管理者にとって勤怠管理は特に重要な仕事で、重要視すべきポイントをいくつか押さておく必要があります。
本記事では、勤怠管理の目的や管理すべき項目に加えて、勤怠管理システムについてご紹介します。勤怠管理システムのメリットや選び方についても触れるので、勤怠管理のシステム化を検討している方は参考にしてみてください。
この記事の目次
勤怠管理とは？
勤怠管理とは、従業員の勤務状況を管理することを意味します。管理者は、従業員がいつ出社していつ退社したのかなど、従業員の勤務状況を管理する責任があります。
ここでは、勤怠管理の目的や管理すべき項目、対象となる従業員について説明します。
勤怠管理の目的
勤怠管理は労働基準法で定められているため、法律を守るためにも欠かせません。労働基準法第32条によると、以下のように定められています。
- 使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
- 使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。
引用：労働基準法第32条
ちなみに、1日に8時間以上勤務をさせてはいけないという決まりを守る必要はありますが、1週間で40時間を超えなければ、1日に8時間以上の勤務が必ずしも禁止されている訳ではありません。たとえば、人手不足などを理由に、従業員に1日に8時間以上勤務してもらうことは可能です。ただしその場合、以下のように休憩時間や休日は設ける必要があります。
- 使用者は、労働時間が六時間を超える場合においては少くとも四十五分、八時間を超える場合においては少くとも一時間の休憩時間を労働時間の途中に与えなければならない。
- 使用者は、労働者に対して、毎週少なくとも一回の休日を与えなければならない。
- 前項の規定は、四週間を通じ四日以上の休日を与える使用者については適用しない。
引用：労働基準法第32条
連続で8時間以上働かせることはできないため、合間に1時間の休憩時間を設けなければなりません。労働基準法で従業員の労働ルールが厳しく決められているので、勤怠管理を行い、適切に従業員の勤務状況を把握することが求められます。
勤怠管理で管理するべき項目
勤怠管理で管理するべき項目はいくつかあります。特に重要な項目は以下の通りです。
- 労働時間
- 休憩時間
- 時間外労働時間
- 休日出勤日
- 有給
- 遅刻時間
- 欠勤日数
勤怠管理の基本は、従業員の労働日ごとの始業時間と終業時間を1分単位で管理することです。また、時間外労働や休日労働時間に対しても賃金を支払わなければならないので、時間外労働や休日出勤時間も管理する必要があります。
有給日数、遅刻時間、欠勤日数も給与計算に大きく影響するため、これらの項目も押さえておきましょう。ちなみに、休日出勤があった場合は、振替休日を取っているかどうかも確認することが重要です。
勤怠管理の対象になる従業員
原則、全ての従業員が勤怠管理の対象となりますが、例外として労働基準法第41条に定められている者は、勤怠管理の対象になりません。労働基準法第41条では以下のように定められています。
- 土地の耕作若しくは開墾又は植物の栽植、栽培、採取若しくは伐採の事業その他農林の事業（林業を除く）
- 動物の飼育又は水産動植物の採捕若しくは養殖の事業その他の畜産、養蚕又は水産の事業
- 事業の種類にかかわらず監督若しくは管理の地位にある者又は機密の事務を取り扱う者
- 監視又は断続的労働に従事する者で、使用者が行政官庁の許可を受けた者
引用：労働基準法第41条
農業や畜産業を営んでいる場合や、従業員や事業を管理する者は、勤怠管理の対象から除外されます。逆に言えば、農業や畜産業以外の業種、管理者以外の従業員は全て勤怠管理の対象となるので、上記に該当しない場合は、勤怠管理を徹底しましょう。
勤怠管理システムとは？
勤怠管理には、紙の出勤簿やエクセル、タイムカードなどさまざまな方法がありますが、その中でもおすすめなのが勤怠管理システムです。勤怠管理システムとは、従業員の動労時間を管理するためのシステムで、勤怠管理に必要な機能が揃っています。
ここでは、勤怠管理システムのメリットや選び方について説明するので、勤怠管理をシステム化したい方は参考にしてみてください。
勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムを導入することでさまざまなメリットがあります。勤怠管理システムの主なメリットは、「労働時間の管理の徹底ができる」「業務の効率が上がる」「労働の多様化を図れる」の3点です。
それぞれ具体的にどのようなメリットがあるのか説明するので、勤怠管理システムの導入を迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
労務管理の法令順守を徹底できる
勤怠管理システムを導入することで、労務管理の法令順守を徹底できるのは、大きなメリットです。勤怠管理システムで従業員の労働時間を管理することで、シフトを組んだ段階で法令を順守しているかどうか確認できます。
たとえば、人手不足によって同じ従業員を毎日長時間労働させると、あっという間に1週間で40時間を超えてしまうかもしれません。しかし、勤怠管理システムはシフトを組んだ時点で法令に遵守できているかを知らせてくれるため、労働基準法に違反しないように従業員のシフトを管理できます。
また、リアルタイムで従業員の実労働時間を追うことができるため、想定外の残業や休日出勤により労働時間が増えた場合でも、すぐに他の従業員と振替を行うなど早急に対処できる点も特長です。勤怠管理システムを活用すれば、労働基準法に違反しないように従業員の勤怠状況をコントロールできるでしょう。
集計などの業務が効率化する
勤怠管理システムは自動で労働時間などを集計してくれるため、業務効率が格段にアップします。たとえば、日を重ねるごとに従業員の実労働時間が更新されるため、手間をかけることなく常に最新の勤怠状況を把握できます。
また、給与計算ソフトと連携すれば給与計算の自動化が可能になり、全体的に業務が効率化します。特に残業時間や休日出勤、有給は計算が複雑なので、全てシステムが自動化してくれる勤怠管理システムは業務効率化に最適です。
在宅やテレワークも勤怠管理が可能
勤怠管理システムは、アクセスできればどこでも操作できるので、在宅勤務やテレワークなどの特殊な働き方にも対応しています。パソコンだけでなく、スマホやタブレットで操作できる種類もあるため、場所を選ばす自分の好きなタイミングで入力や確認が可能です。
在宅勤務やテレワークは、オフィス勤務と異なり、従業員の働いている様子を目で把握することができません。勤怠管理システムの中には、在宅勤務やテレワークに特化した機能を搭載しているものもあるため、正確に従業員の勤務状況を把握できます。例えば、GPS機能で従業員の場所を把握できる機能や生体認証が付いた打刻機能など。
働き方改革としてリモートワークを導入したい事業者には、勤怠管理システムの活用がおすすめです。
勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶときは、以下の項目に注目すると各サービスを比較しやすくなります。
- 必要な機能が搭載されているか
- 従業員が使いやすいデザインになっているか
- サポート体制が整っているか
- 他システムとの連携が可能かどうか
- 運用コストが予算内に収まっているか
まず最初に、勤怠管理システムを導入する目的が達成できる機能が搭載されているかどうか、確認しましょう。たとえば、リモートワーク下でも従業員の労働時間を正確に管理したい場合は、打刻機能やGPS機能など不正を防止できる機能が搭載されていることが望ましいです。
導入目的を達成できるサービスをいくつかピックアップしたら、パソコンが苦手な人でも簡単に扱える操作性や、困ったときにいつでも問題を解消できるようなサポート体制など、業務効率化につながる内容に着目しましょう。
また、給与計算ソフトなどの他システムと連携できるかどうか、無理なく運用できる費用感かどうかも確認することが重要です。
勤怠管理システムやアプリを導入して労働時間や勤怠を徹底管理しよう！
勤怠管理は法令順守のための重要な業務です。従業員が多いほど勤怠管理業務は負担が大きくなるので、勤怠管理システムの導入をおすすめします。勤怠管理システムを導入することで、法令順守の徹底だけでなく、業務の効率化を図ることが可能です。
スマレジ・タイムカードは、勤怠管理に役立つ機能が豊富に揃っていますので、お気軽にご相談ください。
