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人事・労務 2021/10/27 2021/11/11

給与計算ソフトを導入するメリットを徹底解説!おすすめのサービスを比較も一挙紹介

社内業務のなかで必須となる従業員の給与計算ですが、手間がかかるため、業務を効率化したいという声も少なくありません。また、ミスの許されないうえに、担当者には就労規則への理解も求められるため、通常誰でもできる業務ではないのです。

こうした経理業務における課題の解決策として注目したいのが「給与計算ソフト」の導入です。

現代では様々なことをアナログではなくデジタル化でき、それに伴って自動化および効率化できてしまいます。とはいえ、これまでアナログで管理していたものがデジタル化されることで何か問題は起きないかと不安を抱く経営者の方もいるはずです。

そこで当記事では給与計算ソフトのメリットを解説すると共に導入すべきおすすめのソフトを一挙紹介します。

給与計算ソフトの導入の検討に役立ちますので、ぜひご一読ください。

 

この記事の目次

  1. 給与計算ソフトとは
  2. 給与計算ソフトを導入するメリット
  3. 給与計算ソフトを選ぶときのポイント
  4. おすすめの給与計算ソフト
  5. 給与計算から勤怠管理、シフト作成まで、管理業務の課題はこれ1つで解決!

 

給与計算ソフトとは

給与計算ソフトとは、社員情報や勤怠情報などを入力することで自動で給与計算や給与明細書の作成を行ってくれるソフトです。

正社員はもちろん、アルバイトやパートタイマーなど様々な業務形態の社員の給与管理を自動で行ってくれるため、今やなくてはならない存在です。

近年ではテレワークが普及しているため、給与明細の配布をオンラインで完結できる給与計算ソフトを導入する企業も増えています。

 

給与計算ソフトを導入するメリット

給与計算ソフトを導入するメリットは、管理がしやすくなり業務が効率化することにつきます。漠然といってしまえばこのようになりますが、実のところ得られるメリットはそれだけではありません。

当項目では、実際に給与計算ソフトを導入することによって得られるメリットを4つ紹介します。

 

給与計算の業務効率化

1つ目のメリットは給与計算の業務効率化です。

時代の流れと共にいち早くコンピュータを利用し、デジタル化に意欲を示す企業も多いです。しかし、給与計算の業務に関しては、まだ手動で行っている企業も少なくないのが実情です。

数人規模の小さな会社では、これまで通りのアナログな方法でも事足ります。ですが、会社の規模が大きくなると、給与計算の作業が大きな負担となってのしかかります。

給与計算ソフトを導入すると、社内における必要なデータを記憶させることで、管理計算の多くを自動化できます。

計算などにあたるスタッフの負担が減ると同時に、スタッフの人件費を削減できるので、結果的に出費の削減、業務効率化が実現します。

 

法改正や新制度にも対応できる

2つ目のメリットは法改正や新制度にも対応できることです。

給与計算は単純に社員の給与だけを把握していればよいというわけではなく、社会保険や税制改正といった法令の改正へのスムーズな対応も必要になります。

給与計算ソフトでは、源泉所得税率や厚生年金保険料の額などに変更があった場合でも、自動で対応してくれる製品もあります。

税率などの調整を手動で行っていると、法改正に対しての適応漏れが発生し、計算ミスが生まれる可能性が高いです。したがって、ミスを防ぐという意味においても給与計算ソフトで自動化するのがよいといえます。

 

エクセル計算や手作業によるミスをなくせる

3つ目のメリットはエクセル計算や手作業によるミスをなくせることです。

給与計算を手動で行う場合、エクセル計算や手作業といった作業工程が生まれます。ミスが起こるかどうかには個人差はありますが、少なからず人的ミスが生まれてしまう可能性は否定できません。

その点、給与計算ソフトはプログラム上に何らかのバグなどでもない限りは正しい計算と結果を出力してくれます。ソフトに任せておけば、人的ミス、計算ミスなどを削減できるので、給与に関するトラブルも未然に防げます。

 

WEB給与明細で従業員が給与を確認できる

4つ目のメリットはWEB給与明細で従業員が給与を確認できることです。

従来は、給与明細といえば紙で発行されるものがほとんどでした。しかし、紙で明細を印刷する作業はことの外手間がかかります。加えて、紙の場合、従業員に配布する作業も必要となります。同時に、封筒に書類を入れる作業、従業員が在宅ワークの場合は郵送するコストもかかります。

その点、給与計算ソフトであればWEB給与明細の発行と共有がオンライン上でできるので、経理の負担を減らせ、結果的にコストの削減にもなります。また、ネット上であれば、いつどこでも明細のチェックができるので、従業員側にとってもメリットがあります。

 

給与計算ソフトを選ぶときのポイント

ここまでの説明で給与計算ソフトの利便性は理解できたかと思います。しかし、実際に導入するとなると、さまざまな給与計算ソフトが市場に出回っているため、どのソフトを選べばよいのか分かず、戸惑ってしまう人も多いと考えられます。

そこで当項目では、給与計算ソフトを選ぶ際にここだけは押さえておきたいというポイントを紹介します。

 

クラウド型かオンプレミス型か

1つ目のポイントはクラウド型かオンプレミス型かという点です。

給与計算ソフトの提供形態は大きく分けて以下の3種類があります。

・クラウド型
・オンプレミス型
・インストール型

小規模企業であれば多くの機能は必要としないため、インストール型を選択するのもよいかもしれません。

しかし、ある程度従業員を抱えている会社では利用人数やバージョンアップが必要となるため、クラウド型かオンプレミス型が主流です。

違いを簡単にいってしまえば、クラウド型はサービス提供側が用意したサイトにログインして利用するのに対し、オンプレミス型は自社サーバを用意して運営するといったものとなります。

人気でいえば、導入の手軽さや柔軟性を重視する企業も多いため、クラウド型を利用するケースが多いといえます。

一方、オンプレミス型は導入コストがかかり、社内でのシステム管理コストも負担となるため、中小規模の企業であれば手軽にはじめられるクラウド型を利用する方がよいでしょう。

ただし、オンプレミス型は導入コストが高いとされますが、大企業などで社員数が多い場合は結果的にクラウド型のほうが高くつくといった場合もあります。

このあたりは社内規模や将来展望をある程度考慮した上でどちらを導入すべきか考えてみるとよいでしょう。

 

法改正時の自動アップデートに対応しているか

2つ目のポイントは法改正時の自動アップデートに対応しているかです。

給与計算は単純に社内における賃金の計算をするだけではなく、源泉徴収税や厚生年金、社会保険などといったものも把握する必要があります。

法改正は頻繁に行われるわけではありませんが、企業経営をしている以上法遵守は前提ですので、一度のミスも避けたいところです。

手動であれば、これらを経理が把握しなければなりませんが、給与計算ソフトの中には法改正に対する自動アップデートに対応しているものもあります。

税や社会保険料などに関する作業は給与計算の中でも面倒な作業の一つなので、自動化しておくのが理想です。したがって、自動アップデート機能は給与計算ソフトを選ぶ上では外せないポイントとなるでしょう。

 

給与計算以外の機能性

3つ目のポイントは給与計算以外の機能性です。

取り込んだ勤怠情報をもとに給与が自動計算できるというのは、いずれのソフトであっても同様ですが、ソフトによっては付随されている機能が異なります。

具体的には以下のような機能があります。

・WEB給与明細の発行
・年末調整業務自動化
・社会保険手続き自動化
・オンライン振り込みの対応

これらはほんの一例です。業務範囲はソフトの機能差によって変わってくるので、給与計算ソフトを選ぶ際には、社内の体制や業務フローに適しているかを必ず確認しておきましょう。

 

無料の給与計算ソフトは実際使える?

4つ目に確認すべきポイントは、無料(フリー)の給与計算ソフトは実際に使えるのかといった点です。

結論からいってしまえば、無料の給与ソフトは使えますがが、場合にもよります。

無料の給与計算ソフトと有料の給与計算ソフトとの主な違いとして、使用できる人数や機能性に差があることなどが挙げられます。

人数に関していえば無料の給与計算ソフトでは基本的には社員5名以下を対象としている場合が多く、小規模の企業なら十分に間に合いますが、使い勝手に不満を持つ企業も多いことが予想されます。

クラウド型の給与計算ソフトのなかには無料版と有料版を用意しているものも多く、社員数や機能範囲に応じて利用額が決まるものもあります。

まずはお試しで無料版を利用して、必要であれば機能を追加していくといった利用法がベストな選択といえるでしょう。

 

おすすめの給与計算ソフト

導入すべき給与計算ソフトは理解できたとしても、数多く存在する給与計算ソフトのなかから自身の会社に適したものを選ぶのは大変です。

そこで当項目では、おすすめの給与計算ソフトを5つほどあげ、ソフトの特徴や利用額などを解説していきます。

 

ジョブカン給与計算

最初にご紹介するのがジョブカン給与計算です。

給与計算はもちろんのこと、年末調整等の給与計算業務に対応しているため経理担当者の負担を大きく減らすことができます。

もちろんWEB給与明細にも対応しており、帳票の自動発行にも対応しているので作業効率がグッとあがります。

強みとしては、労務管理や勤怠管理といったジョブカンが提供している別サービスとの連携ができる点が挙げられます。連携して利用すれば経理だけでなく人事労務も一括してソフトに任せることができます。

利用に関しては社員5人以内の場合は無料、6人以上の場合は一人に対して月額400円ほどがかってきます。社員数が多ければ多いほど利用コストはかかりますが、同時に業務を効率化できるので、導入を検討してみてもよいでしょう。

ちなみに利用から30日間は無料トライアルも実施していますので、まずは利用してみるというのもありです。

 

勘定奉行クラウド

勘定奉行クラウドは、導入シェアナンバー1を誇る勘定奉行をSaaS版に進化させた財務会計システムです。

取引の入力に時間がかからないというのはもちろんのこと、クラウドサービスであるために端末さえあれば24時間どこからでもアクセスが可能です。

また、勘定奉行クラウドを利用すれば自社サーバーの契約の必要がなく、セキュアにデータを保護してもらえるため安心です。

同サービスの魅力として、簡易な操作性が挙げられます。クラウドを利用するのがはじめての方でも迷うことなくデータ登録が可能なので、使い勝手としてはとてもよいです。

特徴をまとめると以下のようなものがあります。

・クラウドPOSレジとして有名なスマレジと連携可能
・ユーザーが作成した会計帳簿を数クリックで出力
・オフィスと連動し、つながるためのプロセスを省ける

勘定奉行クラウドは基本的なiAのほかにiBやiSといった3つのプランを用意しています。iBは多角的な分析が可能になり、iSに関しては管理会計要件への対応が可能になります。

利用料金は有料で、無料はトライアルしかありません。

基本プランであるiAで年間160,000円ということで一見すると高く感じてしまいがちですが、月額にすると13,400円程度ですので決して高くはありません。

何といっても推奨人数に制限がないので、社員数が多い企業ほどお得に利用できます。

 

やよいの給与計算21

やよいの給与計算21は給与計算業務に必要な基本的な機能が搭載されたインストール型の給与計算ソフトです。給与はもちろんのこと賞与や社会保険、年末調整までミスなく確実に計算できます。

利用推奨人数は20名から100名までとのことなので、少人数の会社であれば問題なく利用できるでしょう。

料金に関しては買い切りで基本のものが27,000円程度で購入可能です。

利用に関して心配事がある方は、有償の安心保守サポートもあるので、導入を検討してもよいでしょう。また、いきなり購入というわけではなく、無料体験版から利用できるのも嬉しい点です。

 

スマイルワークス

続いて紹介するのはスマイルワークスです。

勤怠入力に関してはホーム画面にて出社退社ボタンを押すだけでできるため、出勤簿の作成や給与計算を完全にお任せできます。

給与に関する手当やパートやアルバイトなどの時給も個別に設定可能です。すべてがボタンひとつで連動できるため、会計および給与管理の簡略化が実現します。

また、スマイルワークスでは、法令改正などに関するバージョンアップもデータセンターが無料で行ってくれます。さらに、元々プロジェクトの収支管理に特化したソフトであるため、プロジェクトごとの管理も可能です。

料金に関しては3つの異なるプランが用意されています。プランは大きく分けてLite、Std、Proにわかれており、それぞれ機能性が違います。

初期費用はもっとも安いLiteプランが10,000円、月額の費用に関しては9,000円と格安です。ただし、機能が充実しておらず最初のうちはよくても使い込んでいくと物足りなさを感じるかもしれません。

1段階上のStdプランは初期費用が30,000円、月額が18,000円とお手頃ですが、案件管理の全機能が使えないのがデメリットです。

最上級プランのProは全機能を使えるので機能面は申し分ないですが、初期費用は50,000円、月額は45,000円と少々コストがかかります。

ほかのサービスでも同じことですが、ランクの高いプランほど機能は充実していますが、その分コストもかさむので、どのプランが自社に適しているのかをよく考えて検討しましょう。

 

スマレジ・給与計算

スマレジ・給与計算はスマレジ・タイムカードのプレミアムプラン以上を契約すると使うことができる給与計算ソフトです。

出退勤の情報などを元に各種控除などを踏まえた給与計算を行うことが可能です。

給与計算に関しては、スマレジ・タイムカードの打刻情報を元に給与計算を自動で行うこともできますが、ケースに応じて直接入力やCSVデータの取り込みでの給与計算も可能なので大変使い勝手が良いです。

料金に関しては、スマレジ・タイムカードのプレミアムプラン以上を契約すれば利用できるので、プレミアムプラン希望の場合は月額2,200円(税込)、エンタープライズプラン希望の場合は月額6,600円(税込)となります。

エンタープライズプランでは日報の管理やプロジェクト管理といったマネジメントツールも利用できます。

 

給与計算から勤怠管理、シフト作成まで、管理業務の課題はこれ1つで解決!

給与計算ソフトを導入すると、従来手作業で行っていたものを自動化できるので、経理の負担がグッと下がります。

面倒な勤怠管理やシフト作成、管理業務の課題を迅速に解決できるので利用することは大きなメリットとなることは間違いないでしょう。

なかでもおすすめしたいのが、「スマレジ・タイムカード」。給与計算から勤怠管理、シフト作成や経営管理まで一貫して実現可能です。ご興味をお持ちの方は、こちらから資料をダウンロードしてみてください。

執筆 菊池 勲

複数事業が存在するスマレジの中で、全社横断的にWebマーケティングを展開する事業戦略本部にてマーケティングを担当。 主にオンライン広告の取扱をメイン業務とし、各ベンダー様と共に出稿後のパフォーマンス・予算管理・データ分析および検証に基づくプランニングを担当。

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