労務管理システム・ソフトを徹底比較！導入のメリットや選び方もご紹介

事業者の中には、労務管理に課題を抱えており、

業務の効率化する方法を探している方も多いのではないでしょうか。本記事では、労務管理を効率化する方法の一つである労務管理システムのメリット・デメリットから選び方、おすすめサービスまで幅広く解説します。この記事を読んで、労務管理システムの導入を検討してみてください。

労務管理システムとは？

労務管理システムとは、社会保険や福利厚生の加入管理など労働に関する事務管理を行うシステムのことです。労務管理システムを導入することで、労務管理の業務を自動化や効率化することができます。

たとえば、労務管理システムでは以下のような業務を自動化・効率化することが可能です。

労務管理システムによってこれまで手作業で行っていた業務を自動化・効率化でき、さまざまなメリットがあるため多くの企業が導入しています。

労務管理システムを導入するメリット

労務管理システムを導入することで、業務効率のアップや従業員への負担軽減などいくつかのメリットを得られます。この段落では労務管理システムを導入するメリットを紹介するので、自社で労働管理システムを導入したときに、どのような恩恵が期待できるのかイメージしてみましょう。

書類作成の業務が効率化する

労務管理システムの導入によって、書類作成業務の効率化が期待できます。業務上必要な書類を作成する際に、マイナンバーなどの従業員の個人情報が必要となるケースが多く、従来の方法では担当者にかかる負担が大きい傾向がありました。

たとえば、従業員に必要書類を提出してもらう場合、まず、従業員に書類を渡して直接記入
してもらい、それを受け取るという工程が必要です。従業員に書いてもらう書類を作成するだけでなく、従業員との書類の受け渡しという工程を踏まなければならないので、多くの時間と手間がかかります。

しかし労務管理システムでは、従業員に直接個人情報をシステムに入力してもらうだけで、必要な電子書類を作成できるため、書類の作成から提出までがスムーズに進むのです。
転記の手間を省けるだけでなく、回収漏れなども防ぐことができるので、労務管理システムを導入するだけで圧倒的に業務効率がアップするでしょう。

リアルタイムに労務管理ができる

労務管理システムで従業員の労働状況をリアルタイムで把握できる点も大きなメリットの1つです。労務管理システムの機能の1つに従業員の労働状況を確認できる勤怠管理機能が含まれています。

勤怠管理機能によって、従業員の入退勤時間や労働時間、残業時間、有休消化率など、勤怠管理に関する情報をまとめて把握することが可能です。たとえば、各店舗に所属している店長の勤務状況を本部から確認することができ、労働環境の整備が整っているかなどの判断ができます。

長時間労働や残業手当の未払いなど従業員の労務管理の課題を解決する手段として有効なので、労働環境を改善したい企業におすすめです。

企業側だけではなく従業員の負担も軽減できる

労務管理システムによって、企業側だけでなく従業員の負担も軽減できます。労務管理システムの導入により書類作成の業務効率がアップしますが、その過程において、従業員にかかる負担も減らすことが可能です。

たとえば、人事管理担当者から書類を記入し提出するように求められた場合、まず書類に必要事項を記入しなければなりません。その後、人事管理担当者に提出しますが、本部と離れた場所で勤務していれば郵送手続きをする必要があります。また、書類に不備がある場合は、再提出が求められます。

従業員はこの間も自分に与えられた業務を行っているので、書類を作成し提出することが難しい人もいる可能性があります。労務管理システムを採用すれば、パソコンやスマートフォンから直接情報を入力できるため、食事や通勤時など隙間時間を利用して簡単に電子書類を作成できるようになるでしょう。

労務管理システムを導入するデメリット

労務管理システムを導入する上で、メリットもある一方でデメリットもあります。この段落では、労務管理システムのデメリットを紹介するので、導入時にどのような点に注意しなければならないか確認しておきましょう。

費用がかかる

労務管理システムを導入する上で避けては通れないのは、導入費用が発生する点です。労務管理システムの種類（クラウド型、オンプレミス型）によって発生する費用の項目が変わりますが、いずれにしても運用コストがかかります。

たとえば、クラウド型では初期費用に加え毎月の運営コストが発生し、オンプレミス型であればシステムの購入費が発生します。労務管理システムを運用すると費用がかかるので、費用対効果が良い場合に労務管理システムの導入を検討しましょう。

開発企業によって搭載されている機能が異なる

開発企業によって、労務管理システムに搭載されている機能が異なるため、自社に適したシステムを導入する必要があります。特定の機能に特化したシステムも存在し、労務管理システムを導入したものの、自社が求める機能が搭載されていないといったケースも考えられるでしょう。

労務管理システムを導入して有効活用するためには、事業者が求める機能が何なのか明確にした上で、その機能が搭載されているシステムを選ぶことが重要です。

労務管理システムの選び方

労務管理システムは無数に存在するため、導入目的に合ったサービスを選ぶ必要があります。この段落では、労務管理システムを選ぶときのコツを紹介するので、システム選ぶの参考にしてください。

機能性や利便性で選ぶ

労務管理システムは業務の自動化や効率化を目的に導入するので、機能性や利便性は重視すべきポイントです。基本的に、書類自動作成機能や従業員情報の管理機能などは含まれているので、年末調整やマイナンバー管理機能など、他のシステムとは異なる機能が含まれているかどうかが選ぶ基準になるでしょう。

また、従業員が使いやすい操作性になっていることも注目ポイントです。いくら機能が充実していても使いこなせなければ意味がありません。システムを使う全ての人がパソコンを得意としているわけではないので、パソコン初心者でも簡単に扱える利便性も求めるようにしましょう。

他のシステムと連携可能かどうかで選ぶ

他のシステムとどのような連携が取れるのかも確認しておくことをおすすめします。たとえば、勤怠管理や給与計算などのシステムと連動できるシステムにすることで、さまざまな情報を一元管理できるため、業務効率が格段にアップするでしょう。

連携できるシステムが多いほど業務の幅が広がり、より業務の効率化を図ることが可能です。業務に必要なシステムが孤立していると、従業員の個人情報や勤務状況など同じ情報でも入力し直さなければならないため、手間と時間がかかってしまいます。

業務に必要な各システムがシリーズ化されているものや、全てが一つになったシステムもあるので、自社の他システムの導入状況に合わせて労務管理システムを選びましょう。

コストで選ぶ

労務管理システムを運用するためのコストで選ぶことも有効です。労務管理システムを導入する際に料金プランを選びますが、システムを利用する従業員数や必要な機能など自社のニーズに照らし合わせて、最もコストパフォーマンスが良かったシステムを選ぶことをおすすめします。

機能性や利便性なども重要ですが、必要以上に機能が搭載されていてもコストパフォーマンスが落ちるだけなので、機能や使いやすさ、コストのバランスを見て選ぶと良いでしょう。

なお、システムによっては初期費用が0円の場合やオプションで追加料金が発生する場合があり、一概に料金プランだけで比べることは難しいため、自社の導入目的を伝えた上でどのくらいの費用になるのか見積もりをしてもらうことを推奨します。

【徹底比較】おすすめの労務管理システム・ソフト6選

数多くの企業から労務管理システム・ソフトが提供されていますが、この段落では特に注目度の高いおすすめの労務管理システム・ソフトを紹介します。特徴や料金プランを比べながら、一番ニーズに合いそうなシステムを見つけましょう。

SmartHR

SmartHRは3年連続労務管理クラウドシェアNo1を誇るサービスで、働く全ての人の生産性向上を支えてくれるクラウド人事労務ソフトです。

特徴

SmartHRには以下のような特徴があります。
入社手続きや雇用契約をペーパーレス化できる
自動で従業員情報が更新
年末調整などの労務手続きや、Web給与明細の発行も可能
仕事の無駄を省くことをコンセプトに設計されたシステムなので、業務の効率化や従業員情報の一元管理が実現するでしょう。

料金プラン

SmartHRの料金プランは以下の3つです。

このプランの他にも無料プランが用意されており、15日間の無料トライアルも利用できるので、試しに使ってみてください。

人事労務freee

人事労務freeeは、複雑な労務事務を一つにまとめてミスや作業時間の削減を実現できる労務管理システムです。

特徴

人事労務freeeには以下のような特徴があります。
従業員の情報を一元化し、経営データを見える化できる
会社の規模に合わせて給与計算・労務管理を最適化できる
システム使い方から業務の悩みまで経験豊富なスタッフがサポート
業務フローを簡素化することをコンセプトに設計されたシステムなので、業務のミスや作業時間を削減して業務効率を格段にアップさせることができるでしょう。

料金プラン

人事労務freeeの料金プランは以下の4つです。

起業したてや中小規模の企業向けのプランが細かく設定されているので、コストパフォーマンスを重視したい企業は導入を検討してみましょう。

クラウドハウス労務

クラウドハウス労務は、従業員のデータを集約し活用できるHRプラットフォームです。

特徴

クラウドハウス労務には以下のような特徴があります。
入社手続きなどの雇用契約を全て電子化できる
従業員データベースを構築し、エンゲージメント向上や離職率防止に役立てられる
残業の削減や全社の生産性の向上が期待できる
人事業務を中心に会社全体の業務改善を図ることができるので、労働環境の改善に取り組みたい企業におすすめできるサービスです。

料金プラン

クラウドハウス労務は料金プランを設けておらず、クライアントの課題を踏まえた上で見積もり金額を提示してくれます。月々数万円から利用できるので、興味のある方は試しに見積もりをしてもらいましょう。

オフィスステーション労務

オフィスステーション労務は、業務上の必要な書類のペーパーレス化を実現できるサービスです。

特徴

オフィスステーション労務には以下のような特徴があります。
最新機能が追加料金無しで利用できる
他社を圧倒するほど機能が充実している
「はい」・「いいえ」の簡単回答で書類が作れる
充実した機能が特徴的なサービスで、労務の作業工数を93%も削減することができるため、とにかく業務の効率化を図りたい企業におすすめです。

料金プラン

オフィスステーション労務の料金プランは以下のようになっています。

一見高く見えるかもしれませんが一人あたりで計算すると月額440円になるので、機能の充実性を考慮するとコストパフォーマンスは高いといえます。無料トライアルで使い勝手を試してみましょう。

ジョブカン労務管理

ジョブカン労務管理は、シリーズ累計導入12万社を突破したクラウド型労務管理システムです。

特徴

ジョブカン労務管理は以下のような特徴があります。
帳票自動作成機能で作業効率アップや時短を実現
従業員情報をクラウドで一元管理できる
勤怠管理や給与計算、会計など他のサービスとも連携できる
ジョブカンはシリーズ化されており、さまざまな業務との連携ができるため、システムを統一することでさらなる業務効率の向上が期待できるでしょう。

料金プラン

ジョブカン労務管理の料金プランは以下のようになっています。

30日間は無料で有料プランの機能を制限なく試すことができるので、特にジョブカンシリーズを使っている方は試してみましょう。

総務人事奉行クラウド

総務人事奉行クラウドは、総務人事業務を定型化し、企業全体の業務生産性を向上してくれるクラウドサービスです。

特徴

総務人事奉行クラウドは以下のような特徴があります。
Excelの申請書を取り込んで電子化できる
人事担当者と従業員双方の業務効率が上がる
世界トップレベルのセキュリティを誇る
操作性や機能性、セキュリティ面どれも高い性能を備えているので、とにかく性能が高いシステムを導入したい企業におすすめです。

料金プラン

総務人事奉行クラウドの料金プランは以下のようになっています。

料金は高めに設定されている分、システムの機能やセキュリティなどの性能はどれも高いので、コストよりも性能を重視したい企業は30日間の無料トライアルを利用してみましょう。

労務管理システムと勤怠管理システムを連携することで給与計算業務がより効率化できる！

労務管理システム単体でも十分業務効率をアップさせることができますが、勤怠管理システムと連携することでさまざまなメリットが生まれます。労務管理システムと勤怠管理システムをつなげることで、給与計算をするときに従業員の時給など労務管理で記録されている情報を直接使えるようになります。

また、入社・退職に合わせて従業員の情報が勤怠管理システムに自動入力されるので、従業員情報を更新する手間を省くことが可能です。他にも、勤怠管理システムは従業員の勤怠の不正打刻などを予防する効果もあるので、労務管理が難しいテレワークでも適切に従業員の勤務状況を把握することができるでしょう。

労務管理システムを活用して人事管理の手間を軽減しよう

労務管理システムを導入することで、書類作成業務の効率化や従業員の負担軽減、リアルタイムの労務管理などいくつかのメリットがあります。今回紹介した労務管理システムを選ぶコツを参考にして、目的を達成できるシステムを導入しましょう。

なお、スマレジのクラウド勤怠管理システム「スマレジ・タイムカード」では、日々の勤怠管理に加えて給与計算やマイナンバー管理など業務を効率化するための便利な機能が搭載されています。

外部の労務管理システムと連携することもでき、より給与計算を効率化することが可能です。ぜひお気軽にご相談ください。