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勤怠管理 2021/09/22 2022/01/19

勤怠の計算・管理方法とは?エクセル計算の課題やソフト導入のメリットを解説

飲食店などの事業経営では勤怠時間の管理に時間がかかってしまい、管理者の負担は小さくありません。勤怠管理方法はいくつかあり、エクセルなどの方法もありますが、運用方法に課題もあります。

この記事では飲食店などの事業経営における勤怠の計算や管理方法を解説し、勤怠管理の課題解決の方法として有効なクラウド管理システムについても紹介します。勤怠管理方法を見直し、管理負担を軽減させるのにお役立てください。

この記事の目次

  1. 勤怠の基本的な計算方法(計算式)と注意点
  2. 勤怠管理の方法とそれぞれの特徴
  3. おすすめの勤怠管理システム3選
  4. 勤怠管理システムの導入で煩わしい勤怠計算は不要に!

勤怠の基本的な計算方法(計算式)と注意点

勤怠の基本的な計算方法を理解するためには、まず、勤怠に関する用語を正確に理解する必要があります。知っておいた方がよい用語とそれぞれの意味は以下の通りです。

  • 勤務時間:会社の始業時刻から終業時刻までの時間(休憩を含む)
  • 所定労働時間:企業ごとに定められている労働時間
  • 労働時間:勤務時間から休憩時間を引いた時間
  • 休憩:休憩の時間であり、賃金の対象には含まれない
  • 残業時間(法定内):勤務時間内の労働時間で1日の労働時間8時間以下の残業。残業代は発生しない
  • 残業時間(法定外):勤務時間内の労働時間で1日の8時間を超える残業。割増賃金の支払い義務が発生する

労働時間は「勤務時間-休憩時間」が計算式です。残業は労働時間8時間を超えたものが法定外残業時間となり、割増賃金が発生します。しかし、所定労働時間が6時間であり、かつ残業が2時間未満であれば、法定内残業とみなされ、賃金の支払い義務は発生しません。

たとえば、8時から16時までの所定労働時間で休憩が1時間、勤務時間が8時から18時までだった場合を考えてみましょう。この場合、以下のように計算されます。

  • 所定労働時間:勤務時間(8時間)-休憩時間(1時間)=7時間
  • 労働時間:9時間
  • 残業時間(法定内):1時間
  • 残業時間(法定外):1時間

労働時間は1分単位で正確に計測し管理しなければいけません。15分や30分単位で切り捨てるのは、労働基準法の違反行為です。

勤怠管理の方法とそれぞれの特徴

勤怠管理の方法はタイムカードをはじめ、出勤管理表やエクセル、勤怠管理システムなどの管理方法があります。それぞれメリットとデメリットがあるため、企業の状態に合わせて使い分けることが大切です。次で詳しく解説します。

タイムカード

タイムカードは出勤と退勤を自動で打刻してくれる機械です。機械にカードを入れるだけで記録してくれるため、作業が簡単で簡単に導入できます。エクセルと併用することもあります。

タイムカード以外の方法はパソコンを使う必要があり、パソコンに不慣れな人の場合は使いにくさを感じますが、タイムカードであれば、すぐに使い始められるでしょう。また、自動で記録してくれるため、適切に運用すれば、正確な時間計測ができます。

しかし、不正な打刻が可能であり、適切な管理体制ができていなければ運用できません。また、打刻ミスをしてしまうと、修正に手間がかかってしまう点がデメリットです。また、集計は自分で行う必要があり、電卓での計算か、エクセルなど別の手段を利用する必要があります。

出勤管理表

出勤管理表は紙の出勤管理表に出勤や退勤、休憩時間を記録し、管理する方法です。紙に記載する方法であれば、すぐに導入でき、紙とペンがあればよいため、導入コストがほぼかかりません。

ただし、記録された時間が正しいものかどうか、確認する必要があり、集計は自分で行わなければいけません。従業員が自分で記載する場合、不正申告のリスクも考える必要があります。そのため、不正申告防止のための対策や管理のための人件費がかかってしまいます。リアルタイムの計測もできず、記載にミスがあると正確な時間の判断ができません。

出勤管理表を利用する場合、記帳したものは3年間の保管義務があり、保管のための場所も必要です。導入コストはかからないものの、適切に運用できなければ、管理できなくなるリスクがあります。コストをかけずに出勤管理する場合や、管理する人数が少ない場合におすすめの方法です。しかし、ミスが生じやすく、正確に管理したい場合には向いていません。

エクセル(関数計算)

エクセルはパソコン上の表計算ソフトで、表に計算式を入力すれば、勤務時間など必要な情報を自動で計算してくれます。そのため、適切に運用すれば、集計しやすい点がメリットです。計算式や関数をうまく使いこなすことで、集計はグッと楽になります。勤怠管理のためのテンプレートはインターネットからでもダウンロード可能なため、パソコンとエクセルが準備できていれば、導入も難しくありません。

しかし、勤怠時間については誰かが手動で入力しなければならず、パソコンに不慣れな場合、入力ミスが発生する可能性がある点がデメリットです。従業員に入力を任せる場合は不正入力のリスクもあります。また、エクセルにはテンプレートはあるものの、テンプレートが会社の実情にマッチしていない場合は使いにくさを感じることもあるでしょう。

従業員に入力を任せる場合、不正入力や入力ミスがないかどうか確認する必要があり、入力するには手間もかかってしまいますが、適切に運用できれば効率的な業務管理ができます。パソコン操作に強く、計算式を使いながら業務効率をはかりたい場合におすすめの方法です。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、勤怠を自動で管理するためのツールです。どのようなシステムを導入するかにもよりますが、タイムカードの打刻から集計、勤怠管理、シフト管理まで行ってくれるものもあります。パソコンとネット環境があれば、導入でき、従業員も勤務状況やシフトの管理が簡単にできる点が大きなメリットです。また、残業時間の超過などもチェックでき、法令遵守のための行動も取りやすくなります。ICカードなどでの打刻操作も可能です。

勤怠情報の編集時にはシステムの履歴が残り、誰が操作したかも分かります。他の方法の場合、管理体制によっては誰かに改ざんされる恐れがありますが、他の管理方法と比べると不正な申告は起こりにくいでしょう。

デメリットとしては、導入にコストがかかる場合がある点です。特に大規模な会社の場合は、必要なシステムを導入するためにそれなりのコストがかかってしまいます。また、導入のために、必要な作業が多く、導入時に負担がかかるツールもあります。そのため、導入にかかる手間やコストを検討しなければいけません。勤怠管理システムは業務効率を求めつつ、不正防止対策や正確な記録を取りたい場合におすすめです。しかし、小規模ビジネスであれば、安く導入できる場合もあります。業務効率改善のために検討する価値は十分あるでしょう。

おすすめの勤怠管理システム3選

勤怠管理システムは勤怠管理を効率化させつつ、正確に記録するために欠かせないツールです。しかし、ツールによっては使い勝手が悪いものもあります。ここではおすすめの勤怠管理ツールを3つ厳選して紹介します。

レコル

レコルは月額110円(税込)、シンプルな機能で簡単に導入できる勤怠管理システムです。ICカードや指紋による生体認証、スマホでのボタン打刻などから打刻方法が選べ、会社の管理の目的に合わせた方法で導入できます。打刻忘れや有給休暇の申請などもシステム上からでき、スマホやPCから、簡単に管理可能です。

操作画面はシンプルさを重視しており、直感的な操作が可能なインターフェースになっています。また、初期設定はほぼ不要で、即日からの利用が可能なため、導入に手間はほぼかかりません。月額110円(税込)ですが、操作窓口も開設しており、分からないこともすぐに質問できます。簡単かつコストをかけずに勤怠管理ツールを導入したい場合におすすめです。

WiMS/SaaS勤務管理システム

WiMS/SaaS勤務管理システムは、勤怠管理をはじめとしたさまざまな労務管理の設定ができるサービスです。出退勤の管理から、残業や休暇の申請、プロジェクト管理まで行えます。また、既存のシステムと連携しながらの導入ができ、スムーズな導入ができます。そのため、すでに別の管理システムを利用している場合でも導入でき、従業員への負担は最小限にできるでしょう。

ワークスタイルに応じて設定の編集ができ、フレックスタイム制や時短勤務、変形労働時間制など、柔軟な設定が可能です。36協定時間のチェック機能もあり、長時間労働の対象になる人の抽出もできます。多様なワークスタイルを取り入れている大企業におすすめの勤怠管理ツールです。

スマレジ・タイムカード

スマレジの提供するタイムカードは0円から利用開始できる勤怠管理システムです。導入にはチャットやメールのサポートが無料ででき、勤怠管理だけではなく、シフト管理、休暇管理、労務アラート機能なども備えています。勤怠管理はスマホで簡単に操作できつつも、位置情報や写真情報による記録が可能で、不正操作防止にも対応しています。

タイムカードの機能に加え、給与計算や年末調整など給与の管理や、日報、プロジェクト、ワークフロー、マイナンバー管理まで、一つのツールで対応可能です。スマホでの操作も可能です。また、掲示板利用もでき、重要な情報を漏れなく伝えられます。

勤怠管理をはじめ、さまざまな事務作業や日常業務の効率改善をし、働き方改革実現を目指す企業の方におすすめです。小規模な飲食店での導入も無理なくできるでしょう。

勤怠管理システムの導入で煩わしい勤怠計算は不要に!

勤怠管理はさまざまな方法がありますが、簡単かつ正確な管理をするには、勤怠管理システムの導入が効果的です。正確な労働時間の管理がしやすく、不正利用対策も簡単なため、多くの企業にとって導入する価値があるでしょう。エクセルや出勤管理表での管理に課題を感じているのであれば、勤怠管理システムを導入することで、業務効率の改善が期待できます。

スマレジ・タイムカードはタイムカードの打刻をスマホで簡単にできつつ、不正な打刻の防止も簡単にできる勤怠管理ツールです。勤怠管理以外にも業務効率を改善するツールが利用可能です。勤怠管理を楽にしたい場合、それ以外の業務効率を改善させたい場合に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ご興味をお持ちの方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてみてください。

執筆 菊池 勲

複数事業が存在するスマレジの中で、全社横断的にWebマーケティングを展開する事業戦略本部にてマーケティングを担当。 主にオンライン広告の取扱をメイン業務とし、各ベンダー様と共に出稿後のパフォーマンス・予算管理・データ分析および検証に基づくプランニングを担当。

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