事業経営においてはさまざまな業務があり、手が回らず苦労しているという事業者も多くいます。
なかでもスタッフのシフト管理は管理者にとっては重要な業務のひとつであり、気を付けなければならないことも多いでしょう。従来、シフト管理は紙のシフト表を活用して行なわれていましたが、これには多くの課題があります。
この記事では、飲食店のシフト管理における課題や解決策としておすすめできるクラウドシステムを紹介します。
この記事の目次
シフト管理の目的とは？
シフト管理の目的は大きく分けて2つあります。
1つめの目的は業務効率化や働きやすい環境を整えることです。
シフト管理をしないと、従業員の勤怠状況が不明瞭になります。その結果、忙しい時間帯に従業員が不足したり、逆に暇な時間帯に多くの人員を配備してしまうといった無駄が生じてしまいます。
また、従業員側からしても出退勤の時間が不明瞭になるため、働きにくい環境に感じ、モチベーションも低下するでしょう。シフト管理をしっかり行なえば、このような無駄が無くなるので、業務が効率化されます。
2つめの目的は売上、利益の向上させることです。
先ほど述べたように、シフト管理には人員配備を最適化させる効果があります。つまり、シフト管理を行うと無駄な業務、支出が抑えられます。
加えて、無駄な業務が無くなることで、従業員はコアな業務に注力できます。これにより、利益向上も見込めます。
従来のシフト表（エクセルなど）による管理の課題
シフト表を作成する際に用いる方法として、手書きやエクセルで作成するといった方法があります。しかし、その方法にはいくつか課題があります。とりわけ、手書きによるシフト表作成はどうしても見づらいといったデメリットを拭うことができません。
さらに手書きではミスも多く、修正が重なることで何度もやり直さなければならないため、余計な手間がかかってしまう可能性も否めません。そのため、シフト表を作成する際にはエクセルを用いるといった店舗も少なくはなくないでしょう。
エクセルでのシフト表作りの場合、操作にさえ慣れてしまえば見やすいシフト表が簡単に作成できます。加えて、手書きと比較して作業時間も短縮できます。しかし、残念ながらエクセルにも欠点はあります。
エクセルによるシフト表作成では複雑なマクロ設定が必要です。そのため、シフト管理者しか設定を把握できていないといった事態に度々陥ります。つまり、エクセルによるシフト表の管理では業務そのものが属人化されてしまい、後任に引き継ぐことが困難になるといったケースが起きてしまうのです。
手書きでもエクセル管理でも課題は解消できないため、経営者は別の改善方法を検討していく必要があるでしょう。
シフト管理にシステムを導入するメリット
昨今では、シフト管理は手書きやエクセルを利用した従来の方法からITを活用したシフト管理システムが主流になっています。
シフト管理システムはシフトの作成から管理までをサポートする機能を搭載しています。例を挙げると、スマートフォンなどのアプリからスタッフに希望の出勤日や休暇日などを入力してもらい、店長のスマートフォンやPCからシフト表を自動で作成できるといった機能が搭載されています。
ここでは、シフト管理にシステムを導入するメリットを5つご紹介します。
シフト管理の工数削減・効率化
シフト表を作成する際、従来はスタッフがメールや紙を用いてシフト希望を提出するといった方法が主流でした。しかし、この方法ではスタッフそれぞれが提出したものを店長がわざわざ目視で確認する必要があり、まとめるのに大変な手間がかかります。
シフト管理にシステムを導入すれば、データをすべてクラウドで管理できるようになり、全スタッフのシフト希望を一括で管理できます。つまり、シフト管理における工数を大幅に削減することができ、効率化できるため店長などの管理者の負担が減るといった大きなメリットが得られます。
従業員も勤怠登録が楽になる
シフト管理にシステムを導入することによって楽になるのは管理者だけではありません。
これまでのシフト希望は、従業員がメールや紙を用いて提出していました。しかし、この方法では店長にメールを送信したり、手書きで作成して提出といった手間がかかっていたのです。シフト管理システムを導入すれば、従業員が手持ちのPCやスマートフォン、タブレットなどのデバイスからシフトの提出やシフト表の確認などができるようになります。これにより、管理者だけでなく従業員における手間も緩和されます。
また、勤怠管理におけるタイムカードなどの打刻もシステム上で管理できるため、無駄な手間をかけることなく業務効率も上がるでしょう。勤怠登録にかける時間はそこまで多くなかったとしても、細かな作業が業務の妨げになり、それが従業員のストレスになることもあります。シフト管理システムを導入することで、そうした余計な作業を削減するので、従業員にとっても働きやすい環境が実現できます。
人材を最適に配置できるようになる
店舗経営において最適な人員を配置できるか否かが売り上げに大きく影響します。
店舗運営に必要な従業員の人数が不足した場合、店が回らないという問題に発展し、たちまち運営が困難になってしまうでしょう。逆に、必要な人員数を超過して配置してしまった場合、無駄な人件費が発生してしまいます。
こうした事態を防ぐため、人員数の過不足がないように最適な配置でシフト表を作成するのも店長の役目だといえます。
とはいえ、従業員の希望休やスキルなどを考慮して人員を配置することは一筋縄ではいかないものです。加えて、手作業だとミスが発生しまうことも多いです。
そこでシフト管理システムを導入すれば、人材を最適に配置するといった調整が容易になります。アプリやソフトなどにもよりますが、シフト管理システムなら1日にに必要な人員数や従業員の希望休、スキルなどを自動で設定できるものもあります。
事前に設定をしておけば条件に合うシフトが自動で組まれることになるため、管理者の負担は大きく減ります。また、人員の過不足等があった場合は、システム上でほかの従業員や店舗にヘルプ要請を出して欠員補充するといったことも手軽に行なえます。
不正防止
従来のタイムカードなどで勤怠管理をしている場合は、スタッフが勤務時間を偽装するといった不正が意外と簡単にできてしまいます。勤務時間を偽れば、当然給与そのものが上乗せされてしまうことになり、店舗の人件費がかさんでしまうのです。
また、こうした不正は単に金銭的な問題というだけでなく、スタッフとの信頼関係を崩してしまうことになるため、店舗経営者にとっては死活問題です。
シフト管理システムを導入すれば、こうした不正は事前に防ぐことができるため、人件費の削減もそうですが、スタッフとの信頼関係を守ることにつながります。
ペーパーレス化
従来のシフト管理では手書きやタイムカードなどアナログな方法をとっていたため、紙などを使用する機会が多く環境にも優しくはありませんでした。
シフト管理がデジタル化されれば、ペーパーレスの実現により環境問題の改善の一助となります。
SDGsが注目されるなど、昨今では環境保全への意識が高まっています。シフト管理システムの導入も手軽な社会貢献活動の一つ。企業のイメージアップというメリットもありますが、社会に貢献できること自体もマクロな視点で見れば素晴らしいメリットです。
おすすめのクラウド型シフト管理システム5選
シフト管理をシステム化することで、従業員にとっても店長などに代表される管理者にとってもメリットがあることは理解いただけたことでしょう。
クラウド型シフト管理システムは現在複数のサービスがあり、どれを利用すればよいのか分かからない方も多いはずです。
ここでは、おすすめのクラウド型シフト管理システムを5つご紹介します。
スマレジ・タイムカード
スマレジ・タイムカードは勤怠管理から労務管理まで一元管理できるシフト管理システムです。
具体的には以下の機能があります。
- 勤怠管理
- 給与計算
- シフト管理
- 休暇管理
- 日報管理
- プロジェクト管理
- アラート機能
- ワークフロー
- 年末調整
上記の点から出退勤などの勤怠管理のみならず、人事労務に強いという特徴があるため店舗経営者にはかなりおすすめできるシステムとなっています。
利用料金は使いたい機能や従業員の数に応じて変わりますが、単純な勤怠管理のみのスタンダートプランでは30名まで無料で利用可能です。
給与の計算や年末調整、シフト作成まで行なえるプレミアムプランでは、従業員が10名以下であれば月額2,420円（税込）で利用できます。
さらに全ての機能が利用できるエンタープライズプランは同じく10名までは7,260円（税込）で利用できます。
上記で指定された利用人数を超える場合、スタンダートでは一人あたり110円（税込）、プレミアムプランでは385円（税込）、エンタープライズプランでは770円（税込）の追加料金が発生※します。
すべてのプランにチャットのサポートプランがついており、アカウント登録から60日間であれば無料で利用できます。コストをかけずに試せるので、検討してみるのもよいでしょう。
jinjer勤怠
jinjer勤怠はその名のとおり、勤怠管理のできるクラウド型管理システムのひとつです。
機能面の特徴としては、PC・スマートフォン・タブレット・ICカードといったさまざまな端末で打刻ができることが挙げられます。データに基づいて管理や承認のフロー設定を細かく調節できるため、勤怠管理を徹底的に行うことができます。
さらにAIが従業員や業務のデータを管理し、予算などを予測するシステムがあるため、具体的な店舗経営計画が立てやすいというのも大きな魅力です。英語をはじめとした多言語に対応しているため、外国人労働者の管理にも向いています。
料金に関しては、利用する機能の数や種類によって変わってきますが、最低ラインは月額330円（税込）からです。
ジョブカン
ジョブカンはバックオフィス業務全般を効率化できるシフト管理ツールとして高い支持を得ています。
ジョブカンは高機能ながら操作が簡単という特徴があるため、ウェブ関係に疎いスタッフが多くても問題なく活用することが可能です。
サービスに関しては具体的には以下のようなものがあります。
- ジョブカンワークフロー
- ジョブカン勤怠管理
- ジョブカン給与計算
- ジョブカン採用管理
- ジョブカン経費清算
- ジョブカン労務管理
- ジョブカンApps
- ジョブカンBPO
ジョブカンでは、上記サービスを低価格で利用できます。
- サービス
- 月あたりの利用料金
- ジョブカンワークフロー
- 330円（税込）
- ジョブカン勤怠管理
- 220円（税込）
- ジョブカン給与計算
- 440円（税込）
- ジョブカン採用管理
- 9,350円（税込）
- ジョブカン経費清算
- 440円（税込）
- ジョブカン労務管理
- 440円（税込）
- ジョブカンApps
- 770円（税込）
- ジョブカンBPO
- 要問い合わせ
AirSHIFT
AirSHIFTは、シフト表の作成はもちろんのこと、スタッフとのやりとり等の細かな調整業務をスムーズに行うことのできるシフト管理サービスです。
同ツールを利用すれば、時間や場所を問わずどこでもシフトの管理や提出ができるため、勤怠管理業務を効率化できます。
AirSHIFTには具体的には以下の特徴があります。
- スタッフから希望を集めてシフトを組むことができる
- シフト時間の枠を決めてシフトが組める
- あらかじめ決まった日時を元にシフトを組める
AirSHIFTはシフト管理に特化しているため、シフト管理の改善を最優先に考える事業者にとくにおすすめです。
料金プランに関しては、スタッフの人数に応じて月額費用が変動する仕組みをとっています。
1スタッフあたり税込月額110円（税込）のため、スタッフが10人であれば1,100円（税込）。料金体系は単純明快でとてもリーズナブルです。
試験的に試したい場合は、無料体験期間内での活用をおすすめします。利用開始月と翌月は0円になるサービスがあるので、とりあえず使用してみるのもよいでしょう。
シフオプ
シフオプでは、デジタル化したデータをもとに、スタッフや店長といった複数の視点からシフト表を共有することができます。複数店舗での同時共有も可能なため、欠員補充や従業員の過多などに対処することが可能です。
シフオプの機能面の特徴は以下のとおりです。
- スタッフはシフオプにPCやスマホやガラケーなどの端末でログインし希望シフトを提出できる
- 希望シフトは管理画面に自動で反映される
- 日別や週別などといったさまざまな切り口からシフトの管理や調整が可能
- アラート機能搭載のため、連勤や労働時間オーバーを未然に防げる
シフオプには基本プランとIDパックプランのふたつのプランがあります。基本プランもIDパックプランも初期費用は一切かかりません。ただし、基本プランはユーザ一人に対して月額で330円（税込）ずつ加算されていく仕組みです。
一方、IDパックは事前にID数をある程度契約し、月額固定で利用できるプランです。なお、IDパックプランのID数の最低ラインは1000人に設定されています。1000パックの場合は月額297,000円（税込）で利用できます。
つまり、1000人での利用を検討する場合、IDバックプランを利用すると30,000円ほどお得になります。利用人数が多くなることが想定される場合は、積極的にIDバックプランを利用をおすすめします。
クラウド型シフト管理システムなら勤怠管理から組織運営までオールインワンのスマレジ ・タイムカードがおすすめ
当記事では、店舗経営などに役立つクラウド型シフト管理システムを紹介しました。
それぞれのツールには特徴があり、特化している部分、強みに違いがみられます。そのなかでもスマレジ・タイムカードは、多機能でどのような規模、業種の店舗にもおすすめできるツールです。
勤怠管理から労務管理までスマレジ・タイムカードで一元管理すれば、従業員の管理業務の手間をぐっと減らすことが可能です。給与計算や年末調整の作業も自動化でき、手作業で起きたミスも無くなります。
