勤怠管理は法律で定められた義務。労働基準法に合わせた適切な管理のポイント

事業者のなかで、法令に基づいた適切な勤怠管理の方法を知りたいと考えている労務担当者も多いのではないでしょうか。

この記事では、勤怠管理の重要性や労働基準法の概要、2019年4月に行われた法改正の内容、労働基準法に則った適切な勤怠管理について解説します。

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勤怠管理はなぜ必要？勤務管理の重要性について

勤怠管理とは従業員の労働状況を正確に管理することであり、管理すべき項目には、従業員の出勤日数や退勤時間、欠勤・休暇所得の状況などが該当します。事業者は従業員の1日の労働時間（出勤時刻や退勤時刻も含む）をはじめ、月の総労働時間や残業時間を管理しなければなりません。

勤怠管理を正確に行っていなければ、従業員の労働状況を把握することができず、労働に見合った給料を計算することができなくなります。たとえば、労働時間は把握していても残業時間を管理していなければ、正確な残業手当を計算に含めることができず、誤った給与計算をしてしまうでしょう。

適切な給与計算ができなければ従業員とのトラブルが発生し、最悪の場合は従業員から損害賠償を請求される事態にまで発展する可能性もあります。勤怠管理方法に過失があれば、高額な損害賠償を支払うことになりかねませんし、訴訟を起こされることで会社の名前にも泥を塗ることになるでしょう。

従業員とのトラブルは会社にとって大きな損失をもたらす可能性が高いので、少しでも健全な経営をするためには、勤怠管理の徹底が重要なのです。勤怠管理を徹底し、従業員に支払うべき給料が支払われていれば、従業員との給料絡みの大きなトラブルは回避することができます。

勤怠管理の仕組みが、労働基準法や企業の就業規則を遵守しているか確認して、勤怠管理に問題がないかチェックしておきましょう。

勤怠管理は法令で定められた義務

勤怠管理は法令で定められた義務であり、労働基準法を遵守したものでなければなりません。適切な勤怠管理を行うためには、労働基準法を正確に把握しておくことが重要です。そもそも労働基準法は、労働者の労働条件の最低基準を定めたもので、正社員だけでなく契約写真やアルバイト、パートなど雇用形態に限らず、すべての労働者を対象にしています。

つまり、人件費を抑えたいからといって、アルバイトやパートを労働基準法の基準を下回る悪条件で雇うことができません。労働基準法は立場の弱い労働者を不適切な労働条件から守っているといえるでしょう。労働基準法は1947年に制定されました。労働組合法・労働関係調整法とともに「労働三法」といわれています。時代の流れに沿って改正を繰り返しながら、今でも労働者の権利を保障している制度の一つです。

なお、労働基準法には、賃金の支払いや労働時間、労働可能年齢、補償などに関する内容が記載されており、従業員を一人でも雇う事業者は、全ての内容を遵守しなければなりません。労働基準法に違反した事業者は、1年以上10年以下の懲役または20万以上300万円以下の罰金が科せられる場合があります。

労働基準法は事業者が遵守しなければならない当然のルールであり「知らなかった」では済まされません。強制労働や給与未払いなど従業員とのトラブルも多いため、健全な事業運営会社のためにも、労働基準法に違反しないようにしましょう。

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法改正で労働時間の正確な把握が義務化！

働き方改革の一環として、労働者労働安全衛生法が改正され、2019年4月に「客観的方法による労働時間の把握」が義務化されました。労働時間の正確な把握は、一人でも従業員を雇っている事業所が対象で、ほぼ全ての企業が守らなければなりません。

厚生労働省が公表しているガイドラインによると、「使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」と記されています。

つまり、従業員一人ひとりの労働時間を管理する際には、始業時刻と終業時刻を明確に記録する必要があるのです。

例えば、とある従業員が5時間の勤務をした場合、5時間の労働時間だけを記録するのではなく、「13時に勤務を開始し18時に勤務を終了した」という具体的な労働状況まで記録しなければなりません。また、残業時間や有休の取得状況も正確に管理することも義務化されています。

もともとの終業時刻が何時で、どのくらい残業したのか、有休の取得率がどうなっているのかまで詳細に管理するようにしましょう。

労働時間の把握義務違反に対して、罰則が設けられているわけではありません。ただし、ペナルティがないからといって労働時間の把握義務を怠ると、労働時間の上限規則（法定外労働は原則月45時間、年360時間）に違反する可能性があります。

この場合、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられるため、確実に労働時間を把握しましょう。

適切に勤怠管理をしていないと罰則の対象に

適切に勤怠管理をしていなければ、労働基準法違反により罰則の対象となってしまいます。労働基準法違反に対する罰則は、過程の悪質性に応じて設けられています。

ちなみに、労働基準法違反で最も重い罰を犯した場合は、先に述べた1年以上10年以下の懲役または20万以上300万円以下の罰金が科せられます。

従業員が拒否しているにもかかわらず無理やり出勤させるといった「強制労働の禁止」に違反する行為を行えば、一番重い罰則を受けることになるでしょう。

他にも、以下の表のように、違反行為の内容に応じた罰則が設けられています。

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労働基準法に則った適切な勤怠管理とは

続いて、労働基準法に則った適切な勤怠管理について解説します。

「労働時間の適正な把握のために 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン 」に基づいて、どのように勤怠管理をすればよいのか確認しておきましょう。

始業・終業時刻の確認・記録

始業・終業時刻の確認と記録をする必要があります。
従業員が自分で労働時間を記録し、使用者が直接データを確認するのが一般的です。

たとえば、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録を確認することで、従業員の始業時刻と終業時刻を把握することができます。

集まった従業員の労働データを管理することで、客観的な記録として残すことが可能です。

やむを得ずデータを残せない場合は、自己申告制で労働時間を把握することも認められています。従業員からの申告と、カメラの映像などを照らし合わせながら虚偽の申告がされていないか確認しましょう。

なお、自己申告内容は、客観的な記録としてデータに起こしておく必要があります。

賃金台帳の記入

賃金台帳の記入も正確に行う必要があります。

使用者は、従業員ごとに労働日数や労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数などの項目を適正に記入しなければなりません。この義務は労働基準法第108条および同法施行規則第54条に記されています。

たとえば、10人の従業員を雇っている場合、10人全員の労働日数や労働時間等を記録しなければならないということです。

なお、賃金台帳に必要な項目が記入されていない場合、もしくは故意に虚偽の数字を記入した場合に罰則が設けられています。

賃金台帳記入義務に違反した事業者は、30万円以下の罰金が科せられるので、一人ひとり正確に事実を記録するようにしましょう。

タイムカードなど労働時間を記録した書類の保存

タイムカードなど労働時間を記録した書類の保存も義務の一つとされています。

従業員の労働時間を記録した書類は保存しなければならず、システム内のデータも保存の対象です。

労働時間の記録物には、出勤簿やタイムカードといった紙媒体もあれば、ICカードやパソコンシステムのタイムカード機能などの電子媒体もあります。

形態に限らず、従業員の労働時間が記録されているものは、労働基準法第109条に基づいて5年間保存しなければなりません。

ちなみに、労働基準法第109条で指摘されているものは、労働時間を記録している書類だけでなく、その他の労働関係に関する重要な書類も含まれています。

たとえば、有給取得率や欠勤回数など労働状況を示したものや、残業命令書及びその報告書、労働者が自ら労働時間を記録した報告書なども重要書類です。

どの書類を保存すればよいか分からない場合は、とりあえず5年間保存し、保存義務期間が経過したものから破棄していきましょう。

なお、保存期間の起算点は、最後の更新がされた日です。日付ごとに整理して、いつでも労働基準監督署から提出を求められても対応できるようにしておきましょう。

労働者の勤怠管理に関する課題はクラウドシステムの導入で一挙解決！

従業員を雇っている事業者は、適切な勤怠管理を行う必要があります。労働基準法に違反しないように、始業・終業時刻の管理や賃金台帳の記入、記録の保存は徹底しましょう。

なお、スマレジ・タイムカードを利用すれば、全てデータで管理でき、勤怠管理に関する業務の負担を軽減することができます。