方法、基準について解説します。
出勤日・労働日数
出勤日や労働日は業務のために会社に出勤した日にちのことです。
労働時間に関わらず、出勤した場合には、出勤日として数えられます。リモートワークで労働している日も同様です。ただし、リモートワークの場合はオフィスに設置したタイムカードでの打刻がされないため、別の方法で出勤状況を把握する必要があります。
ツールによっては、出退勤の時間だけではなく、休憩時間なども記録できるため、そのようなツールを使うのがよいでしょう。
出勤・退勤時刻・休憩時間
出勤や退勤時刻・休憩時間は労働時間を把握するために記録する時間です。
出勤や退勤は労働を開始した時間と終了した時間であり、オフィスに到着した時間（出社時間）や、オフィスを出る時間（退社時間）ではないことに注意しましょう。また、1日6時間以上の労働をした場合は、45分以上、1日8時間以上の労働をした場合は1時間以上の休憩時間が必要です。これらの時間も考慮して勤務時間を計算します。
まとめると、勤務時間は就業規則で定められた、出勤時刻から退勤時刻までの時間です。また、労働時間は勤務時間から、休憩時間を引いたものです。そのため、9時から18時まで労働を行い、休憩を1時間取った場合、勤務時間は9時間、労働時間は8時間と計算されます。
時間外労働の日付・労働時間
時間外労働とは、いわゆる残業のことで、勤務時間以降でかつ法定労働時間を超えた労働時間です。
法定労働時間は1日8時間、週40時間以下と定められており、この時間を超える労働は割増賃金を支払う必要があります。
勤務時間外であっても、法定労働時間の範囲内であれば、残業手当は発生しません。たとえば勤務時間が7時間で、時間外労働が10時間だった場合、法定労働時間は8時間のため、時間外労働の時間は2時間と計算されます。残業手当は、労働基準法により、通常賃金の25%以上を支払う義務があります。
深夜労働の日付・労働時間
深夜労働とは22時から翌5時までの労働のことを示します。
この時間に労働している場合には、深夜割増賃金を払うことが労働基準法で定められています。深夜割増は通常賃金の25%以上を支払わなければいけません。
また、深夜割増賃金と時間外労働の両方が当てはまる場合、どちらも加算対象です。両方に当てはまる場合は通常賃金の50%以上の賃金を支払う必要があります。残業時間の上限との兼ね合いもあるため、正確に記録しておきましょう。
休日労働の日付・労働時間
休日労働とは、法定休日である1週間に1日、または1ヶ月に4日以上の範囲を超えて働いた場合が該当します。
そのため、ただ休日に業務をしただけでは休日労働にはなりません。休日労働に該当する場合、労働基準法により、通常賃金の30%以上支払う必要があります。
なお、労働日数は1時間でも業務を行なっている場合には労働日の対象です。そのため、短い労働時間での業務が多いと、休日労働の対象になり、割増賃金を多く支払わなければならない可能性が高まるでしょう。
出勤簿の保存義務
出勤簿は、労働基準法によって、保存義務が定められています。誤って保存できていない場合には、違法行為となり、罰金の対象になりかねません。具体的にはどのような内容なのか、紛失や破棄してしまった場合にはどうなってしまうのか、解説します。
作成した出勤簿の保存期間
出勤簿は労働基準法第109条で「賃金その他労働関係に関する重要な書類」として扱われます。
その保存期間は5年で、従業員ごとに管理しなければいけません。これは解雇や退職した従業員であっても同様です。保存期間の起算日は「従業員を雇用した日」ではなく、「出勤簿の最終日」から数えます。
そのため、出勤簿に関連するタイムカードや参考書類なども保存の対象です。これらの書類は紙ではなく、デジタル媒体での保存ができます。しかし、その場合は法律で定められた要件を守りつつ、画面に表示し、印字できること、労働基準監督官から聞かれた場合に、必要事項をすぐに明らかにでき、提出できるシステムであり、長期間保存できることが条件です。
出勤簿を紛失・破棄してしまった場合の罰則
出勤簿は3年間の保存義務があり、紛失や破棄してしまった場合には、労働基準法第120条に基づき30万円以下の罰金が課せられる可能性があります。
これは全ての事業所で同様です。事業所が複数ある場合には複数の事業所ごとに作成する必要があります。
法律を違反してしまうと、社会的な信用を損なう可能性もあるでしょう。デジタルデータで保存すれば、保存に必要なスペースは少なく済ませることができます。データ削除や改ざん、紛失のリスクがないように、セキュリティ体制を整える必要があります。
出勤簿をクラウド化するメリット
出勤簿はクラウド化して管理するのがおすすめです。
インターネット上で出勤簿のデータを管理する方法で、より簡単かつより高精度でミスのない出勤簿が作成できます。
前述したように、出勤簿は紙での管理だけでは不十分です。クラウド化することで、勤怠管理をスマホやICカード、タブレット上で行うことができ、勤怠の登録や確認、管理もコストを省力化できます。
また、勤怠に関連する法律の変化にも簡単に対応できます。信頼性の高いシステムを選べば、法律に沿った管理ができるよう、システムが常時アップデートされるため、気づかないうちに法律違反となるリスクも回避できるでしょう。
また、勤怠管理と並行して、給与計算を自動で行なってくれるシステムもあります。
従業員の勤怠管理は0円から簡単に始められるスマレジ・タイムカードがおすすめ！
従業員の出勤簿は重要な書類であり、適切な項目を記載しておき、保存しなければいけません。2019年の法改正によりこれまで以上に適切な管理が求められます。そのため、法改正に対応した、勤怠管理体制を整えることが大切です。
スマレジ・タイムカードであれば、クラウド上でのデータ管理が可能で、タイムカードの打刻ができるだけではなく、労働時間の管理や計算まで自動で行ってくれます。給与計算にも対応しており、効率的な勤怠管理におすすめです。勤怠管理の方法にお悩みであれば、ぜひ導入をご検討ください。
