日報アプリでスマホから簡単入力！業務効率を高めるおすすめサービスを紹介

日報入力は毎日やらなければいけない仕事のひとつ。手間に感じて、報告を先延ばしにしてしまう従業員も多いかもしれません。管理者は業務日報が提出されないと業務の進捗が確認できず、経営全体にも影響が出てしまいます。

このような面倒な日報入力や、管理の業務負担を軽減させてくれるツールが日報アプリです。この記事では、日報アプリとはどんなものなのか、選び方のポイントやおすすめのサービスなどをご紹介します。

¥0から始められる

日報が作れる勤怠管理システム

詳しくみる

日々の業務負荷を軽減してくれる「日報アプリ」とは

日報アプリとは、作成した業務日誌をクラウド上で管理・共有できるツールです。かつては紙やエクセルで管理することが主流でしたが、テレワークに伴って管理が楽な日報アプリを使う会社も増えています。

日報アプリは次の3つに大別されます。

・日報特化型
・コミュニケーション型
・データベース型

日報特化型はその名の通り、日報の作成や提出に機能を絞ったものです。シンプルな機能のみなので、誰でも使いやすく使い方も覚えやすいメリットがあります。

コミュニケーション型は、部署や支社などの垣根を超えて情報共有しやすいような機能が付いた日報アプリです。会社全体に向けて情報を共有することもできれば、個人にメッセージを送ることも可能で、社内コミュニケーションの改善や、互いの仕事を把握しやすいメリットがあります。のちほど紹介しますが、「gamba!」などのアプリがコミュニケーション型に分類されます。

データベース型では、既定の操作をするだけで顧客への訪問時間や、売上の管理などを自動で行えます。自動入力機能に優れているため、データの管理・集計・分析に役立ちます。こちらものちほど紹介しますが、「スマレジ・タイムカード」などのアプリがデータベース型のひとつです。

日報アプリを仕事で使うメリット

日報アプリを導入すると、さまざまなメリットがあります。そのなかでも日報アプリを導入した企業が感じることの多いものを、3つピックアップしてご紹介します。

スマホから簡単に入力できる

1つ目は場所を問わずスマホから簡単に入力できる点です。日報アプリを使えば、ちょっとした時間や出先でも日報入力ができるため、負担が軽減されます。

日報入力自体は大した時間がかかりませんが、入力のために会社に行くのが負担と感じる人は多いようです。特に営業マンは出先から会社に戻るのが苦痛ですよね。

昨今はテレワークが推進されている背景もあり、会社のパソコン以外でも入力ができるタイプの需要が高まっています。スマホの単純な操作で日報を作成できるアプリの導入を検討する企業も増えているようです。

管理がしやすくなる

2つ目は業務や勤怠の管理がしやすくなる点です。日報アプリでは、煩雑な処理をシステムに一任できるため、業務の進捗状況や勤怠情報を管理しやすくなります。

一部の企業では、日報を提出させることで、業務進捗の管理だけでなく、業務日報をタイムカード化し、勤怠管理もセットにしています。そのため、給与計算の際には過去提出された日報と照らし合わせる必要があります。

そうした情報を日報アプリで管理することで、業務効率の改善や、ケアレスミスの軽減も期待できるでしょう。

データ集計がしやすくなる

3つ目はデータ集計がしやすくなる点です。これは先ほど触れたデータベース型の日報アプリのメリットで、顧客の購買情報や志向などを分析して数値化するなど、高度なデータ分析ができます。

特に顧客の満足度にシビアな飲食店や小売店、営業人材の育成を図る企業では、データ集計のできる日報アプリが重宝されています。データ集計ができる日報アプリのなかには、営業支援システムや顧客対応をマネジメントする機能が搭載されたものがあり、集計された情報をもとに、市場の動向を定量化して提示してくれます。

¥0から始められる

日報が作れる勤怠管理システム

詳しくみる

日報アプリを選ぶときのポイント

ここまで日報アプリの種類やメリットを紹介してきました。それらを踏まえたうえで、次に日報アプリを選ぶポイントを3つ紹介します。

クラウド型かオンプレミス型か

1つ目の日報アプリを選ぶポイントは、クラウド型かオンプレミス型かサービス提供の形を確認することです。クラウド型の日報アプリは、サービスを提供するサーバーから、インターネット経由でアプリを利用します。パソコンにアプリをインストールする必要がないため、導入が手軽で低コストというメリットがあります。

一方オンプレミス型は、自社で保有するサーバーでアプリを管理するため、セキュリティ面で自己管理できるメリットがあります。クラウドサービスのように社外へ情報を持ち出す必要がないので、アプリからの情報漏洩リスクをコントロールできます。オンプレミス型は高いセキュリティレベルを要求される金融機関などでよく採用されています。

必要な機能が揃っているか

2つ目のポイントは、自社に必要な機能が揃っているアプリを探すことです。日報アプリの導入理由を明確にすることが、自社に合ったアプリを選ぶ第一歩になります。

自社の抱える問題は何なのか、データ分析機能は必要か、業務の効率化が可能かなどを検討する必要があります。導入後のミスマッチを防ぎ、より効果的に日報アプリを活用しましょう。

勤怠管理など他機能との連動

3つ目のポイントは、他機能との連動が可能かという点です。例えば、日々の日報管理のほかに、作成された内容から、従業員の課題を解決するようなシステムが付いているものもあります。そうした機能を活用することで、人材育成も図れます。

またカレンダーやスケジュール管理、メール機能などと連動しているものもあります。付属する機能が、自社が必要としているものと合致するのかをしっかりと吟味しましょう。

¥0から始められる

日報が作れる勤怠管理システム

詳しくみる

初回無料のサービスも！おすすめの日報アプリ

それでは、ここまでご紹介してきた日報アプリの機能や選び方を踏まえて、おすすめのアプリを5つご紹介します。有料サービスのものも多いですが、初回無料で利用できるアプリもあるので、それぞれ比較しましょう。

スマレジ・タイムカード

「スマレジ・タイムカード」はデータベース・クラウド型の日報アプリです。とにかくシンプルで使いやすくするために、無駄な機能を極力削ぎ落しており、日報作成と管理の手間が省けるような設計がなされています。

• 機能面について
  「スマレジ・タイムカード」はプランによって備わっている機能に違いがあり、以下のようになっています。

無料のスタンダードプランには勤怠管理機能のみ備わっています。勤怠管理機能のなかには、自宅のpcやスマホで出退勤できる機能や、顔認証などの不正防止機能が含まれます。

プレミアム、エンタープライズプランは有料プランで、給与計算や日報管理など様々な機能が備わっています。従業員の出退勤のみを管理したい場合は無料のスタンダードプラン、それ以外の情報も一括で管理したい場合は、有料のプレミアム・エンタープライズプランがおすすめです。

• サポートについて
  すべてのプランにおいて、チャットサポート・メールサポート・ヘルプサイトが備わっており、使用方法から機能の活用方法まで、幅広い質問に対応してくれます。また、プレミアム以上のプランでは、電話でのサポートも行っています。
• 価格について

一番驚きなのは、スタンダードプランであれば人数制限はあるものの、0円で利用できる点ですね。小規模な事業者であればお試しでスタンダードプランで導入し、機能を充実させたければ有料プランに切り替える方法もあります。

¥0から始められる

日報が作れる勤怠管理システム

詳しくみる

gamba!

1つ目にご紹介するのは「gamba!」。「gamba!」は多くの企業に導入されている、コミュニケーション・クラウド型の日報アプリです。

• 機能面について
  日報をSNSのように社内で共有できます。日報のフォーマットも備わっているので、管理者サイドは日報の内容を把握しやすく、書き込む側も時間をかけずに日報作成ができるため、業務効率アップにもつながります。また、スマホで簡単に打ち込めるので、現場仕事が多い工事・施工の会社や建設業などにも導入されています。
• サポートについて
  「gamba!」には日報スペシャリストという存在がおり、効率的な日報アプリの運用方法などを教えてくれます。画面の操作の仕方がわからないという初歩的なものから、KPIの運用方法などの専門的な質問まで、幅広い問い合わせに対応可能です。それらのサポートが無料なのもありがたい点ですね。
• 価格について
  価格は月額プランであれば980円から、年間プランで支払う場合は9,800円で利用できます。

日報くん

「日報くん」はデータベース・クラウド型日報アプリです。操作が非常に簡単ながらも、日報から読み取れる情報の収集・分析機能にも長けています。

• 機能面
  日報の打ち込み機能は、プルダウンから該当項目を選んで、内容を記載するのみの簡単なものです。非常に扱いやすいため、教育コストが低く済むメリットがあります。
  管理者は打ち込まれた日報からプロジェクトの稼働状況や、作業内容の確認が可能です。それらの情報をもとに、目標設定や労務管理にも役立てることができます。
• サポートについて
  「日報くん」はサーバー管理やセキュリティ面などバックエンドのサポートが充実しています。24時間サーバーを監視し、不具合や異常を感知したらすぐに解決できる体制を取っているため、安心して利用できるのがメリットです。
• 価格について
  ひとり当たり月額44円から利用できます。この価格設定は“業界最安値”として、コストパフォーマンスに優れたサービスです。

nanoty

「nanoty」は業務日報を社内で共有する機能が付いており、その運用実績は14年にもなります。長きにわたって蓄積されてきたデータをもとに、様々な活用方法が公式サイトに掲載されています。

• 機能面について
  「nanoty」は基本となる日報機能のほかに、社内で日報をSNSのように投稿できるコミュニティ機能、仕事の内容や優先度を登録しておけるタスク機能、プロジェクトの工数や所要時間を管理できる集計機能など、さまざまな機能が付いています。
• サポートについて
  操作や設定のサポートは無料で行っており、電話やメール、ビデオチャットなどで何度でも利用できます。
• 価格について
  15日間のお試し期間中は全ての機能を制限なく無料で利用できます。その後は自動課金されることもなく、一番安いスモールプランであれば月額10,450円で利用可能です。

TUNAG

「TUNAG」は社内コミュニケーション・クラウド型の日報アプリで、スマホで簡単に日報作成や提出ができます。他の日報アプリであれば過去のログなどは社内のパソコンでしか見られないものもありますが、「TUNAG」はスマホでも見られるため、以前の情報からプロジェクトの概要や変遷をたどることも可能です。

• 機能面について
  基本となる日報の作成・共有機能に加え、社員同士で「ありがとう」のことばを伝え合うサンクスカード機能、社長の考えや理念を共有できる社長ブログ機能などが備わっています。
• サポートについて
  専任のトレーナーが企業ごとの課題を把握し、運用改善をサポートしてくれます。事業所・拠点間の連携不足や、業務効率化が図れる部分などをトレーナーが指摘します。アプリ導入後もシステムが形骸化しないようなサポート体制が整っています。
• 価格について
  最初は無料でお試しの導入が可能です。お試し期間後は、月額75,000円から利用できます。

シンプルな使い勝手で毎日の日報作成作業をスマートに

ここまで日報アプリの種類や導入のメリット、そしておすすめのサービスを紹介してきました。日報アプリは業務効率化や社内コミュニケーションの土台を作る際に役立ちます。日報アプリの導入を悩んでいる方は、ぜひこの記事を参考に検討してみてください。

今回5つのアプリを比較・紹介してきたなかで、1番おすすめするのは「スマレジ・タイムカード」です。スタンダードプランは0円で始められるため導入ハードルも低く、無料のプランながら機能面も充実しています。お試しでスタンダードプランを利用し、気に入った場合は有料プランを契約することも可能なので、まずは60日間のお試しからスタートしてみてはいかがでしょうか。