業務内容を視覚化し、仕事の効率化を図る上で業務フローは重要です。業務フローを作成するだけで仕事の流れを把握しやすくなり、従業員の動きが見違えるようになります。そのため、業務改善を図りたい方は積極的に活用するのがおすすめです。
本記事では、業務フローの書き方や作成するときのポイント、おすすめの図形をご紹介します。これから業務フローを作成しようと思っている方や業務フローについて情報を集めている方は、最後まで目を通してみてください。
この記事の目次
- 業務フローとは
- 業務フローの図を作成するときのポイント
- フローチャートにおすすめの3つの図形・記号
- 業務フローを作成する際にはテンプレートの活用もおすすめ！
- シンプルで分かりやすい業務フローチャートを作ってみよう
業務フローとは
業務フローとは、業務内容や業務手順、処理方法などを視覚的に表した図のことです。図形や記号を水平もしくは垂直に並べて線や矢印で結び、その中に指示などを記載することで業務の手順を示すことができます。
フローチャートは一連のプロセスを表しており、始発点から順に図形・記号を追うため、マニュアルのような役割を果たします。「はい・いいえ」で答えられる質問に対して複数の回答を用意し、質問と各回答を矢印で結べば、選択肢のあるマニュアルを作ることもできます。
また、業務を視覚化することで、業務分析や課題の早期発見にも役立ちます。無駄な業務はないか、手順は適切なのかなど、内容を精査して業務改善に活かせる点もメリットです。業務を可視化すれば、思わぬ気付きが生まれる可能性があるため、フローチャートで業務内容を視覚化してみましょう。
業務フローの図を作成するときのポイント
業務フローの図を作成するとき、特に意識すべきポイントは以下の3点です。
- 業務フローの目的を考える
- 情報収集に力を入れる
- わかりやすい図を意識しながら作成する
ただ単に業務内容を図にまとめるのではなく、目的を持って行うことが大切です。
業務フローの目的を考える
まずは、目的を考えましょう。図を作成する目的によって業務フローの内容は異なります。従業員の間で認識の相違がないように、何の目的で業務フローを作成するのか明確にします。
たとえば、業務マニュアルとして作成する場合は、誰が見ても理解できるように、具体的に業務内容を記すことが重要です。
一方、業務の引き継ぎで使う場合は、誰がいつどんな業務を行うのか、全体の仕事の流れがわかるように部門ごとにまとめることが求められます。
情報収集に力を入れる
業務フローの図を作成する前に、情報収集に力を入れて念入りに準備しましょう。業務フローは目に見えない業務内容を視覚化して、誰が見ても理解できるようにまとめた図のため、ただ業務を並べるだけでは不十分です。具体的なイメージができるように、より詳細な情報を揃えておく必要があります。
特に以下の4つの項目に関する情報は必須です。
- 誰が行うのか
- いつ行うのか
- どのような作業なのか
- どのような状況で行うのか
「誰がいつ何の作業をどのような状況で行うのか」がわかるように、明確に業務を記しましょう。
また、業務の関係者や最低限必要なタスクの洗い出し、開始・終了タイミングや分岐条件など、業務を遂行する上で重要なポイントを押さえることも大切です。業務フローを作成する前にあらゆる情報を集めて、必要な情報を精査しながら図にまとめていきましょう。
わかりやすい図を意識しながら作成する
業務フローは、初めて見た人でも理解できるように、わかりやすさを意識して作成しましょう。わかりやすい図にする方法として、「扱う図形を絞り込む」「フローが交差しないようにする」「全体の流れが見えるように1枚に収める」などがあります。
フロー内の図形の種類が増えるほど、読み手はどの項目に注目すればよいのか分からなくなってしまいます。そうなると、情報を正確に読み取ってもらえない可能性が高くなるため、図形の種類は多くても3個に抑えましょう。
また、矢印などが交差すると情報を目で追いづらくなり、見間違いや勘違いが発生するリスクが生じます。見た人が瞬時に流れを理解できるように、図形や線の重なりに注意することが大切です。業務フローは1枚の用紙に収まっている方が流れを追いやすいので、その点にも意識してみましょう。
フローチャートにおすすめの3つの図形・記号
フローチャートに使われる図形や記号は多種多様ですが、ここでは、おすすめの3つの図形をご紹介します。特におすすめの図形は「楕円形」「長方形」「ひし形」です。
これら3つの図形を使うことで、見やすい業務フローを作成できます。各図形の使いどころを説明するので、フローチャートを作るときの参考にしてみてください。
楕円形
楕円形は、フローチャートではプロセスの開始点と終了点を示すときに使われることが多いです。開始点と終了点は業務フローの中でも特に注目される部分なので、楕円形で目立たせるようにしましょう。
また、楕円形の記号には業務のきっかけとなるトリガー項目を記入するのがおすすめです。たとえば、「取引先から電話が来る」「月末の最後の金曜日」など、業務を行うきっかけとなる要素を記載します。
開始点からいくつかの業務を追加したら、業務の終了となるタイミングを楕円形に記して、フローを締めましょう。
長方形
長方形は、プロセスの手続きや処理内容を示すのにおすすめです。角ばった形なのできれいに並べやすく、複数の長方形が並んでいても違和感を抱きにくい傾向があります。そのため、情報を羅列することが多い業務の工程や作業区分を記すのに適切です。
具体的には、書類の記載内容や書類提出の流れなど、複数の情報をまとめるときに使われます。フローチャートで最もよく使われる図形で、日常的に見かける親しみのある形なので、長方形を中心に業務フローを作成しましょう。
ひし形
1つの図形から複数の線や矢印を出したいときにおすすめの図形がひし形です。ひし形は、上下左右に頂点があるため、複数のフローに分離しやすい形になっています。一般的には、問いに対して「はい・いいえ」で分岐する場合などに使われることが多いです。
ちなみに、一つ前の図形とひし形の頂点の1つを線でつなげば、残り3つの頂点を活用して、1つの質問に対し最大3つの回答を用意できます。業務フローでは、分岐することが多いため、ひし形を上手く使いながらわかりやすく情報をまとめていきましょう。
業務フローを作成する際にはテンプレートの活用もおすすめ！
業務フローを作成するときは、テンプレートを活用するのもおすすめです。フローチャートは、図形を並べて内容を書き込んでいくだけの簡単な作業ですが、一から作る場合は時間がかかります。
また、初めて業務フローを作成する人は図形のレイアウトに悩んでしまい、一行に作業が進まないことがあります。その場合は、すでに枠組みが完成しているテンプレートを活用しましょう。
数あるテンプレートの中から、目的に対応したものを選び、すでに作成された図形に業務内容などを埋めていくだけで図が作成できます。レイアウトの考案やチャートの作成をする必要がないため、大幅に手間や時間を削減できるでしょう。
インターネット上には、無料でダウンロードできるテンプレートも多数公開されているので、目的に合ったデザインを探してみてください。
シンプルで分かりやすい業務フローチャートを作ってみよう
業務フローのチャートを作成する際は、導入する目的を考えた上で情報取集を行い、なるべくシンプルでわかりやすい図を意識することが大切です。特に楕円形や長方形、ひし形の3つはフローチャートで鉄板の図形なので、これらを活用して業務フローを作ってみましょう。
手っ取り早く業務フローを作りたい方や、完成形がイメージできない方は、テンプレートを活用するのもおすすめです。無料テンプレートの中から、目的を達成できるデザインを選んでみましょう。
