【在庫管理】棚卸について徹底解説！適切に行うためのポイントとは？

小売店などの在庫を持つ店舗では、適切な在庫管理が求められます。在庫数を適切に管理するには、まず正確な在庫数を把握しておかなければなりません。

本記事では、在庫数を正確に把握するための作業である「棚卸」について解説します。棚卸を行うべき理由や具体的な方法に加えて、棚卸や在庫管理に役立つPOSレジの在庫管理機能についても紹介するので、ぜひチェックしてみてください。

棚卸とは？

棚卸とは、商品や原材料などの在庫数を実際に数えて確認することです。会計処理のために行う作業で、その時点の資産の金額を把握するのが主な目的です。小売業や製造業、飲食店など、商品や原材料の在庫を抱える企業や店舗では、最低でも年に1回は棚卸作業を行わなければなりません。

以下で、棚卸を行うべき理由と具体的な棚卸の方法を紹介します。

棚卸を行うべき理由

棚卸は、期末の決算で利益を確定させるために行います。多くの場合、期中に仕入れた在庫の一部が期末まで残るケースがあるでしょう。この在庫は期末時点で売上に貢献していないため、仕入額を経費に計上できません。期末の会計処理を行う上で、残っている在庫数を確認して、次の期に繰り越す在庫の金額を算出する「評価」を行います。

棚卸を行うとその時点での正確な在庫数が把握できるため、会計処理に関係なく実施することもあります。さまざまな要因で帳簿上の在庫数と実際の在庫数に差異が出るケースがあり、定期的な在庫数の確認は重要です。また、在庫の過不足がないかの確認も、棚卸の役割のひとつです。

棚卸の方法

実際に在庫数を数える方法として「タグ方式」と「リスト方式」の大きく2種類があり、在庫の現物と帳簿のどちらを基準として棚卸を進めるのかが異なります。タグ方式は在庫の現物を確認してから帳簿上の在庫数と比較する方法で、リスト方式は帳簿など在庫リストを確認してから実際の在庫数を確認する方法です。

在庫数を確認したら、会計処理のために在庫の金額を算出する「評価」を行います。評価方法は「原価法」と「低価法」の2種類があります。原価法は在庫を仕入れたときの原価で金額を算出する方法、低価法は期末時点の在庫の時価と原価法で算出した金額を比較して低い方を採用する方法です。

このように、在庫数を確認して帳簿と差異がないか確認して在庫の金額を算出するのが、棚卸の基本的な流れです。

在庫数が合わない場合の仕訳方法

伝票の入力ミスや記載ミス、在庫の管理ルールが守られていないなど、さまざまな要因で帳簿上の在庫数と実際の在庫数が合わないケースがあります。

ここでは、棚卸で在庫数が合わないときの仕訳方法を紹介します。

在庫数が少ない場合

帳簿上の在庫数よりも実際の在庫数が少ないことを、「棚卸差損」といいます。棚卸差損が発生した場合、「棚卸減耗費」という勘定科目で仕訳を行います。

例えば原価100円の商品の在庫を確認したとき、帳簿上は10個あるはずが実際には5個しかなかったケースで考えてみましょう。この場合、それぞれの在庫の金額は以下になります。

500円の差額が発生するため、以下のような仕訳で実際の在庫に合わせます。

在庫数が多い場合

帳簿上の在庫数よりも実際の在庫数が多いことを、「棚卸差益」といいます。棚卸差益が発生した場合の仕訳に用いるのは、「繰越商品」という勘定科目です。

原価100円の商品の在庫数が帳簿上は5個、実在庫は10個だった場合、在庫金額はそれぞれ以下のようになります。

このとき生じた500円の差額は、以下のような仕訳を行います。

金額や数などの計算ミスを防ぐためにはPOSレジがおすすめ！

棚卸の際の金額や数などの計算ミスを防ぐためには、POSレジの活用がおすすめです。POSレジとは、商品の販売に関する情報を自動で収集・分析する「POSシステム」を搭載したレジのことで、小売店や飲食店などさまざまな店舗で活用されています。

POSレジのなかには、在庫管理機能が備わっているものがあります。在庫管理機能を使うと商品を販売したときに自動的に在庫数から差し引かれるため、在庫管理の手間が省けてミスが起きにくくなるのがメリットです。

複数店舗間の在庫移動を登録したり、在庫が一定数以下になったときにアラートを出すことができるPOSレジもあり、在庫管理が正確かつ手軽に行えます。

棚卸ロスを避けるためにも在庫管理を徹底しよう

在庫数を正確に把握する棚卸は、会計処理や在庫の適切な管理のために欠かせない作業です。棚卸ロスを避けるためにも、日頃から在庫管理を徹底して帳簿上の在庫数と実在庫数に差異が出ないように対策を行いましょう。

POSレジの在庫管理機能を使うと、人の手作業が減ってミスが起きにくく、効率的な在庫管理が可能になります。在庫管理や棚卸のミス防止や効率化を目指すなら、POSレジを活用してみてください。

スマレジはiPadやiPhoneをPOSレジとして使用できるアプリで、在庫管理機能も備わっています。バーコードリーダーとiPod touchやiPadを用いた棚卸機能や在庫変動履歴機能なども利用できるので、ぜひチェックしてみてください。