マイナンバー制度の施行により、企業は従業員のマイナンバーを含む個人情報保護の管理徹底が義務付けられるようになりました。しかし、企業だけで適切な管理体制を整えるのは時間も労力もかかります。そのような手間や労力を削減するにはクラウド型サービスの導入がおすすめです。
ここではマイナンバーの管理義務や管理方法について解説しつつ、クラウドサービスを導入するメリットやおすすめのサービスまで紹介します。ぜひマイナンバーの管理制度を整える参考にしてください。
この記事の目次
企業の労務管理者が知っておくべきマイナンバーの管理義務・管理方法とは？
2016年1月からマイナンバー法が施行され、国民に発行されているマイナンバーを企業が厳重に管理することが義務付けられました。そのため、企業の担当者はマイナンバーの正しい管理方法を把握しておく必要があります。ここではマイナンバーの管理業務や管理方法について解説します。
マイナンバー情報の収集
マイナンバーを会社が収集するときには、法律で認められている利用目的や利用範囲を事前に文書で通知し、公表しなければいけません。会社の場合は、従業員に対してさまざまな手続きを行う必要があるため、マイナンバーの提示を求められます。
会社は従業員に対して、マイナンバーの利用目的を明示し、個人から問題ないと同意を得られてはじめて、マイナンバーを収集できます。この対象となるのは従業員全員で、正社員はもちろんパートやアルバイト、従業員の扶養家族もその対象になります。また、派遣会社からの派遣社員は派遣元の会社がマイナンバーを収集するため、派遣先の会社ではマイナンバーの収集はできません。
また、マイナンバーは個人情報のため、なりすましやミスなどがないよう収集する必要があります。運転免許証などの写真付き免許証で本人確認を行いながら、収集なければいけません。
マイナンバーの利用・管理
会社が従業員のマイナンバーを利用、管理できる主な目的は「社会保障」「税」「災害対策」の3つです。会社では、これら以外の目的には原則としてマイナンバーを利用できません。たとえば、社員番号の代わりに利用するなどの使用は禁止されています。
グループ会社であっても別法人であれば、マイナンバーの共有はできません。出向や転籍の場合も、企業からマイナンバーを提供することは禁止されています。マイナンバーの情報は本人から提供する必要があります。
管理についても、体制を整えなければいけません。書類の紛失やセキュリティの問題で、マイナンバーの情報が漏洩しないよう企業では、セキュリティ対策など適切な管理体制を作る必要があります。
マイナンバー情報の破棄（退職者など）
マイナンバーは従業員が退職し、必要手続きが不要になった場合には、速やかに破棄しなければいけません。この場合ただ処分するだけではなく、企業側で復元ができないように処分することがポイントです。
個人情報保護委員会では、焼却、溶解、復元不可能な程度のシュレッダーやマスキングが方法として示されています。マイナンバーが記載された書類全てが破棄の対象です。マイナンバーの記載があるもの全て、必要がなくなればすぐに破棄しましょう。マイナンバーの保管期間は明示されていませんが、トラブル防止のためにも早めに破棄する必要があります。
マイナンバー管理システムを労務管理業務に導入するメリット
マイナンバーの管理や収集はやるべき作業が多く、人の手で進めるのは大変です。マイナンバー管理システムを利用して管理すると、安全性と効率を両立して収集や管理業務を行えます。ここではマイナンバー管理システムを導入する具体的なメリットについて解説します。
安全管理措置への対応ができる
マイナンバー管理システムを導入することで、セキュリティ性が高まり、安全管理措置への対応ができます。マイナンバーの情報は企業側で情報が漏洩しないよう厳格な管理をしなければいけません。しかし、このような厳格な管理を人の手でしようとすると、時間もコストもかかります。
マイナンバー管理システムを導入することで、暗号化によりセキュリティ性も保持した状態で保管可能です。保管する手間や保管場所の問題が解消し、紛失のリスクもなくなります。マイナンバー含めた個人情報には「人的安全管理措置」「組織的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」への対策が求められますが、これらにもシステムの導入によって、大部分をカバーできるでしょう。ペーパーレスへの対応も可能です。
マイナンバー収集の効率化
マイナンバー管理システムの導入によって、マイナンバー収集も効率化できます。マイナンバー収集のためには、法律で定められた利用範囲の中からどのような目的に利用するのか、通知と公表が必要です。また本人確認や電話、書類の郵送など、やるべき業務も少なくありません。人の手で作業する場合、一つ一つ郵送するなど、時間もコストもかかってしまいます。
マイナンバー管理システムを導入すると、スマホで書類撮影しアップロードできるシステムや、身元確認もスマホでできるようにするなどが利用可能です。これらの機能を利用することで、手間をかけることなくマイナンバーを収集できます。マイナンバー収集は時間も手間もかかりがちですが、このようなシステムを導入すれば、無理のない収集が可能です。
マイナンバーをクラウドサービスで管理する際の注意点
マイナンバーはクラウドサービスで管理すると、効率よく管理できますが注意点もあります。しかし、マイナンバー管理は情報漏洩対策が必須になるだけではなく、マイナンバー法で定められた監督義務があるためです。
クラウドサービスで管理する場合、会社側がマイナンバー管理をクラウドサービスに「委託」する形となるため、適切なサービスかどうか確認し、適切な運用をする必要があります。クラウドサービスを利用する場合の監督義務としては、「適切なサービスの選定すること」「安全管理措置に関して委託契約の締結していること」「委託先における個人情報の取扱状況を把握していること」が求められます。
マイナンバーをクラウドサービスで管理する場合には、これらの条件を満たしているか必ず確認しなければいけません。
おすすめのクラウド型マイナンバー管理システム3選。特徴や費用を解説
クラウド型のマイナンバー管理システムは会社側で対策しにくい、安全管理措置を簡単に対策できます。そのため、目的にあったクラウド型マイナンバー管理システムの導入がおすすめです。ここではおすすめのクラウド型マイナンバー管理システムを紹介します。
楽楽労務
例えば、社員番号はマイナンバーで必要となるやり取りをオンラインで解決できるクラウド型の管理システムです。収集担当の設定、マイナンバーの情報提出の依頼をワンクリックで依頼可能で、配偶者や被扶養者の収集も可能な点が特徴です。提出状況の確認もできるため、提出漏れの心配もありません。
楽楽労務は収集担当を設定することで、マイナンバー情報の確認や編集、収集などの権限をそれぞれ設定でき、厳格な管理ができます。そのため、漏洩の心配をせず、安心できる管理が可能です。従業員の名前をクリックし、依頼すれば、情報収集用のURLを簡単に送信でき、送信を待つだけで収集完了できます。
情報収集には本来多くの手順が必要ですが、ワンクリックで完了するため、手間がかかりません。配偶者や被扶養者の情報も、情報を登録すれば簡単に収集できます。また、情報変更の必要が生じた場合は従業員自身での変更申請や管理が可能です。
マイナクラウド
マイナクラウドは、セキュリティ性が高く、簡単かつ低コストで管理可能な、クラウド型のマイナンバー管理サービスです。また、収集に必要な業務も効率化されており、手間がかかりません。
AES暗号アルゴリズムによる暗号化、通信経路も暗号化しています。また、2段階認証での不正ログイン防止に対応し、不正アクセスの心配もほぼありません。ログインユーザーの権限設定により、情報の受け渡しも安全性を確保した上で行えます。
また、収集の手間もかかりません。マイナンバー収集の連絡をメールで一斉送信でき、スマホからでも収集や登録ができます。これだけの機能が手間をかけず、月額1,100円（税込）という低価格で利用できるのが大きな特徴です。お手軽にマイナンバー管理システムを導入したい場合は、マイナクラウドを利用するとよいでしょう。
スマレジ・タイムカード
スマレジの提供するタイムカードは、マイナンバー管理が効率化できるだけではなく、勤怠管理やシフト管理など、さまざまな作業が効率化できるクラウド型サービスです。多くのクラウド型サービスで提供している、一斉送信機能や暗号化によるセキュリティ管理にも対応しています。また、閲覧履歴も自動で取得し、誰がどのような編集をしたのか一目瞭然です。
また、社会保険の手続きを簡略化させる機能や、退職や保管期間を過ぎた書類の自動削除など、今後より使い勝手の改善も予定しています。また、マイナンバー管理だけではなく、勤怠管理やワークフロー管理など、業務を効率化させる便利なツールも同時に利用できる点もメリットです。マイナンバー管理に限らず、さまざまな事務作業を効率化させたいと考えている企業には特におすすめです。
マイナンバー管理はクラウド型システムで効率的に
マイナンバー管理は会社側で収集・管理・破棄まで適切に行う必要があります。会社側では、マイナンバー管理のために「人的安全管理措置」「組織的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」に配慮し、適切な体制を整えなければいけません。しかし、マイナンバー管理を企業けで行おうとすると、時間も労力もかかります。クラウド型システムを導入すれば労力もかけず導入でき、適切な管理体制も簡単に整えられます。
スマレジ・タイムカードは、セキュリティ性が高く、マイナンバーカードの収集や管理、破棄まで効率的に行えます。マイナンバー管理の体制づくりにお困りであれば、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
