従業員の労働時間を把握するためのタイムカードは、法律で一定期間の保管が義務付けられています。2020年の法改正で保管義務期間が3年から5年に延長になったため、正確な保管期間をしっかり把握できていない人もいるかもしれません。
本記事では、タイムカードの保管期間や起算日の考え方、タイムカードを保管するときの注意点などを詳しく解説します。管理を楽にしてくれる勤怠管理システムも紹介しているので、タイムカードの保管に苦労している担当者の方は最後までチェックしてみてください。
この記事の目次
- タイムカードを保管することが重要な理由
- 【労働基準法の改正】タイムカードは5年保管する必要がある！
- タイムカードの保管期間の起算日
- タイムカードの保管や保存方法
- タイムカードを保管するときの注意点
- タイムカードの保管には「スマレジ」が便利
タイムカードを保管することが重要な理由
タイムカードを保管しておかなければならない理由として、以下が挙げられます。
- 労働基準法で保管が義務付けられている
- 従業員とのトラブルを防ぐ
労働基準法では労働に関する重要な書類を一定期間保管することを義務付けていて、タイムカードも対象です。保管していない場合は違法となるため、破棄や紛失することのないようしっかり管理しておかなければなりません。
タイムカードは従業員ごとの労働時間を客観的に証明する役割があり、従業員とのトラブルを防ぐためにも保管が必要です。タイムカードがないと労働時間を証明できなくなり、会社側と従業員側で労働時間の認識が異なった場合にトラブルに発展する可能性があります。
労働安全衛生法でも従業員の労働時間の把握が義務付けられているので、タイムカードは保管しておきましょう。
【労働基準法の改正】タイムカードは5年保管する必要がある！
タイムカードの保管期間については、労働基準法の第109条で以下のとおり「5年」と定められています。
「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。」
引用：労働基準法
労働基準法は、2020年4月に改正されました。旧法ではタイムカードなどの保管期間は3年とされていたため、法改正を把握しておらず「タイムカードは3年間保管しておけばよい」と思っている人もいるかもしれません。2020年4月1日以降は保管期間が5年に延長されているので、注意してください。
タイムカードの保管期間の起算日
タイムカードの保管期間は5年ですが、「いつから数えて5年なのか」が重要なポイントです。保管期間の起算日については、労働基準法施行規則の第56条で以下のとおりに定められています。
「法第百九条の規定による記録を保存すべき期間の計算についての起算日は次のとおりとする。
一 労働者名簿については、労働者の死亡、退職又は解雇の日
二 賃金台帳については、最後の記入をした日
三 雇入れ又は退職に関する書類については、労働者の退職又は死亡の日
四 災害補償に関する書類については、災害補償を終わつた日
五 賃金その他労働関係に関する重要な書類については、その完結の日」
引用：労働基準法施行規則
タイムカードは、上記の「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に当てはまります。タイムカードの記載が完結した日から5年間は、保管が必要です。
ただし、タイムカードに記載の内容に関する賃金の支払いが完結日より遅い場合は、賃金の支払期日が起算日となる点に注意してください。例えば、4月分のタイムカードの完結日が4月30日の場合でも、4月分の賃金が5月15日に支払われる場合は、5月15日が起算日となります。
参考：厚生労働省「未払賃金が請求できる期間などが延長されています」
タイムカードの保管や保存方法
タイムカードの原本を保管するときは、期間ごとにまとめておきましょう。専用のファイルやボックスを用意し、必要なときにすぐ取り出せるようにしておくことが大切です。
賃金の支払いが完了した過去のタイムカードが必要となるケースとして、労働基準監督署の調査が挙げられます。適切に労働時間が管理できているかをチェックするために、タイムカードの提出を求められる場合があります。
会社の規模によっては保管するタイムカードの枚数が膨大になるため、請求されたときに指定のタイムカードをすぐ見つけられるよう、期間や部署ごとに整理して保管するようにしましょう。
タイムカードを保管するときの注意点
タイムカードを保管するときは、以下の点に注意してください。
- 適切に保管しなかった場合は罰則がある
- 派遣社員やアルバイトも保管の対象になる
- みなし労働時間制の従業員や管理職はタイムカード保管の対象外
それぞれの注意点について、以下で詳しく解説します。タイムカードの保管を便利にする勤怠管理システムも紹介しているので、併せてチェックしてみてください。
適切に保管しなかった場合は罰則がある
タイムカードを適切に保管しなかった場合、罰則を受ける可能性があります。労働基準法の第120条では、「労働基準法で定める規定に違反した場合は30万円以下の罰金に処する」と記載されています。
また、タイムカードは労働時間を客観的に証明するもので、従業員との間で賃金に関して何らかのトラブルが発生した場合、タイムカードを提出できないと問題が解決できません。賃金の未払いなどで裁判になった場合、証拠としてタイムカードの提出を求められるケースもあるため、適切に保管しましょう。
派遣社員やアルバイトも保管の対象になる
正社員だけでなく、派遣社員やアルバイトのタイムカードも保管の対象です。雇用形態に関わらず、すべての従業員のタイムカードを保管する必要があります。「アルバイトのタイムカードは給与を支払ったら不要」などということはないので、正規・非正規に関係なくすべてのタイムカードを5年間保管しておいてください。
みなし労働時間制の従業員や管理職はタイムカード保管の対象外
先述のとおり、基本的にすべての従業員のタイムカードを保管する必要がありますが、みなし労働時間制の従業員や管理職は対象外です。これらの従業員は労働時間によって賃金は変動せず、タイムカードを保管していなくても問題ありません。
ただし、労働安全衛生法では管理職などを含む全従業員の労働時間を把握するよう定められており、長時間労働を防いで従業員の健康を守るためにタイムカードは必要です。労働基準法ではタイムカードの保管が義務付けられていない従業員についても、一定期間は保管しておいたほうがよいでしょう。
より簡単にタイムカードを保管したい人は勤怠管理システムの導入がおすすめ！
タイムカードの保管義務期間が延長され、物理的なタイムカードの管理に苦労している担当者の方も多いのではないでしょうか。タイムカード保管の手間を軽減するには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
勤怠管理システムを導入するとパソコンやスマートフォンから出退勤の記録ができるようになり、紙のタイムカードは不要になります。従業員ごとの労働時間はシステム上に記録され、物理的な保管スペースを確保する必要もありません。
労働時間の集計やデータの検索なども簡単にできるため、人事や総務の業務効率化にもつながります。
タイムカードの保管には「スマレジ」が便利
タイムカードを紛失すると罰則やトラブルにつながる可能性があるため、適切に保管しておかなければなりません。タイムカードの保管義務期間が3年から5年に延長され、より長期間の保管がもとめられるようになりました。
より便利にタイムカードを管理するために、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。クラウド勤怠管理システムの「スマレジ・タイムカード」はアプリやWebから出退勤の打刻が可能で、データはクラウドサーバーに自動で保存されるので紛失の心配がありません。オンライン相談も実施しているので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
