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勤怠管理 2021/10/26 2021/11/11

シフト管理アプリとは?業務効率化を実現するおすすめサービスを解説

飲食店や工場などシフト制を導入している職場では、管理者がシフトを作成することになりますが、これはとても手間のかかる作業です。

加えて、管理者の仕事はシフト管理だけではありません。顧客満足度の向上を目指したスタッフの指導も重要な業務のひとつです。シフト管理を効率化したい管理者の方も多いでしょう。

そこで、この記事ではシフトの作成・管理に役立つシフト管理アプリについて解説します。

 

この記事の目次

    1. シフト管理アプリでできること。導入メリット
    2. シフト管理アプリを選ぶときのポイント
    3. 使いやすい人気のシフト管理アプリ
    4. POSレジと連携したシフト管理で勤怠管理から経営管理まで一貫して実現!

 

シフト管理アプリでできること。導入メリット

まずは、シフト管理アプリでできることと、導入メリットについて解説します。

複数のバイト先を掛け持ちする社会人や、薬剤師・研修医など特定の職に就く人がスケジュール管理用に使うアプリもありますが、ここでは従業員のシフトを作成する管理者側のシフト管理アプリを取り上げます。

飲食店や介護職、看護師が働く現場では、正社員待遇であってもシフト勤務制である職場も少なくありません。そのため、管理者にあたる人は、従業員のシフトを考える必要があります。

シフト管理アプリは、そんなシフト作成・管理をサポートしてくれる存在。最近ではインストール不要でデータ共有が容易なクラウド型アプリも数多く存在します。クラウド型アプリであれば導入しやすく、シフト管理に関わる業務の効率化がすぐに行えます。

アプリによっては、給与計算や労務手続きも行えるので、管理責任者の業務軽減に大きく役立ちます。煩雑な業務を省力化すれば、スタッフ指導や顧客満足度改善のために時間を割くことが可能となります。

 

シフト管理・スケジュール管理を効率化できる

シフト管理アプリを導入することで、従来のシフト作成や管理、スケジュール調整の作業が効率化できます。

従業員のシフト提出はアプリ上で完結し、希望を反映したシフト原案をアプリが自動作成します。紙で回収したシフト希望を手で入力し直す必要はなく、アプリが作成した原案を少し手直しするだけでシフト表を作成できます。

未提出者へのアラート機能や人数不足日の協力要請をアプリ上でできるものもあり、個別に確認して回る必要もありません。

スタッフの出勤日数や、日ごとの人件費を集計できるなど、労務的管理や人件費の確認も容易になります。

 

手書きやエクセルのシフト表が不要になる

シフト管理アプリを使うと、手書きやエクセルで作成していたシフト表が、不要になります。

手書きでは修正の度に書き直すため、大変な手間がかかっていました。エクセルなどの表計算ソフトを使用すれば、修正しやすく、見やすいシフト表が作れます。

しかし、人数や勤務時間を考慮したシフト作成システムを開発するには、関数やマクロ設定が必須。誰もが扱えるとは限らず、特定の管理者しか操作できないこともあります。また、他店舗・他部署とのデータ共有や連携ができず、管理者が変更になった際、引き継ぎが困難になることも考えられます。

統一したシフト管理アプリを導入することで、こうした問題も解決できます。サポートも用意されており、シフト管理業務が属人化してしまうことも無くなります。

 

給与計算が自動化できる

給与計算の自動化も、シフト管理アプリによって得られるメリットのひとつ。スタッフごとの時給や、時間帯別の割増手当などの諸条件を設定し、給与額が自動計算されます。

もちろん、エクセルで作成したシフト表でも、同じような自動計算機能を導入できます。しかし、関数の知識が必要であり、誰でも作成できるとは限りません。

シフト管理アプリならば、最初から給与の自動計算機能が備わっていることも多く、簡単に利用できます。

管理者は人件費の管理がしやすくなり、スタッフは自分の稼ぎを把握できるので、モチベーションアップにつながるでしょう。

 

スマホやタブレットでシフトを確認・管理できる

シフト管理アプリでは、作成したシフトをスマホやタブレット端末から確認・管理できます。

紙に印刷するよりも素早く、完成したシフト表がシェアでき、周知の手間を省けるでしょう。シフト発表後に変更があった際も、すぐに反映できます。

スタッフもシフトが完成した時点で、出勤予定を確認できるので、シフト忘れも防げます。

 

シフト管理アプリを選ぶときのポイント

シフト作成・管理が簡単になり、メリットの多いシフト管理アプリですが、選ぶ際のポイントはどこにあるでしょうか。

シフト管理アプリを選ぶポイントとしては、使いやすさと他サービスとの連携の2つがあります。

 

簡単で使いやすいか

シフト管理アプリの導入にあたり、簡単で使いやすいシステムであるかは重要です。

多機能なアプリは使いこなせれば便利ですが、導入のハードルが高いこともあります。出勤日数や時間数、曜日ごとの人数調整などのカスタマイズにITスキルが必要になると、使える人間が限られてしまいます。

シフト管理アプリの機能はさまざまですが、以下のような機能をチェックしておくとよいでしょう。

  • 遅番・早番などのシフトパターン作成
  • 従業員のシフト希望回収と反映
  • 見やすい表が作れて月別・週別の切り替えもできる

上記のような機能が簡単操作でできれば、導入もスムーズに行えます。

 

他サービスとの連携があるか

他サービスと連携できるアプリであるかも、シフト管理アプリの導入時に確認したい事柄です。

シフト管理の効率化は、飲食業などの現場における、課題解決のひとつに過ぎません。外部サービスと連携させることで、他の課題解決も可能になれば、さらなる業務改善も期待できるでしょう。

例えばPOSレジと連携し、売上や来店者数から必要なスタッフ数を予測できれば、人件費の無駄を省けます。繁忙期には人員を増やし、売上アップに注力。逆に閑散期は減らして人件費を節約したり、従業員の研修期間に充てたり、といったことも可能です。

 

使いやすい人気のシフト管理アプリ

ここからは、使いやすいと人気のシフト管理アプリを5つご紹介します。アプリごとの機能や、料金、サポートの違いをまとめています。シフト管理アプリの比較・検討に役立ててください。

 

ジョブカン

「ジョブカン」はシフト管理だけでなく、労務業務のすべてを管理できる、インストール不要のクラウド型管理システム。従業員情報を一元管理し、給与計算や経費精算、労務・保険手続きも自動化できます。

時間外労働の状況も確認でき、英語や中国語など、外国語表示にも対応。外国人従業員の在留資格も管理でき、グローバルな職場でも活用されています。

従業員5名までの小さな職場であれば、機能制限付きの無料プランも利用可能。有料プランは、従業員1名につき月額440円(税込)です。

サポート体制も手厚く、メール・チャット・電話によるサポートが、試用期間中も利用できます。

  • 提供会社
  • 株式会社Donuts
  • 料金
  • 無料プラン(従業員5名まで・機能制限)
    有料プラン(従業員1名につき税込440円/月)
    ※500名規模の企業は別途見積
  • オプション等
  • 導入時の対面レクチャー
  • 試用期間
  • 30日間無料
  • 支払方法
  • 請求書払い、クレジットカード

 

CLOUZA

シフト作成・管理のほか、休暇申請や位置情報の確認もできる「CLOUSA」。在宅勤務を伴う働き方改革にも対応した、インストール不要のクラウド型シフト管理アプリです。

シフト作成はスタッフごとにパターン設定でき、拠点別に管理者を登録して、作成業務の分担も可能。同じサービス提供会社の「TimePro」と連携した打刻管理もできます。他社の給与計算ソフト・通勤費管理ソフトとの連携もでき、導入済みシステムを一斉リニューアルする必要がありません。

利用料金は初期費用不要で、スタッフ1人につき月額220円(税込)と、シンプルな料金形態。30日間の無料体験からスタートできます。

電話相談できるお客様サポートセンターでは、操作に関する疑問や不明点を平日9時~12時・13時~17時の時間帯で受け付けています。

  • 提供会社
  • アマノビジネスソリューションズ株式会社
  • 料金
  • 従業員1名につき税込220円/月
    ※500名以上は別途見積相談
  • オプション等
  • 有給休暇管理、申請承認ワークフロー、在宅勤務管理
  • 試用期間
  • 30日間無料
  • 支払方法
  • 自動引落、NP掛け払い(請求書払い)

 

勤務シフト作成 お助けマン

インストール不要のクラウドアプリ「勤務シフト作成 お助けマン」は、「Day」と「Time」の2つのプランで構成されています。

「Day」は早番・遅番・夜勤といった、パターンの割り振り、「Time」はスタッフ別の時間指定シフトが組めます。いずれも勤務希望をスマホから登録し、希望を元に自動作成された表を調整すればシフトを作成できます。作成されたシフトはスマホからいつでも閲覧可能です。

料金に関して、「Day」の場合は初期費用22万円(税込)に、月額料金16,500円(税込/従業員50人まで)がかかります。一方、「Time」は初期費用不要で、1か所あたり6,600円(税込)から人数により料金が変動します。

また「Time」では、店舗間でのスタッフ応援を伴うシフト管理も可能。複数店舗を経営する場合にも使いやすく、会計ソフトや給与計算ソフトとの外部連携もできます。

サポートは電話やメール・チャットの他、Web会議システムも対応しており、画面共有しながら操作説明が受けられます。

  • 提供会社
  • 鉄道情報システム株式会社
  • 料金
  • Day(1か所の基本料税込13,200円/月、スマートフォン利用オプション税込3,300円/月)
    Time(1か所あたり税込6,600円/月~)
    ※年払い割引あり
    ※51名以上は別途見積
  • 初期費用
  • Dayのみ税込220,000円
    ※11か所以上での利用時は1か所につき税込22,000円追加
  • オプション等
  • 操作説明会、設定作業支援
  • 試用期間
  • 2か月間無料
  • 支払方法
  • 請求書払い

 

AirSHIFT

シフト作成と勤怠管理に特化した、リクルート株式会社が提供するシフト管理アプリ「AirSHIFT」。

AirSHIFTを利用すれば、シフト希望の回収や反映、調整作業がすべてアプリ上で完結します。作成したシフト表の共有もでき、タイムカードや人件費シミュレーションもできます。

初期費用や基本料はなく、スタッフ1人あたり月額110円(税込)と、低価格で導入可能。ブラウザから利用できるアプリなので、利用端末を選びません。また、スタッフ側がシフトや給与の確認ができる連携アプリ「シフトボード」もあり、iOS・Android共に対応しています。

その他の外部アプリとの連携はありませんが、同じリクルートが提供する「Airメイト」と、シフトデータや概算人件費の連携ができます。

低価格でシフト作成と勤怠管理をはじめたいなら、おすすめのアプリです。サポートは電話・メールの問い合わせ窓口と、操作マニュアルがWeb上に用意されています。

  • 提供会社
  • 株式会社リクルート
  • 料金
  • 従業員1名あたり税込110円/月
  • 試用期間
  • 利用開始月と翌月が無料
  • 支払方法
  • クレジットカード、デビットカード

 

スマレジ・タイムカード

「スマレジ・タイムカード」は、簡単操作でシフト作成でき、クラウド型POSシステム「スマレジ」との連動も可能。「スマレジ」に記録された売上記録や来店者数から、繁忙期・閑散期を考慮したシフト作成が手軽にできます。

料金プランはスタンダード・プレミアム・エンタープライズの3種類。

使える機能ごとに料金が変わり、勤怠管理だけのスタンダードなら、従業員30名まで無料です。プレミアムは、シフト・休暇管理や給与計算、年末調整機能も搭載。エンタープライズは、日報やプロジェクト管理機能、マイナンバー管理機能まで用意され、大人数の職場でも活用できます。

各プラン共、スピーディーなチャットサポートや、当日返信を原則とするメールサポートがあり、サポート体制も充実。無料で試せる試用期間は60日間あり、試用中の機能制限もありません。実際に使いながらどのプランを利用するかを検討できます。

iOS対応のアプリなので、iPhoneやiPadにインストール可能。Android端末は、ブラウザから利用できます。

  • 提供会社
  • 株式会社スマレジ
  • 料金
  • スタンダード(従業員30名まで無料、以降1名につき税込110円)
    プレミアム(従業員10名まで税込2,200円/月、以降1名につき税込330円)
    エンタープライズ(従業員10名まで税込6,600円/月、以降1名につき税込660円)
  • 試用期間
  • 60日間無料
  • 支払方法
  • クレジットカード

 

POSレジと連携したシフト管理で勤怠管理から経営管理まで一貫して実現!

シフト管理アプリといっても、シフト管理・作成のみのシンプルなものから、給与計算や労務処理、経費申請・承認機能を集約させたものまでさまざまです。事業規模や店舗の状況に合わせた、必要な機能を備えたアプリを導入しましょう。

特に「スマレジ・タイムカード」は、同社が提供するPOSシステム「スマレジ」と連携することで、経営管理にも活用できます。売上記録から必要なスタッフ数を見極め、シフト管理ができれば、人件費節約や顧客満足度アップが期待できるでしょう。

スタッフ数・利用したい機能によって、料金プランを柔軟に選択でき、無料で試せる60日間は機能制限なし。実際に使いながら、必要な機能を見極めたうえでの導入が可能です。シフト管理の効率化をお考えの方は、ぜひ一度ご検討ください。

ご興味をお持ちの方は、こちらから資料をダウンロードしてみてください。

執筆 菊池 勲

複数事業が存在するスマレジの中で、全社横断的にWebマーケティングを展開する事業戦略本部にてマーケティングを担当。 主にオンライン広告の取扱をメイン業務とし、各ベンダー様と共に出稿後のパフォーマンス・予算管理・データ分析および検証に基づくプランニングを担当。

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